توقيع اتفاقية اعتماد نظام الوثائق الخصوصية لبلدية مسقط

وقع معالي المهندس محسن بن محمد الشيخ رئيس بلدية مسقط اتفاقية مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تقضي باعتماد نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية بالبلدية، وذلك كنتيجة للجهود المتواصلة بين الجهتين لتحديد متطلبات النظام الذي شمل الوثائق الخصوصية للتقسيمات الإدارية بالبلدية والبالغ عددها (17) تقسيمًا إداريًا، توزعت على 11 مديرية و4 إدارات، ودائرة واحدة وقسم واحد، بينما بلغ عدد الموضوعات التي شملها النظام 442 موضوعا.

وقد مر إعداد نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ببلدية مسقط بعدة مراحل تمثلت المرحلة الأولى في إعداد القوائم الاسمية للملفات الخاصة بتقسيمات بلدية مسقط، التي لم يشملها نظام تصنيف الوثائق المشتركة، وجداول مدد استبقائها، ثم مراجعتها مع التقسيمات المعنية ببلدية مسقط، وأخذ الملاحظات بشأنها وتصحيحها، بينما تمثلت المرحلة الثانية في إعداد الصيغة الأولية لنظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء والمصير النهائي للوثائق الخصوصية لبلدية مسقط، ومراجعتها مع التقسيمات المعنية، للأخذ بالملاحظات المتعلقة بها وتصحيحها، مع أخذ الرأي القانوني بغرض التثبت من أن مدد الحفظ لا تتعارض مع أي نص قانوني أو تنفيذي ساري المفعول في بلدية مسقط، إلى أن تمت الموافقة على الصيغة النهائية لنظام التصنيف من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. وقال محمد بن سالم البريكي مدير دائرة الوثائق ببلدية مسقط: إن نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق يهدف إلى توحيد مدد استبقاء الملفات والوثائق ذات النوع الواحد في بلدية مسقط وتجنب ضبط مدد استبقاء مختلفة لنفس النوع من الوثائق، وذلك بما يتوافق مع أحكام قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بموجب المرسوم السلطاني رقم (60/‏‏2007).

وأضاف: يعمل النظام في تحديد المسار الذي يمر به كل نوع من الملفات أو الوثائق منذ نشأتها وصولًا إلى المصير النهائي الذي يؤول إليه الملف أو الوثيقة بعد انتهاء حاجة الإدارة منها، وتحديد مدد استبقاء الوثائق الجارية أو الوثائق الوسيطة على أساس قيمتها القانونية والإدارية، أما المصير النهائي للوثائق والملفات فإنه يحدّد على أساس قيمتها التاريخية والمرجعية. في جانب آخر تُحفَظ بعض الوثائق بصفة دائمة لأنها تمثل مصدرًا للبحوث والدراسات. كما يؤمل من خلال هذا النظام العديد من الفوائد تأتي في مقدمتها انتظام دورة حياة الوثائق، والاستخدام الأمثل للموارد البشرية، وإدارة الوقت وتقليل المساحات التخزينية في المكاتب.

ويأتي التوقيع على هذه الاتفاقية في إطار مشروع إدارة الوثائق ببلدية مسقط والذي من المؤمل أن يتم تدشينه إلكترونيا خلال النصف الأول من العام الجاري 2019م.

كما أسندت بلدية مسقط مشروع النظام الإلكتروني لإدارة الوثائق إلى إحدى الشركات المتخصِّصة في مجال أنظمة إدارة الوثائق، والحاصلة على شهادة التوافق مع دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.