توعية بإدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية بصحار

نظمت المديرية العامة لحماية المستهلك بشمال الباطنة مؤخراً محاضرة بعنوان (إدارة الوثائق والأرشفة الالكترونية)، وذلك بقاعة جامع السلطان قابوس، استهدفت عدداً من رؤساء الأقسام والباحثين القانونيين ومأموري الضبط القضائي وكاتبي شؤون إدارية والإعلاميين وأخصائيي توعوية وتثقيف.

قدم المحاضرة موسى بن الصقر الخروصي مدير دائرة البريد والوثائق بوزارة الخدمة المدنية تناول خلالها عدداً من المحاور منها نشأة إدارة الوثائق، والأساليب العامة لحفظ تلك الوثائق، وأهمية عمليات الحفظ والتوثيق، وقانون تصنيف وثائق الدولة وتنظيم الأماكن المحمية، ودرجات تصنيف الوثائق (سري للغاية، سري، محدود، مكتوم)، بالإضافة إلى كيفية بناء نظام تصنيف وتقسيم الوثائق إلى وثائق مشتركة وخصوصية.

كما تطرق الخروصي إلى المشاكل التي قد تحدث أثناء حفظ وأرشفة الوثائق الكترونياً، وذكر منها  التقادم التكنولوجي، ‌وتزايد كميات الوثائق الالكترونية ، والتقويم والاختيار ، وتنوع الوثائق الرقمية، وصحة وموثوقية الوثائق الرقمية، وحفظ سياق الوثيقة الرقمية، وتحدث أيضاً عن مميزات الأرشيف الإلكتروني منها الربط بين الصادر والوارد، وسهولة الرجوع للمراسلات في أي وقت، وسهولة المتابعة، وتقليل التكلفة (من خلال عدم الحاجة إلى طباعة وشراء ملفات وحافظات)، بالإضافة إلى تركيز الأخصائيين والباحثين على أعمالهم وعدم الاهتمام بمسألة التسجيل.