اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية في محافظة الداخلية

تم بمكتب محافظ الداخلية التوقيع على اعتماد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية، المتمثلة في نظام تصنيف الوثائق وجداول مدد استبقائها، وذلك في إطار تنظيم العمل الوثائقي وفق أحكام المرسوم السلطاني رقم 60/ 2007 بشأن قانون الوثائق والمحفوظات حيث جرى اعتماد النظام من قبل سعادة الشيخ هلال بن سعيد الحجري محافظ الداخلية، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. ويأتي الاعتماد تتويجًا لعمل منهجي قامت به المحافظة لإعداد نظام متكامل لإدارة وثائقها، اشتمل على تصنيف شامل لمختلف أنواع الوثائق المتداولة في كافة التقسيمات الإدارية.

ويهدف النظام إلى توحيد رموز تصنيف الوثائق، وتيسير عمليات البحث والاسترجاع، ورفع كفاءة الأداء الإداري، وضبط الإجراءات المؤسسية، وتنظيم تداول الوثائق وحفظها وفق أسس معتمدة؛ كما تضمّن النظام جداول مدد الاستبقاء التي تُحدّد الفترات الزمنية لحفظ الوثائق في مواقع العمل أو في أماكن الحفظ الوسيط، إضافة إلى بيان الوثائق التي تُنقل للحفظ الدائم لدى الهيئة أو التي يتم إتلافها وفق الضوابط والإجراءات المعمول بها.

وأكد سعادة الشيخ هلال بن سعيد الحجري محافظ الداخلية أن اعتماد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية يأتي ضمن توجه المحافظة لتعزيز التنظيم الإداري، وضمان سلامة إدارة المعلومات والوثائق، وتحقيق الانسجام في العمل بين مختلف التقسيمات الإدارية.

من جانبه قال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني أن اعتماد النظام بمحافظة الداخلية يسهم في ترسيخ الممارسات الوثائقية السليمة، ودعم توثيق الأعمال المؤسسية، موضحًا أن عدد الجهات الحكومية والشركات التي أنجزت أنظمتها الوثائقية الخصوصية في سلطنة عُمان تجاوز 133 جهة.