منظومة قياس الأداء والإجادة: معالجة المخاوف لإنجاح التطبيق

«العمل»: التعامل مع الحالات التي لم تدخل أهدافها بسبب الإجازات أو الدراسة

راشد المنجي: الحوار مع الموظفين ومساعدتهم في صياغة الأهداف

شيخة الهدابية: الحلقات التحضيرية حددت المشكلات وأجابت عن التساؤلات

فارس البوسعيدي : مساعدة الموظف في وضوح المهام والمسؤوليات وتحقيق الشفافية

إبراهيم آل حمد: استبيان للموظفين لقياس أثر الممارسات الإدارية في منصة إجادة

نجح الغالبية العظمى من موظفي الجهاز الإداري للدولة بالمؤسسات الحكومية المدنية المشملين بتطبيق منظومة (إجادة ) لقياس الأداء الفردي والإجادة المؤسسية) من إدراج أهدافهم وقاموا بإرسالها لمسؤوليهم المباشرين بحيث تم اعتماد غالبية الأهداف من قبل المسؤولين المباشرين، حيث قام الموظفون باتباع الإجراءات المعتمدة المتمثلة في إدراج الأهداف وإرسالها للمسؤول المباشر الذي قام بدروه باعتمادها، وذلك بعد مرور أكثر من شهر لبدء المنظومة التي تم البدء بتطبيقها في بداية يناير من العام الجاري.

وقالت وزارة العمل: هناك بعض الأعداد لم تقم بوضع أهدافها لعدة أسباب ومنها وجود بعض الموظفين في الدراسة داخل سلطنة عمان أو خارجها، والذين لديهم إجازات طويلة مؤكدة أن هذه الحالات ستتم معالجتها من قبل جهات عملهم، مشيرة إلى أن الجميع على دراية بالمنظومة وأهدافها ومرتكزاتها.

وكانت حكومة سلطنة عُمان قد بدأت في الأول من يناير الماضي تطبيق منظومة (إجادة) «منظومة قياس الأداء الفردي والإجادة المؤسسية»، والتي أتت تنفيذًا للأوامر السامية لحضرة صاحب الجلالة السلطان هيثم بن طارق المعظم - حفظه الله ورعاه - الهادفة إلى رفع كفاءة الجهاز الإداري للدولة وتحسين الأداء بالمؤسسات الحكومية، كما تعد المنظومة واحدة من ممكنات «رؤية عمان 2040»، وتشرف على تطبيقها وزارة العمل.

وقد طبقت المنظومة على (57) وحدة من وحدات الجهاز الإداري (المدنية) للدولة وغيرها من الأشخاص الاعتبارية العامة، واستهدفت أكثر (175) ألف موظف في القطاع العام.

وتستطلع «عمان» آراء عدد من المسؤولين عن تطبيق المنظومة بعدد من المؤسسات الحكومية المستهدفة بتطبيق المنظومة، حول سير عملية تطبيقها في المؤسسات وأبرز التحديات التي واجهت تطبيقها منذ البداية وما تم تنفيذه منذ بداية العمل بالمنظومة.

وضوح الخطة

وقال راشد بن سيف بن عمران المنجي مدير دائرة الشؤون الإدارية مدير منظومة إجادة بالمركز المركز الوطني للإحصاء والمعلومات: قام 243 موظفا من موظفي المركز بإدخال أهدافهم وتحديد برنامج زمني لتحقيق الأهداف، مؤكدًا أن جميع الموظفين مع المنظومة ملمين بمحاور المنظومة وتجاوبوا مع تطبيقها.

وأشار المنجي إلى أن هناك بعض التحديات التي واجهها الموظفون مع بداية تطبيق المنظومة تمثلت في عدم وضوح الخطة التشغيلية للمركز في بداية الأمر، موضحًا أنه تم تجاوزها من خلال حث الإدارة العليا بوضع أهداف لكل مديرية.

وأشار راشد المنجي إلى أن الأسئلة الشائعة من قبل الموظفين مع بدء تطبيق المنظومة تمثلت في كيفية صياغة الأهداف ووضع النتائج لها، إضافة إلى التخوف من وضع الأهداف وصعوبة تحقيقها، مؤكدًا أن تم الحوار مع الموظفين ومساعدتهم في وضع الأهداف وتوضيح كافة الجوانب لهم لتجاوز الأمر.

