اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بين مجلس المناقصات وهيئـة الوثائـق والمحفـوظات الوطنيـة

45 جهة حكومية اعتمدت النظام حتى الآن -

العمانية: وقعت أمس اتفاقية اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بين كل من مجلس المناقصات وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. اعتمد النظام من جانب مجلس المناقصات معالي الدكتور رشيد بن الصافي الحريبي رئيس مجلس المناقصات، ومن جانب هيئة الوثائق والمحفوظات سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بحضور سعادة السيد أمين عام مجلس المناقصات، وعدد من المسؤولين. اعتمد الجانبان جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذًا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60 /‏‏2007 وبالرجوع إلى المادة 18 من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها، وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة لإعداد وتنفيذ نظام لوثائقها.

وقامت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بمجلس المناقصات بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالهيئة نتج عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.

وتتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها، وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية لمجلس المناقصات، وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض؛ وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها.

ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها، وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.

وأكد معالي الدكتور رئيس مجلس المناقصات على أهمية الجهود المبذولة لتطوير أنظمة حفظ وصون الوثائق بمختلف أنواعها. معربًا عن أهمية النظام الذي يعتمد على أسس تصنيفية وعلمية دقيقة تسهل عملية البحث والحفظ على حد سواء. ويطبق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع. الجدير بالذكر أن عدد الجهات التي اعتمد نظامها (نظام إدارة الوثائق الخصوصية) بلغ حتى الآن (45) جهة حكومية.