اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بمحافظة الوسطى

اعتمدت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية بمحافظة الوسطى، بحضور سعادة الشيخ أحمد بن مسلم الكثيري محافظ الوسطى وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وذلك في إطار تعزيز منظومة العمل المؤسسي وتطبيق أفضل الممارسات المهنية في مجال إدارة الوثائق والمحفوظات.

وقال سعادة الشيخ أحمد بن مسلم الكثيري: إن اعتماد هذا النظام يُعد خطوة استراتيجية نحو تطوير العمل الإداري بالمحافظة، لما يمثله من أهمية في تنظيم الوثائق والملفات وفق منهجية علمية معتمدة، مشيرًا إلى أن تطبيق نظام التصنيف بشقيه الخصوصي والمشترك والاعتماد على جداول مدد استبقاء الوثائق، سيسهم في الحد من تكدس الوثائق في مواقع الحفظ، وضمان سهولة الوصول إليها، والحفاظ عليها من الضياع أو الفقدان، بما يعزز كفاءة الأداء المؤسسي وجودة الخدمات المقدمة.

من جانبه أوضح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني أن اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بمحافظة الوسطى يمثل محطة مهمة في مسار تطوير العمل الوثائقي بالمحافظات، ويعزز جهود حفظ الذاكرة المؤسسية للدولة. وأشار إلى أن النظام يشمل جميع الوثائق المتداولة بمختلف أنواعها، مع إسناد نظام تصنيف محدد لها وتحديد مدد الاستبقاء وفق مرحلتين: الجارية والوسيطة، حيث تخضع الوثائق لإجراءات تنظيمية دقيقة أثناء تداولها بين التقسيمات الإدارية، ويتم ترحيل ما يستحق الحفظ الدائم إلى الهيئة ليكون رصيدًا مهمًا في الذاكرة الوطنية، في حين تُتلف الوثائق التي تم تحديدها مسبقًا كوثائق معدّة للإتلاف وفق الضوابط المعتمدة.

وبيّن الضوياني أن عدد الجهات الحكومية والخاصة التي استكملت إعداد أنظمتها الوثائقية الخصوصية في سلطنة عُمان تجاوز 134 جهة ما يعكس مستوى التقدم في تطبيق منظومة إدارة الوثائق وفق المعايير الوطنية المعتمدة.