الشورى يطلع على آلية سير العمل بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية

استقبل سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بمبنى الهيئة سعادة خالد بن هلال المعولي رئيس مجلس الشورى وعدد من أصحاب السعادة أعضاء المجلس. وذلك خلال زيارتهم الاستطلاعية للهيئة بهدف الاطلاع على تجربة الهيئة في إدارة الوثائق والمحفوظات، في بداية اللقاء رحب سعادة الدكتور رئيس الهيئة بزيارة سعادة رئيس المجلس والوفد المرافق له وشكر سعادته على هذه الزيارة وعلى تواصله مع الهيئة، مؤكداً على أهمية دور الهيئة في حفظ الذاكرة الوطنية التي تزخر بها السلطنة عبر الحقب الزمنية المختلفة، إضافة إلى دورها في بناء نظم حديث لإدارة الوثائق والمحفوظات وفق أحدث المواصفات العالمية، والعمل على التعريف بالجوانب الحضارية والتاريخية للسلطنة.

نبذة شاملة

تم خلال اللقاء تقديم عرض تعريفي عن الهيئة تم تسليط الضوء خلاله عن الهيئة وأهم أهدافها والاختصاصات والأعمال التي تقوم بها، وكذلك تقديم نبذة شاملة حول نظام إدارة الوثائق في الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، إضافة الى عرض منظومة إدارة الوثائق والمراسلات الإلكترونية، وإدارة المحفوظات بالهيئة. كما تضمن برنامج الوفد جولة استطلاعية بمختلف تقسيمات الهيئة التخصصية والفنية، منها زيارة المديرية العامة لتنظيم الوثائق وإعطاؤهم نبذة حول نظام التصنيف المتبع بالهيئة، كما شمل البرنامج زيارة قسم الميكروفيلم الى جانب زيارة المختبر البيولوجي وقسم التعقيم والتعرف على آلية العمل في كل قسم، إضافة إلى زيارة قسم الوثائق الخاصة والاطلاع على أعمال القسم والدور الكبير الذي يقوم به الكادر الوظيفي في سبيل حفظ الوثائق المختلفة الى جانب الدور الكبير في نشر الوعي بين أفراد المجتمع بأهمية المبادرة بتسجيل وتوثيق وثائقهم المختلفة لدى الهيئة، وتعريف المجتمع عن الهيئة وأهدافها ورسالتها ورؤيتها في حفظ وصيانة الوثائق والمحفوظات. بعد ذلك توجه الوفد إلى المديرية العامة للبحث وتداول الوثائق للاطلاع على أهم أنشطة وأعمال وفعاليات المديرية، حيث اطلع الوفد على مراحل إعداد المعارض الوثائقية وكيفية إخراج الوثائق المخصصة للعرض والأجهزة المستخدمة في طباعة الوثائق المعدة لذلك، إضافة الى الاطلاع على مشروع التاريخ الشفوي والذي تسعى الهيئة من خلاله إلى توثيق وحفظ التاريخ المروي الذي يمثل جزءا من الذاكرة الوطنية إلى جانب الوثيقة المكتوبة، كما اطلع الوفد على نظام العمل في دائرة الاطلاع على الوثائق، والألية المتبعة في سبيل الاستفادة من الدائرة من قبل الباحثين والمستفيدين من خدمات دائرة الاطلاع على الوثائق. وقام الوفد بجولة استطلاعية في المعرض الدائم للوثائق والمحفوظات الوطنية تعرف من خلاله على المكنون التاريخي والموروث الحضاري التي تزخر به السلطنة.

كافة الحلول

فيما اختتم وفد الشورى زيارته بزيارة معمل الإتلاف الآمن للوثائق التابع للهيئة، حيث اطلع الوفد على آلية المعمل بالمعمل من حيث تقديم كافة الحلول وخدمات الإتلاف الآمن للوثائق الورقية والأوعية الإلكترونية وما يشابهها لكافة الجهات والمؤسسات الحكومية والشركات والمؤسسات الخاصة والأفراد حسب الإجراءات القانونية والإدارية المتبعة في ذلك باستخدام أحدث التقنيات والتكنولوجيا العصرية في مجال عمليات الإتلاف الآمن مع مراعاة كافة معايير الدقة والسرية وذلك تماشياً مع توجهات الحكومة في مجال تعزيز أمن المعلومات والمحافظة على البيئة العمانية، ويعتبر معمل الإتلاف الأول من نوعه في الشرق الأوسط، كما أنه حاصل على شهادتي الأيزو في مجال الجودة والصحة وأمن السلامة.

من جانبه أشاد سعادة خالد بن هلال المعولي رئيس مجلس الشورى والوفد المرافق له بما اطلع عليه من إنجازات متطورة والجهد الكبير الذي تقدمه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في سبيل حفظ الإرث التاريخي للسلطنة حيث قال سعادته: إن أعمال الهيئة منذ إنشائها بموجب المرسوم السلطاني وإلى يومنا هذا أعمال كبيرة، حيث كان البعض يخشى أن نفقد الوثائق المتعلقة بالسلطنة على الصعيدين المحلي والدولي إلى جانب خشيتهم على التاريخ المروي بفقدان شخصيات عايشت أحداث ووقائع مهمة ومختلفة على اختلاف الفترات والمراحل، إلا أن هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية قد قامت بعمل وجهد كبير في سبيل حفظ هذا الإرث والمكنون الحضاري حتى على مستوى الوثائق الشخصية أصبح جميعها موثقة بالهيئة وهي في عمل دؤوب ومتواصل من أجل توثيق كل ما يتعلق بعمان، إلى جانب دورها الكبير في سبيل إرساء نظام عصري في جميع الجهات الحكومية كمنظومة إدارة الوثائق والمراسلات الإلكترونية والتي من شأنها أن تنظم وثائق الدولة وتنظم آلية سير العمل بشكل أفضل.