التخطيط ودوره في بلوغ الأهداف المؤسسية "3"

يزخر التخطيط بالعديد من الأدوات الضامنة لتحقيق أهدافه؛ وأول هذه الأدوات هو تحليل SWOT، حيث يُركز في هذا التحليل على مصفوفة رباعية، يتم من خلالها التعرف على نقاط القوة ونقاط الضعف داخل المؤسسة، وعلى الفرص والتهديدات من خارج المؤسسة، حيث تسعى المؤسسة إلى التعرف على نقاط القوة الداخلية وهي الإمكانات والموارد التي تتميز بها المؤسسة، وكذلك التعرف على نقاط الضعف الداخلية المتضمنة للمعوقات والإخلالات التي تحتاج إلى تطويرها.

كما يتوجب على المؤسسة التعرف على العوامل الخارجية عند التخطيط كالفرص، وهي الظروف الإيجابية في البيئة الخارجية لتتمكن من استغلالها، وكذلك التهديدات الخارجية كالتحديات والمخاطر السلبية التي تتسبب في إضرار المؤسسة والتأثير على مخرجاتها سلبًا.

أما ثاني هذه الأدوات فهو تحليل PESTEL، وهو تحليل للبيئة الخارجية، حيث يعتمد هذا التحليل على العوامل السياسية والاقتصادية والاجتماعية والقانونية والتقنية والبيئية، ويكون هذا التحليل بغرض تحديد الفرص الممكنة للمؤسسة التي يمكن الاستفادة منها، وكذلك التهديدات التي يمكن أن تتعرض لها المؤسسة؛ مما يدعم اتخاذ إجراءات مستنيرة وقرارات مناسبة تسهم في تطوير أدائها وتضمن للمؤسسة مواكبة التغييرات في سوق العمل. ويهدف تحليل PESTEL إلى الوعي بالسياق العام للبيئة المحيطة بعمل المؤسسة، بالإضافة إلى أن هذا التحليل يمكن أن يكون مدخلاً لتحليل SWOT.

أما ثالث أدوات التخطيط فهي بطاقة الأداء المتوازن (BSC)، وهي أداة إدارية استراتيجية شاملة تمكن المؤسسات من قياس الأداء وتتبعه من خلال أربع عوامل أساسية، وهي العامل المالي، والعملاء، والعمليات، والتعلم والنمو. ففي المجال المالي على المؤسسات أن ترى الجهات المساهمة، وتتنبه للإيرادات والربحية أيضًا، وكذلك العائد من الاستثمار.

وفيما يتعلق بالعملاء، عليها أن تهتم بمتطلبات العملاء ودرجة رضاهم عن الخدمات أو المنتوج، لضمان الاحتفاظ بعملائها والمستفيدين من خدماتها. أما فيما يخص العمليات، فعليها أن تهتم بجودة أداء العمليات بما يضمن كفاءة الإنتاج وجودة الخدمات، ويعزز عوامل الابتكار والتقليل من الهدر بمختلف أنواعه، كما يتوجب على المؤسسة التكيف مع المتغيرات واستدامة التحسين.

فيما تأتي الأداة الرابعة: الأهداف والنتائج الرئيسية (OKR) كأحد أدوات التخطيط الاستراتيجية، وهي أداة لحصر الأهداف الطموحة التي يمكن بلوغها وفقًا لمقاييس قابلة للقياس. ويعمل نظام OKR على تخطيط الأهداف، وهي الغايات الطموحة والنوعية التي تسعى المنظمة لبلوغها، بالإضافة إلى النتائج الرئيسية، وهي المقاييس الكمية (المؤشرات) التي تدل على بلوغ الأهداف.

كما يعتمد النظام على التكاملية من خلال تحديد أهداف على مستوى المؤسسة تضمن أن كافة العاملين يسيرون في نفس المسار والاتجاه، وتتم الرقابة من خلال المتابعة بشكل دوري ومراجعة النتائج في آخر الفترة المحددة لتحديد مدى إنجاز ما تم تخطيطه، وتعطي أداة OKR رؤية شفافة وواضحة لأولويات المنظمة، وتعزز ثقافة التعاون ومعرفة مواقع الخلل للتغلب عليها.

وأخيرًا نتطرق لمخطط جانت (Gantt Chart) كأحد الأدوات في التخطيط، وهو مخطط شريطي مرئي يستخدم في إدارة المشاريع لتخطيط وجدولة المشاريع، حيث تعرض قائمة المهام على الجانب الأيسر، وجدولًا زمنيًا على اليمين، مع أشرطة أفقية تمثل مدة كل مهمة وتواريخ البدء والانتهاء والتبعيات، مما يضمن رؤية شمولية متكاملة للمشروع، وتشجع على الاتصال والتواصل، وتمكن من متابعة التقدم في الأداء مع تحديد الإخلالات الممكنة. كما يعتمد مخطط جانت على تحديد المسؤوليات والصلاحيات لكل مهمة لضمان توزيع المهام بفعالية عبر الزمن لتحقيق ما تصبو إليه المؤسسة من أهداف.

من خلال ما سبق نجد أن هناك العديد من أدوات التخطيط الواجب معرفتها، وقد اكتفينا بأهمها، وعلى المؤسسة أن تبحث جيدًا وتفهم هذه الأدوات بعمق، وتحدد الأداة الأنسب لتطبيقها، أو مواءمة هذه الأدوات لتعمل مجتمعة معًا لتضمن تحقيق الأهداف المخططة، وعليها أن تؤهل موظفيها في الأداة التي ترغب في تطبيقها من خلال تدريب العاملين على هذه الأدوات لتضمن بلوغها وتصُب في صالح تطوير الأداء المؤسسي.