مع تنامي ثقافة البيئات اللاورقية والتوجه نحو العصر الرقمي، أصبح يتطلب على المؤسسات والشركات السعي نحو مواكبة التغيير رقميا لعقد وإدارة الاجتماعات.
في هذا المجال دشنت منصة شركة الإبداع التكنولوجي الحديث حول برنامج "بي فايزر" Bviser، الذي يعتبر نظاما متكاملا لإدارة اجتماعات مجالس الإدارة واللجان، ويعتبر حلا آمنًا للغاية لعقد الاجتماعات، فهو يساعد المستخدمين على تقليل اتجاههم الورقي وإدارة الاجتماعات بطريقة رقمية وفعالة، ويتميز البرنامج بأن جميع المعلومات المخزنة فيه محمية ومشفرة بمستوى عال من الأمان، ويختص بحوكمة الاجتماعات بدءا من تجهيز الجدول وإرسال المستندات وحتى توزيع محضر الاجتماعات ومتابعة اتخاذ وتنفيذ القرارات المتفق عليها بشكل أسرع ومنظم.
وتحدثت مريم بنت حمد الراسبية الشريك المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة الإبداع التكنولوجي الحديث حول البرنامج، قائلة: أصبح "بي فايزر" يشكل أهمية كبيرة في تحقيق وإدارة الأهداف الرئيسية للمؤسسات والمنظمات في متابعة الخطط الاستراتيجية، والإشراف على تنفيذها بشكل دوري، والتأكد من توافر الموارد البشرية والمالية لتحقيقها، ومن هذا المنطلق ركزنا نحن الشركة على تحويل هذه الاجتماعات إلى اجتماعات رقمية تسهل على أعضاء مجالس الإدارة واللجان الحصول على المعلومات المتعلقة بالاجتماعات من محاور ومستندات؛ ليتمكن من متابعة سير عمل المؤسسات بشكل أسهل ومنظم ومساعدتهم على اتخاذ القرارات بشكل أسرع وموثق، وعملنا على تأسيس البرنامج الذي يوفر جميع هذه المهام في منصة واحدة والتي تسهل على أعضاء مجالس الإدارة واللجان اتخاذ جميع القرارات المباشرة لتنفيذ سير العمل بشكل منظم ومثمر.
وتحدثت الراسبية حول أهمية النظام، قائلة: "حسب الإحصائيات، تعقد مجالس الإدارة واللجان اجتماعا واحدا كل ثلاثة أشهر، ويقتصر الاجتماع على مناقشة أهم المواضيع التي تساهم في تحقيق استراتيجية وخطة المؤسسة، حيث يقوم مجلس الإدارة بمراجعة ما تم مناقشته في الاجتماعات السابقة والاطلاع على المحاور الجديدة؛ فقمنا بتطوير برنامج "بي فايزر" ليسهل على أمين مجلس الإدارة إعداد بنود الاجتماع، وإرفاق المستندات الداعمة لكل بند، وإرسالها للأعضاء خلال فترة وجيزة، ويسهل البرنامج على أعضاء مجلس الإدارة الاطلاع على المستندات وتدوين ملاحظاتهم ومشاركتها مع الأعضاء الآخرين، أو الاحتفاظ بها كمذكرة ليتم مناقشتها خلال الاجتماع"
وأضافت: كما قمنا بتطوير ميزة الاتصال المرئي، ليسهل على المؤسسات والمنظمات المتوجهة دوليا وعالميا التواصل مع الأعضاء والشركاء وحضور الاجتماعات من خلاله، ومن مهام مجلس الإدارة اتخاذ قرارات تساهم في بناء نجاح المؤسسة فيتم اتخاذ الكثير من القرارات خلال الاجتماع ولتسهيل هذه العملية تم تطوير ميزة التصويت على القرارات وأيضا اعتماد محضر الاجتماع بالتوقيع الإلكتروني.
وأوضحت أن فكرة البرنامج تتمحور حول التسهيل على أعضاء مجلس الإدارة واللجان، الاطلاع على أهم المستندات التي يحتاجونها وكتابة ملاحظاتهم عليها بكل سرية وأمان من أي مكان وفي أي وقت دون الحاجة إلى الرجوع إلى موعد الاجتماع.
وأكدت الراسبية أنه تم تصريح برنامج "بي فايزر" من قبل مبادرة "جدارة" لدعم المنتجات التقنية العمانية المطورة محليا التي أصدرتها وزارة النقل والاتصالات وتقنية المعلومات، حيث تم استخدامه من قبل الكثير من المؤسسات الحكومية، وأيضا تم الحصول على التصريح من هيئة تنظيم الاتصالات لميزة الاتصال المرئي، كما حصلت الشركة على شهادة الإيزو ISO /IEC 27001:2013 المختصة بأمن المعلومات.
