بدء البرنامج التدريبي للنظام العصري في إدارة الوثائق بمحافظة ظفار

نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية برنامجا تدريبيا للنظام العصري في إدارة الوثائق، وذلك بمقر المديرية العامة للعمل بمحافظة ظفار، بمشاركة أكثر من 75 موظفا يمثلون 37 من الجهات الحكومية المختلفة ويستمر مدة 3 أيام. رعى افتتاح البرنامج التدريبي سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الذي يهدف إلى التعريف بالإجراءات القانونية والتشريعية لإدارة الوثائق والإجراءات الفنية لعمليات الفرز والإتلاف والإجراءات الوقائية لحماية الوثائق العامة في حالة الطوارئ.

وقال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية: إن إدارة الوثائق من الجوانب المهمة في المؤسسات لمساهمتها في تنظيم وحفظ المعلومات واسترجاعها بفاعلية، موضحا أن الهيئة أولتها اهتماما بالغا من خلال إنشاء الدوائر والأقسام في مختلف الجهات المعنية لإدارة الوثائق وتعيين المختصين فيها.

وأضاف الضوياني: إن اللقاء يأتي حرصا من الهيئة لتعزيز مبدأ الشراكة بين فرق العمل بالجهات المعنية، إلى جانب تمكين الأقسام والدوائر بالجهات المختلفة من تداول وثائقها وتحديد مددها وسهولة استرجاعها وتيسير المعاملات اليومية والمستمرة لسير العمل، إضافة إلى تحديد الملفات والوثائق التي تشكل أهمية لترحيلها للذاكرة الوطنية بما أنجز في مجال أعمالها.

وتحدث أحمد بن سيف الكيومي مدير دائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية عن أهمية تطبيق نظام إدارة الوثائق والإجراءات القانونية والتشريعية لإدارة الوثائق بسلطنة عُمان من خلال التعريف بدورها في تطور مجتمع المعلومات والمعرفة وأهميتها في الحفاظ على مصادر الحقوق الخاصة والعامة وأنها المصدر الأساس للبحث العلمي وركيزة للذاكرة الوطنية.

وأضاف الكيومي: إن إرساء نظام وثائقي عصري مبني على أسس علمية من أهم أهداف هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وهو بدوره يسهم في تنظيم قطاع الوثائق والنهوض به في مختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات استنادا إلى أدوات إجرائية رئيسة تتمثل في القائمة الاسمية ونظام تصنيف الوثائق وجداول مدد استبقائها، كما أن نظام إدارة الوثائق يشكل نواة أساسية لضمان تكوين أرصدة المحفوظات، وذلك بتحديد نوعية الملفات والوثائق التي يتعين ترحيلها إلى الهيئة للحفظ الدائم بوصفه دليل على مقومات سيادة البلاد ورافد للتراث الوطني ومصدرها للبحث العلمي والابتكار.

تضمن البرنامج التدريبي ستة محاور تتناول موضوعات عدة أهمها الإجراءات القانونية والتشريعية لإدارة الوثائق والنظام العصري لإعداد وتطبيق الإجراءات لنظام إدارتها والإجراءات العصرية لإدارة الوثائق الوسيطة ومواصفات حفظها والإجراءات الفنية لعمليات الفرز والإتلاف والتعريف بخدمات معمل الإتلاف الآمن.

كما يستعرض البرنامج الإجراءات الضبطية القضائية لبعض موظفي هيئة الوثائق والمحفوظات والإجراءات الوقائية لحماية الوثائق العامة في حالة الطوارئ بالإضافة إلى تجارب بعض الجهات الحكومية في إدارة الوثائق.

الجدير بالذكر أن إجمالي الجهات التي اعتمدت أنظمة إدارة الوثائق 100 جهة خاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات و67 جهة من وحدات الجهاز الإداري و33 شركة ومؤسسة تسهم الحكومة برأس مالها بما لا يقل عن ٢٥٪.