وقال مدير منظومة إجادة بالمركز المركز الوطني للإحصاء والمعلومات: إن هناك تنسيقا مستمرا منذ بداية إطلاق المنظومة مع وزارة العمل وذلك من خلال عقد حلقات عمل تعريفية عن المنظومة والتدريب عليها وحل جميع المشاكل التي رافقت التطبيق الفعلي للمنظومة، مشيرًا إلى أنه يتم حاليا متابعة تحقيق الأهداف التي وضعها الموظفون وكذلك متابعة المراحل القادمة من المنظومة وكيفية قياس الأهداف وذلك بالتنسيق مع وزارة العمل.

تغيير الثقافة السائدة

من جانبها قالت شيخة بنت خميس بن هلال الهدابية رئيسة قسم التدريب والتأهيل ومديرة مشروع تطبيق منظومة إجادة للأداء الفردي بالمجلس العماني للاختصاصات الطبية: قام 233 موظفا ممن تشملهم المنظومة بالمجلس بوضع أهداف ذكية مرتبطة بإطار زمني لإنجازها وهذه الأهداف منبثقة من استراتيجية المجلس وخطته السنوية كلا حسب دوره و مستواه الوظيفي.

وأضافت الهدابية: كان التجاوب إيجابيا في الغالب من الموظفين ويعود ذلك إلى حملة التوعية التي سبقت تطبيق المنظومة بأهميتها، مشيرة إلى أن هناك فترة تحضيرية وتجريبية تم تنفيذها العام الماضي لحل الإشكاليات في التطبيق.

وتحدثت شيخة الهدابية عن التحديات التي واجهت الموظفين في البداية وقالت: أبرز التحديات تمثلت في وجود عدد من الموظفين في إجازات خلال فترة إدخال الخطط الفردية ولكن تم التعامل معها بنجاح وعمل الترتيبات اللازمة مع المجازيين لوضع الأهداف واعتمادها بالنظام، ولكن كان هناك تحدٍ آخر في بداية حملة التوعية بالمنظومة وهو تغيير الثقافة السائدة المتعلقة بتقييم الأداء السابق وتبني النظام الجديد.

وأكدت الهدابية أن موظفي المجلس قاموا بإدخال أهدافهم بنسبة ١٠٠%، مشيرة إلى أن بعض الموظفين كان لديهم بعض التخوف عند البدء بتطبيق المنظومة تمثلت بماهية الطريقة الصحيحة في بناء الأهداف والنتائج، مؤكدة على تجاوز هذه المخاوف في المرحلة التحضيرية والتجهيزية للمنظومة، حيث أقيمت العديد من حلقات العمل لكافة المستويات الوظيفية بالمجلس وطلب من جميع الموظفين بناء خطة فردية للربع الأخير من عام 2021 وقام فريق العمل بمراجعتها وإبداء الملاحظات للموظفين في الأسس العامة لصياغتها، مشيرة إلى أن هناك بعض المخاوف الحالية وهي إذا كانت هناك صعاب في تحقيق الأهداف التي من المحتمل أن يواجهها الموظف خلال دورية التقييم والآلية التي ستتبع في تقييم الأهداف والنتائج الرئيسية ومدى تأثيرها على التقييم العام للموظف، كذلك هناك بعض المخاوف تتمثل في آلية المكافأة في حالة التمييز في الإنجاز.

وقالت شيخة بنت خميس بن هلال الهدابية مديرة مشروع تطبيق منظومة إجادة للأداء الفردي بالمجلس العماني للاختصاصات الطبية: في الوقت الحالي نقوم برسم خطة لتدريب الموظفين على الحقيبة التدريبية الثانية عن المنظومة كذلك دراسة مدى جودة الخطط الفريدة للموظفين عن طريق أخذ عينات منها من مختلف التقسيمات التنظيمية بالمجلس ودراسة مدى مواءمتها مع الأسس العامة لعناصر الخطة الفردية ومدى مواءمتها مع اختصاصات التقسيم التنظيمي والخطة السنوية للمجلس، وبعدها سيتم وضع الحلول المناسبة لتجويد هذه الخطة، بالإضافة إلى ذلك التحضير لعملية تقييم الأهداف الموضوعة في متصف العام.

تحسين الأداء

من جانبه قال فارس بن ناصر البوسعيدي مدير الشؤون الإدارية والمالية بالمعهد العالي للقضاء: قام 60 موظفا وموظفة من المعهد بإدخال بياناتهم وأهدافهم، وقد تم عقد دورات وحلقات عمل تعريفية وتدريبية للموظفين لتعريفهم بمنظومة قياس الأداء الفردي والتي تهدف إلى تحقيق نقلة نوعية في الأداء الحكومي عبر توفير الأداوات المناسبة لتطوير منظومة الموارد البشرية والإجادة في الأداء الوظيفي وتحسين نظم الأداء وربط الإنتاجية بالحوافز.

