السيد ذي يزن يدشن مشروع «وصول» لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية

دشن صاحب السمو السيد ذي يزن بن هيثم بن طارق آل سعيد وزير الثقافة والرياضة والشباب اليوم، مشروع «وصول» لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، دعما للعمل الإلكتروني وتحقيقا للأهداف الحكومة الرقمية.

ويعد مشروع «وصول» من المشاريع الوطنية الخاصة بالتحول الرقمي التي تقودها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بسلطنة عمان، وتنفيذًا لرؤية عُمان 2040م، وتطوير مجال الوثائق والمحفوظات والعمل على النهوض به.

وأكد سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في كلمة ألقاها في حفل التدشين: تهيأت العناية المتكاملة والرعاية الشاملة لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية إعدادا وتأسيسا وإشرافا ومتابعة لتعمل على مد نشاطها والتوسع في برامجها... وضمان تمكين الهيئة من الإشراف والمتابعة في سائر الجهات المعنية بما يكفل العناية والاهتمام بكافة الوثائق المتداولة أو التي سترحل إلى الهيئة للحفظ الدائم حفظا يؤرخ إنجازات الوزارات وهيئات الدولة لتبقى ذاكرة الوطن تستقي منها الأجيال الحاضرة والقادمة.

وقال الضوياني: «إن هذا المشروع يعد منظومة آمنة ومتكاملة خضعت للدراسة والفحص الأمني، تمكن الجهات الحكومية من التراسل فيما بينها، كما يمكن من إدارة الوثائق، ويتيح سرعة التخاطب وضمان وصول الملفات والوثائق وسريتها، ويوفر الوقت ويخفض التكاليف، وهي منظومة متوافقة ومتماثلة، وهناك مركز احتياطي في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية فيما إذا حصل أي عطل».

20 جهة حكومية

ويسعى المشروع إلى توفير منظومة لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية تشمل كافة الخصائص اللازمة لإدارة الوثيقة من لحظة إنشائها وحتى وصولها لمصيرها النهائي بطريقة مثالية تتوافق مع دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية. ويتضمن المشروع في مرحلته الأولية 20 جهة حكومية، تشمل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

أبرز الخصائص المميزة للنظام التي ستسهم في حفظ أمن الوثائق تتمثل في التوقيع الإلكتروني، حيث يتم التوقيع بطريقة إلكترونية آمنة وسلسة وذو كفاءة عالية مبني على طريقة الـPKI التي تضمن للمستخدمين الخصوصية، ومن أهداف المشروع تعزيز وخدمة الجانب الأمني وضمان أن الأشخاص المخولين فقط بالاطلاع على الوثيقة هم من سيصلون إليها وذلك عبر جملة من الخصائص والمواصفات المرتبطة بإدارة الوثائق والجوانب الأمنية بما يخلق إدارة شاملة وآمنة للمحتوى المعلوماتي الذي تملكه المؤسسة. كما أن النظام قادر على إدارة المساحات التي تحفظ الملفات الورقية، وتقديم الطلبات المرتبطة بتصحيح الأخطاء، ويحتوي على تطبيق يعمل في الهواتف يتم منحه للإدارة العليا لضمان تسهيل عملية التواصل وإبداء الرأي في المواضيع المختلفة، ويدير النظام كافة أنواع الوثائق ومدد استبقائها، واستمارات تحويلها وترحيلها.

مواكبة التطورات

وقدم هشام بن خالد الروشدي مدير دائرة منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية شرحا أكثر تفصيلا للمشروع حيث قال: يمثل هذا اليوم مرحلة مهمة ومحورية لقطاع الوثائق والمحفوظات في سلطنة عمان، حيث كان هذا المشروع أحد الأهداف الاستراتيجية للهيئة التي تسعى لتنفيذها لأحداث نقلة نوعية في قطاع الوثائق والمحفوظات وتحويله إلى قطاع عصري يواكب متطلبات المرحلة.

وأضاف الروشدي أن الهيئة قد عملت مع العديد من الشركاء مثل وزارة النقل والاتصالات وتقنية المعلومات وغيرها من الجهات لتنفيذ هذا المشروع وفق أفضل السبل والآليات بما يحقق كفاءة التنفيذ من الناحية الفنية، وسيعمل نظام وصول على ربط الجهات الحكومية ببعضها البعض لتبادل المراسلات إلكترونيا"، مشيرا إلى أن النظام ساهم في خفض التكاليف، ففي 9 أشهر أكثر من 34 ألف وثيقة ساهمت في انخفاض طباعة الورق، كما تم توفير أكثر من 100 ألف ورقة، كما ساهم ذلك انخفاض في استهلاك الأحبار والطابعات، وانخفاض في تسليم الرسائل بنسبة 70 %، كما تم تحويل كافة أشكال المذكرات الداخلية إلى مذكرات إلكترونية، إضافة إلى انخفاض في التكاليف بالمراسلات والوثائق بتكلفة بلغت 22,475 ريال.

تم خلال حفل التدشين تقديم عرض فيديو ترويجي لنظام "وصول" يبرز مميزات النظام بطابع فني.