«الخارجية» تُفعل نظام إدارة الوثائق الخصوصية

44 جهة حكومية اعتمدت النظام إلى الآن –
اعتمدت وزارة الخارجية أمس الخميس نظام إدارة الوثائق الخصوصية للوزارة، وذلك بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وبذلك بلغ عدد الجهات والمؤسسات التي اعتمدت نظام إدارة الوثائق 44 جهة حكومية.
وحول الاعتماد قال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية: «يتعين الحفاظ على بعض الوثائق لقيمتها التاريخية والبحث العلمي والإبداع الفكري، ولهذا فالوثائق تشكل ضرورة لمعرفة مسار حياة المجتمع وتعامله في التحركات الاجتماعية والسياسية والاقتصادية والثقافية، وتعمل على تقوية وتنمية الوظيفة التاريخية لأهميتها في بناء العلاقة مع المستقبل مما يتوجب التخطيط نحو إعادة تأسيسها في وعينا وبنائها في فكرنا لتتمكن المؤسسات من تحقيق مآرب المجتمع وتطلعاته وآفاقه من خلال رفع الوعي العام وتطويره وتنمية التفكير العلمي والمساهمة في إذكاء روح البحث وتلبية متطلبات الخطط وصنع جيل قوي في بنيته الفكرية والعلمية والعملية يعتز بوطنه وتراثه ويحافظ على منجزاته التي ستمكن الأجيال القادمة من قراءة متكاملة لما تحقق من تقدم وازدهار في بلدنا العزيز بفضل ما يتجمع لدى الهيئة من رصيد وثائقي يحفظ إنجازات الوزارات وهيئات الدولة لتبقى حية في الذاكرة الوطنية».
وقد تضمنت الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها، وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية لوزارة الخارجية، وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
وقع على اعتماد النظام معالي يوسف بن علوي بن عبدالله الوزير المسؤول عن الشؤون الخارجية، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، بحضور معالي السيد بدر بن حمد البوسعيدي الأمين العام لوزارة الخارجية، وعدد من المسؤولين من الجهتين.