وأكد البوسعيدي على أن مستوى التجاوب إيجابي لما له من أثر في مساعدة الموظف في وضوح المهام والمسؤوليات وتحقيق الشفافية في العمل مع تمكين الموظف من إنجاز العمل بكفاءة وجودة من خلال توفير التغذية الراجعة بشكل دوري من قبل المسؤول المباشر، موضحًا أن كيفيه صياغه الأهداف ونتائجها مع ضرورة وضع مؤشر قياس يتم على أساسه تقيم الموظف بمدى التزامه وإنجازه لما أوكل إليه من أعمال كانت من أبرز التحديات التي تم تجاوزها.

وقال فارس البوسعيدي: كانت دائما ما تتكرر أسئلة حول كيفية تقييم الأداء الوظيفي بناء على نتائج الأهداف وهل سيتم استبعاد الموظف من الترقيات حسب مقاييس محددة تستوجب عليه اجتيازها لاستحقاق الترقية وما هي الحوافز والمكافآت التشجيعية التي سيحصل عليها المجيدون وأيضا ما هي الإجراءات التي تتخذ تجاه المقصرين ومتدنيي الأداء.

معالجة الأوضاع

من جانبه قال إبراهيم بن عبدالله بن إبراهيم آل حمد رئيس فريق العمل التطبيقي لمنظومة إجادة بوزارة التراث والسياحة: قام فريق العمل التطبيقي لمنظومة إجادة بوزارة التراث والسياحة بإعداد خطة عمل شاملة تركزت على توزيع فرق التعريف والتوعية والتدريب والمساعدة التقنية والدعم المباشر واختيار نخبة من الموظفين المجيدين لتغطية وتمثيل التقسيمات التنظيمية الرئيسية لـ19 قطاعا ومديرية عامة وإدارة في ديوان عام الوزارة بمحافظة مسقط والمديريات والإدارات بجميع المحافظات حيث تم حصر 1277 موظفا وموظفة تمكن 1230 منهم (بنسبة تفوق 96% من العدد الإجمالي) من إدخال واعتماد خطط الأهداف والنتائج في المنظومة وذلك في آخر إحصائية تم تسجيلها في مطلع الأسبوع الأخير قبل إغلاق خاصية إدخال الخطط في المنظومة حيث كانت هنالك تحديات لـ47 موظفا وموظفة قمنا بمعالجة معظمها في الأسبوع الأخير من شهر يناير قبل إغلاق المنظومة.

وأضاف آل حمد قام فريق العمل التطبيقي بالوزارة باختيار نموذج الدورة نصف السنوية (كل ستة أشهر) لتقييم خطط الأهداف والنتائج الخاصة بموظفي وموظفات الوزارة وذلك مراعاة لاعتبارات ذات صلة بنوعية الأعمال والاختصاصات والمشروعات والمنشآت التراثية والسياحية والمواقع التاريخية وغيرها.

وأكد أن تم تحديد أهداف جميع الموظفين والنتائج المتوقعة خلال الأشهر فترة الستة المحددة وذلك بإشراف ومتابعة المسؤولين عن الموظفين في كل قطاع ومديرية ودائرة وبما يتوافق مع الخطة التشغيلية للوزارة، واختصاصات الوزارة والتوصيف الوظيفي، والخدمات والمشروعات ذات الصلة والتي كان يتم إعدادها ومراجعتها وإدخالها واعتمادها بالتنسيق والتعاون بين الموظف والمسؤول.

وأشار إبراهيم آل أحمد إلى أن هنالك تجاوبًا مثاليًا ورائعًا من قبل الموظفين وحث المسؤولين بالوزارة لهم على ضرورة إدخال الأهداف والعمل على البدء في الدخول للمنظومة، مشيرًا إلى أن أحدث تقرير للمتابعة قد أوضح أن نسبة إدخال خطط الأهداف والنتائج لموظفي وزارة التراث والسياحة في منصة إجادة بلغت 96% ونسبة إرسال الخطط للاعتماد 95% ونسبة اعتماد الخطط 92%.

