تأهيل كوادر جامعة التقنية لإدارة الوثائق إلكترونيًا عبر نظام "وصول"

اختتمت جامعة التقنية والعلوم التطبيقية، ممثلة بدائرة الوثائق وبالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية البرنامج التدريبي لإعداد وتأهيل المدربين على نظام "وصول" لإدارة المراسلات والوثائق الإلكترونية الذي استمر أربعة أيام، حيث جاء البرنامج في إطار استعدادات الجامعة لتطبيق نظام «وصول»، وتعزيز كفاءة إدارة المراسلات والوثائق وفق منظومة إلكترونية متكاملة، إلى جانب رفع جاهزية الكوادر المعنية للتعامل مع النظام والاستفادة من إمكاناته.

وهدف البرنامج إلى بناء قدرات المدربين وتمكينهم من الاستخدام الفاعل لمختلف خصائص النظام، بما يؤهلهم لنقل المعرفة وتدريب المستخدمين في الجامعة، والإسهام في رفع جاهزية الوحدات المختلفة لتطبيق النظام والاستفادة من خدماته.

وقد تضمن البرنامج عددا من المحاور النظرية والتطبيقية في إدارة المراسلات، تشمل إنشاء الرسائل والمذكرات الداخلية، وإدارة المهام والتفويض، والتوقيع الإلكتروني، والبحث وإعداد التقارير ولوحات التحكم، إلى جانب متابعة المراسلات والإجراءات المرتبطة بها؛ كما تناول إدارة الوثائق الإلكترونية، من خلال التعريف بجداول مدد الاستبقاء ونظام التصنيف، وإنشاء الملفات وإدارة الوثائق، وإجراءات الوصول والاستخدام والاستعارة، وإدارة الوثائق الورقية والإلكترونية، والتصنيفات السرية، وإجراءات حفظ الوثائق وتحديد مصيرها النهائي.

وتطرّق البرنامج إلى الخصائص الموكلة لمدير النظام، ومن بينها إدارة المستخدمين والمجموعات، وتعيين الصلاحيات وإدارة صلاحيات الوصول، وإعداد التقارير، وتخصيص لوحات التحكم وواجهات الاستخدام.

ويأتي تنفيذ البرنامج ضمن جهود الجامعة لتطوير منظومة العمل المؤسسي، ورفع كفاءة إدارة المستندات والوثائق والمراسلات، وتعزيز توظيف الحلول الرقمية بما يسهم في تسهيل الإجراءات وتنظيم دورة العمل وتحسين كفاءة إدارة المعلومات والوثائق وسهولة الوصول إليها.