محكمة القضاء الإداري تعتمد نظام إدارة الوثائق الخصوصية

اعتمد فضيلة الشيخ ماجد بن عبدالله العلوي رئيس محكمة القضاء الإداري، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، يوم الأربعاء الموافق 13 يونيو 2019م، بمقر المحكمة بمرتفعات المطار بولاية بوشر، نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية بالمحكمة، وذلك كنتيجة للجهود المتواصلة بين الجهتين لتحديد متطلبات موضوعات النظام الذي شمل الوثائق الخصوصية لمديرية الشؤون القضائية بالمحكمة، شاملاً دائرتي أمانة سر المحكمة وشؤون الدعاوى، بالإضافة إلى أعمال هيئة التفتيش الفني.

يأتي هذا التوقيع بعد الانتهاء من العمل النهائي على إنجاز الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق وإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها، بما يتوافق مع قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم (60/‏‏‏‏2007)، حيث تعتبر هذه الأدوات الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال الذي يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها.

وفي هذا الصدد، قال فضيلة الشيخ ماجد العلوي رئيس محكمة القضاء الإداري، إنه وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل دائرة الوثائق والمحفوظات والأصول الثابتة بالمحكمة وبالتنسيق مع المختصين بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في تدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق، ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقًا لمعايير أخرى، وتسند رموز لهذه العناصر لتسهيل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات، كما ينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة، التي يصل عددها إلى عدة مئات، فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيًا وتدريجيًا في شكل نظام تصنيف. وباعتماد هذا النظام ستدخل محكمة القضاء الإداري ضمن منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات ومرحلة جديدة في إطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات، وقد استعدت المحكمة لهذا النظام بنظام إلكتروني متكامل للوثائق والمحفوظات يعمل على تحديد المسار الذي تمر به كل أنواع الملفات أو الوثائق منذ نشأتها وصولًا إلى المصير النهائي الذي يؤول إليه الملف أو الوثيقة بعد انتهاء حاجة الإدارة منها، وتحديد مدد استبقاء الوثائق الجارية أو الوثائق الوسيطة على أساس قيمتها القانونية والإدارية، أما المصير النهائي للوثائق والملفات فإنه يحدّد على أساس قيمتها التاريخية والمرجعية، خاتما حديثه عن شكر الجميع لتعاونهم وتكاتفهم مثمنا الجهود المبذولة لكل من قام بهذا العمل وتمنى التوفيق للجميع.