وقال: من خلال المتابعة المستمرة لأعضاء فريق العمل التطبيقي للمنظومة بالوزارة والمناقشات والاستفسارات مع المسؤولين والموظفين يتضح أن هنالك تركيزا ورغبة أكيدة في تحقيق الأهداف المرسومة والتي تم إدخال خططها وفق الموعد المطلوب مع نهاية شهر يناير الماضي ثم تأتي لفريق العمل الاستفسارات والاتصالات من بعض الموظفين حول تحديات ذات صلة بإمكانية إضافة هدف جديد أو تعديل إحدى نتائج هدف رئيسي تم إدخاله ومتى سيتم تفعيل بقية الخواص والميزات في النظام الإلكتروني وكيفية التصرف في حالة التأخر عن تحقيق إحدى نتائج الهدف وكيف سيتم تقييم الموظف إذا كان التأخر وعدم تحقيق الهدف خارجا عن الإرادة وما شابه ذلك، وبالتالي أعتقد أنها تحديات واستفسارات وتساؤلات طبيعية ذات صلة بكونها دورة التقييم الأولى لخطط الأهداف والنتائج التي يقوم الموظفون بإدخالها وأنا متأكد وكلي ثقة بأنه سيتم تجاوزها في الدورة القادمة عطفا على نتائج التقييم المحققة والمعلنة للدورة الأولى.

وأضاف رئيس فريق العمل التطبيقي لمنظومة إجادة بوزارة التراث والسياحة: أثناء مرحلة الإعداد والتعريف والتوعية بالمنظومة كانت هنالك العديد من الأسئلة والاستفسارات التي ترد يوميًا لأعضاء فريق العمل التطبيقي ونقوم بالإجابة عنها مباشرة أو نقوم بتحويل بعضها لفريق العمل المركزي ثم إفادة الموظفين بالإجابات الصحيحة بالإضافة إلى تجهيز قوائم الأسئلة الشائعة وتوزيعها على الموظفين ومراعاة الإجابة عن الاستفسارات في حلقات العمل والعمل التعريفية والتدريبية، وفي الفترة الأولى لمرحلة الإعداد والتهيئة كان هنالك تخوف من البعض وربما عدم فهم أو عدم اهتمام حتى تتضح الأمور شيئا فشيئا ثم كان هنالك التجاوب المثالي والتعاون الرائع والنموذجي من الموظفين أنفسهم في مساعدة زملائهم على إعداد وإدخال واعتماد خطط الأهداف والنتائج الخاصة بهم، مشيرًا إلى وجود تعاون وتنسيق مباشر ومستمر منذ اليوم التحضيري الأول لهذا المشروع الوطني مع فريق العمل المركزي للمنظومة (فريق إدارة التغيير الذي يضم نخبة من الموظفين القادة والمختصين من وزارة العمل وعدد من الجهات) حيث كان يتم حضور حلقات العمل المتخصصة ونقل المعرفة والانتقال من مرحلة إلى أخرى في خطة العمل الرئيسية والتحول التدريجي المصاحب لها ابتداءً من الشرح النظري والإعداد الورقي، مرورا بالتهيئة التقنية وجاهزية التطبيق العملي، ووصولا إلى الانطلاقة الفعلية للمنظومة يوم الأحد 2 يناير 2022.

وأكد أن التعاون قائم ومستمر ومستدام مع فريق العمل المركزي في بناء وتحديث وتكامل مشروع منظومة وطنية لتقييم الأداء الوظيفي وتطوير الموارد البشرية وإجادة المؤسسات الحكومية، وهم يقومون حاليا بالتجهيز لإطلاق الحزمة الثانية من الخواص والميزات التفاعلية والتقنية في النظام الإلكتروني للمنظومة مثلما يتم العمل المشترك على الانتهاء من اللائحة التنفيذية المنظمة للمنظومة بالتزامن مع التنسيق المباشر معهم هذه الأيام لضمان مشاركة أكبر قدر ممكن من الموظفين في استبيان قياس أثر الممارسات الإدارية في منصة إجادة.

وفي ختام حديثه أكد إبراهيم بن عبدالله بن إبراهيم آل حمد رئيس فريق العمل التطبيقي لمنظومة إجادة بوزارة التراث والسياحة أنه يتم حاليا على استكمال التعاون والتنسيق مع فريق العمل المركزي فيما يتعلق بالمنظومة وكافة اللوائح والتحديثات المرتبطة بالنظام الإلكتروني وعملية التطوير المستمرة من قبلهم للمنظومة، بينما على الصعيد الداخلي يتم العمل على تجهيز وتفعيل المرحلة التالية من خطة فريق العمل التطبيقي للمنظومة بالوزارة بالإضافة إلى العمل على دعم وتطوير ومتابعة الوحدة الداخلية المختصة في الإشراف على بيانات موظفي الوزارة وخططهم وملفاتهم في المنظومة وضمان التكاملية مع برامج وأنظمة الوزارة بصورة عامة ودائرة الموارد البشرية بصفة خاصة.