اعتماد الأدوات الإجرائية لبناء نظام إدارة الوثائق الخصوصية بمكتب محافظ ظفار والبلدية

مكتب صلالة - بخيت كيرداس الشحري -

اعتمد معالي السيد محمد بن سلطان بن حمود البوسعيدي - وزير الدولة ومحافظ ظفار مع سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بمكتب معاليه صباح أمس الأدوات الإجرائية لبناء نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالمكتب وبلدية ظفار الذي يعتمد جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالإضافة إلى التنسيق مع الهيئة لإعداد نظام إدارة الوثائق والمراسلات الالكترونية بحضور سعادة المستشار عبدالله بن عقيل أحمد آل إبراهيم القائم بأعمال نائب محافظ ظفار وسعادة الشيخ سالم بن عوفيت الشنفري رئيس بلدية ظفار، وعدد من المسؤولين بمكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار وبلدية ظفار وبعض المختصين من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسًا بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالمكتب وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60 /‏‏‏2007، وبالرجوع إلى المادة 18 من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية وتمثل هذه الأدوات لنظام إدارة الوثائق الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال حيث يقوم بتسجيل الوثائق وتصنيفها وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام من معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.

ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام في التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري والرفع من مردوديته من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها من ناحية أخرى مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع.

وقال سعادة الشيخ سالم بن عوفيت الشنفري: يأتي هذا الاعتماد بعد قيام بلدية ظفار بوضع منهجية وخطوات مسبقة بتشكيل اللجان المختصة للجهات المعنية بالبلدية والقيام بتدريب الموظفين على كيفية هذا النظام بالتعاون مع فريق الدعم الفني بالهيئة العامة للوثائق والمحفوظات

ويعد هذا الاعتماد استكمالا لتطبيق منظومة إدارة الوثائق في البلدية، حيث قامت البلدية مسبقا بتطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة على دوائرها المعنية، كما تستعد حاليا لإعداد منظومة إدارة المستندات والوثائق الالكترونية والتي تعتبر جزءًا من مشروع التحول الالكتروني للبلدية.

وأشار سعادة الشيخ رئيس بلدية ظفار إلى أن البلدية وبالتعاون مع كافة الجهات ذات الاختصاص تقوم بكل ما يسهل انسيابية العمل البلدي وتقديم خدمات البلدية بآليات مسهلة ومطورة وذلك تسهيلاً على المواطنين والمقيمين للحصول على هذه الخدمات بكل يسر وتواكبا مع توجيهات الحكومة في التحول الإلكتروني ونظام الوثائق والتي تمثله الهيئة العامة للوثائق والمحفوظات.

الجدير بالذكر أن بلدية ظفار قامت بتشكيل لجنة متابعة رئيسية برئاسة المهندس نائب رئيس بلدية ظفار وعضوية الجهات المعنية بالبلدية ولجنة متابعة داخلية برئاسة المدير المساعد لمكتب الرئيس – المكلف بأعمال رئيس قسم البريد والوثائق وفرق عمل تتكون من موظفي الدوائر المعنية إضافة إلى القيام بتدريب الموظفين بكيفية الإعداد لهذا النظام وذلك من خلال التعاون بين لجنة المتابعة الداخلية وفرق العمل بالبلدية وفريق الدعم الفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بعقد سلسلة من الاجتماعات والزيارات الميدانية لإعداد قائمة اسمية بعناوين كافة الملفات والوثائق التي تنتجها الدوائر والأقسام المعنية والتي على أساسها تم إعداد الأدوات الإجرائية للنظام، حيث قامت البلدية مسبقا بتطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة على دوائرها المعنية.