مواعيد الصلاة
إجراءات فحص المستندات الخاصة بخطابات الاعتماد
د. عبد القادر ورسمه غالب -
تقوم البنوك التجارية بالمساهمة الفعالة في دعم النشاطات التجارية بين الدول من جهة والزبائن من الجهة الأخرى وذلك عبر تقديم وفتح خطابات الاعتماد المستندية لتغطية وتمويل النشاطات التجارية المختلفة للزبائن على حسب طلباتهم ومتطلباتهم. وهذا الإجراء يحدث يوميا على مدار الساعة، مما يدلل على أهمية مكانة ودور خطابات الاعتماد المستندية في الصناعة المصرفية والحركة التجارية على السواء..
وهناك عدة أنواع من خطابات الاعتماد المستندية تصدرها البنوك وفق إجراءات وأدوار معينة. ومثلا، هناك دور البنك المصدر للاعتماد ودور البنك المعزز له وغيرهم. وهناك الإجراءات المصرفية والقانونية الواجبة الاتباع حيال خطابات الاعتماد المستندية والدور الخاص الذي يقوم به كل بنك... ونظرا لأن العملية أو الخدمة المصرفية المرتبطة بخطابات الاعتماد المستندية تعتمد بدرجة أساسية على المستندات “دوكيومنتري لترز أوف كريديت” فلا بد من توضيح كيفية تدقيق وفحص المستندات المقدمة وإلا وقعت البنوك في المحظور وما لا يحمد عقباه.
لا بد من الإشارة وبوضوح تام إلى أن عملية تدقيق وفحص المستندات المتعلقة بخطابات الاعتماد المستندية تعتبر عملية مصرفية فنية بحتة وهي تحتاج إلى مهارات معينة وخبرات خاصة متخصصة في خدمة وأعمال الاعتمادات المستندية. وهذا بدوره يتطلب الإلمام والمعرفة الدقيقة بكل الأعراف والأنظمة والإجراءات المتبعة التي تحكم عمل خطابات الاعتمادات المستندية من البداية وحتي نهايتها.
عند الفحص، وبصفة خاصة مثلا، يجب التأكد التام من أن الاعتماد المستندي ما زال “ساري” المفعول ولم تنته صلاحيته وهذا أولى إجراءات الفحص. وأيضا يجب معرفة ما إذا كان الشحن كليا أو جزئيا وأن الشروط المذكورة في خطاب الاعتماد المستندي توضح ذلك وتسمح به، كما ويجب أيضا معرفة كل المستندات المطلوبة من حيث النوع والعدد وغيره.
بعد فحص ومراجعة هذه النقاط والتأكد منها تماما بواسطة موظفي دائرة الاعتمادات المستندية وغيرهم من المختصين في دوائر البنك، تتم المراجعة الدقيقة لشروط التسليم المنصوص عليها في خطاب الاعتماد المستندي ويتم الاطلاع على الوصف الكامل لنوع البضاعة المطلوبة، وكذلك تتم مراجعة طريقة الدفع وشروطها والتأكد التام منها ومن تفاصيل شروط الدفع المذكورة في الاعتماد - إن وجدت - وغير ذلك من الشروط الأخرى الواردة في خطاب الاعتماد سواء كانت شروطا عامة أو خاصة. مع التأشير على كل إجراء يتم في المكان المخصص له في الملف.
هذا ويجب أن تتم مراجعة وفحص كل المستندات المستلمة للتأكد من أنها متطابقة مع شروط الاعتماد وأيضا مع بعضها البعض. ويجب التنويه هنا إلى أن بعض موظفي البنوك يقومون بالاطلاع على المستندات ومراجعتها دون الرجوع لخطاب الاعتماد المستندي المعني، وبعد ذلك يتبين جليا أن المستندات وبالرغم من سلامتها ظاهريا إلا أنها لا تتعلق بخطاب الاعتماد المستندي المعني بل بخطاب آخر. ومثل هذه التصرفات من دون شك تقود إلى أخطاء فادحة للبنوك والزبائن، ويمكن تلافي هذا ببذل وتقديم العناية اللازمة عند فحص كل مستند لتجنب حدوث مثل هذه الربكات والأخطاء الجسيمة غير المبررة. وللعلم، هناك قضايا ومنازعات كثيرة أمام المحاكم محورها مثل هذه الأخطاء التي تدل على عدم أخذ الحيطة والحذر والعناية الكافية عند مراجعة وفحص المستندات الخاصة بكل خطاب اعتماد مستندي تحت نظر وبصر البنك.
ولذا نكرر أنه لا بد من التأكد من أن جميع المستندات - تحت الفحص - تعود لنفس الاعتماد، وبصفة خاصة يجب التأكد من مطابقة عدد المستندات المذكورة في خطاب المراسل مع العدد المرفق من المستندات. ويجب التأكد أيضا من أن المستندات المستلمة مطابقة من حيث النوع والعدد مع ما هو مطلوب في خطاب الاعتماد المستندي، مع التأكد التام من أن كل المستندات المستلمة موقعة وفق الأصول القانونية وممن هو (هم) مخول بالتوقيع، وأن هذه المستندات تحمل أسماء مصدريها بالإضافة إلى أنها تحمل الأختام وكل التصديقات المطلوبة من الجهات المختصة إلا إذا نص خطاب الاعتماد على خلاف ذلك. نقطة مهمة جدا أيضا، وهي ضرورة التأكد من أن المستندات حديثة وغير متقادمة أي لم تفقد قيمتها القانونية لمرور الوقت بالتقادم. وفي الوقت نفسه يتم التأكد من تجانس كل مستند مع باقي المستندات الأخرى حتى لا يكون هناك تعارضا أو اختلافا فيما بينها من حيث المواصفات والكميات والنوع والعدد...
في العادة، ان المستندات المطلوبة بموجب نص خطاب الاعتماد قد تشمل فيما تشمل الفواتير، بوليصة الشحن، الكمبيالات، الفواتير القنصلية، شهادة بوليصة التأمين، شهادة الأوزان، شهادة التعبئة، شهادة المنشأ، الشهادة البيطرية الزراعية، شهادة الفحص والتحليل، الشهادة الصحية، شهادة التعقيم ... وغير ذلك من المستندات التي قد يتضمنها خطاب الاعتماد على حسب المتطلبات...
وللعلم فان لكل من هذه المستندات طرقا معينة للفحص وللتأكد من سلامتها ويجب علي البنوك التأكد من أن لديها الكوادر الفنية اللازمة لمتابعة هذه الأعمال وفق المعايير المصرفية المعروفة ووفق الممارسات المصرفية السليمة وذلك حتى تكتمل إجراءات الاعتمادات المستندية بسلاسة وسلامة وبما يحقق مصلحة كل الأطراف. ومن إصدار خطابات الاعتماد المستندية تجني البنوك أرباحا تتزايد مع الأيام لتشكل في آخر العام حصيلة كبيرة من الربح المادي إضافة للربح المعنوي الآتي من رضا الزبائن والسوق.. ولنحافظ على العين الفاحصة الساهرة.