مشيرة إلى أن البرنامج يدعم نظام الأندرويد وiOS، ويتميز بإمكانية كتابة الملاحظات على المستندات ومشاركتها مع الأعضاء الآخرين أو الاحتفاظ بها ليوم الاجتماع، ويمكن للأعضاء الحضور للاجتماع شخصيا أو عن طريق ميزة الاتصال المرئي، ويمكن التصويت على القرارات التي تصدر خلال الاجتماع وذلك من خلال التصويت بالإجماع، وبعد الانتهاء من الاجتماع يتم اعتماد محضر الاجتماع عن طريق ميزة التوقيع الإلكتروني، ويتيح البرنامج للأعضاء رؤية حالة الاجتماع بحيث يتم أرشفة الاجتماع بالكامل، كما يمكن لأمين مجلس الاجتماع تعقب المهام الخاصة به وتعقب نشاط الأعضاء، ويسمح البرنامج استضافة ضيف دون الحاجة إلى التسجيل في البرنامج.
في هذا المجال دشنت منصة شركة الإبداع التكنولوجي الحديث حول برنامج "بي فايزر" Bviser، الذي يعتبر نظاما متكاملا لإدارة اجتماعات مجالس الإدارة واللجان، ويعتبر حلا آمنًا للغاية لعقد الاجتماعات، فهو يساعد المستخدمين على تقليل اتجاههم الورقي وإدارة الاجتماعات بطريقة رقمية وفعالة، ويتميز البرنامج بأن جميع المعلومات المخزنة فيه محمية ومشفرة بمستوى عال من الأمان، ويختص بحوكمة الاجتماعات بدءا من تجهيز الجدول وإرسال المستندات وحتى توزيع محضر الاجتماعات ومتابعة اتخاذ وتنفيذ القرارات المتفق عليها بشكل أسرع ومنظم.
وتحدثت مريم بنت حمد الراسبية الشريك المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة الإبداع التكنولوجي الحديث حول البرنامج، قائلة: أصبح "بي فايزر" يشكل أهمية كبيرة في تحقيق وإدارة الأهداف الرئيسية للمؤسسات والمنظمات في متابعة الخطط الاستراتيجية، والإشراف على تنفيذها بشكل دوري، والتأكد من توافر الموارد البشرية والمالية لتحقيقها، ومن هذا المنطلق ركزنا نحن الشركة على تحويل هذه الاجتماعات إلى اجتماعات رقمية تسهل على أعضاء مجالس الإدارة واللجان الحصول على المعلومات المتعلقة بالاجتماعات من محاور ومستندات؛ ليتمكن من متابعة سير عمل المؤسسات بشكل أسهل ومنظم ومساعدتهم على اتخاذ القرارات بشكل أسرع وموثق، وعملنا على تأسيس البرنامج الذي يوفر جميع هذه المهام في منصة واحدة والتي تسهل على أعضاء مجالس الإدارة واللجان اتخاذ جميع القرارات المباشرة لتنفيذ سير العمل بشكل منظم ومثمر.
وتحدثت الراسبية حول أهمية النظام، قائلة: "حسب الإحصائيات، تعقد مجالس الإدارة واللجان اجتماعا واحدا كل ثلاثة أشهر، ويقتصر الاجتماع على مناقشة أهم المواضيع التي تساهم في تحقيق استراتيجية وخطة المؤسسة، حيث يقوم مجلس الإدارة بمراجعة ما تم مناقشته في الاجتماعات السابقة والاطلاع على المحاور الجديدة؛ فقمنا بتطوير برنامج "بي فايزر" ليسهل على أمين مجلس الإدارة إعداد بنود الاجتماع، وإرفاق المستندات الداعمة لكل بند، وإرسالها للأعضاء خلال فترة وجيزة، ويسهل البرنامج على أعضاء مجلس الإدارة الاطلاع على المستندات وتدوين ملاحظاتهم ومشاركتها مع الأعضاء الآخرين، أو الاحتفاظ بها كمذكرة ليتم مناقشتها خلال الاجتماع"
وأضافت: كما قمنا بتطوير ميزة الاتصال المرئي، ليسهل على المؤسسات والمنظمات المتوجهة دوليا وعالميا التواصل مع الأعضاء والشركاء وحضور الاجتماعات من خلاله، ومن مهام مجلس الإدارة اتخاذ قرارات تساهم في بناء نجاح المؤسسة فيتم اتخاذ الكثير من القرارات خلال الاجتماع ولتسهيل هذه العملية تم تطوير ميزة التصويت على القرارات وأيضا اعتماد محضر الاجتماع بالتوقيع الإلكتروني.
وأوضحت أن فكرة البرنامج تتمحور حول التسهيل على أعضاء مجلس الإدارة واللجان، الاطلاع على أهم المستندات التي يحتاجونها وكتابة ملاحظاتهم عليها بكل سرية وأمان من أي مكان وفي أي وقت دون الحاجة إلى الرجوع إلى موعد الاجتماع.
وأكدت الراسبية أنه تم تصريح برنامج "بي فايزر" من قبل مبادرة "جدارة" لدعم المنتجات التقنية العمانية المطورة محليا التي أصدرتها وزارة النقل والاتصالات وتقنية المعلومات، حيث تم استخدامه من قبل الكثير من المؤسسات الحكومية، وأيضا تم الحصول على التصريح من هيئة تنظيم الاتصالات لميزة الاتصال المرئي، كما حصلت الشركة على شهادة الإيزو ISO /IEC 27001:2013 المختصة بأمن المعلومات.
مشيرة إلى أن البرنامج يدعم نظام الأندرويد وiOS، ويتميز بإمكانية كتابة الملاحظات على المستندات ومشاركتها مع الأعضاء الآخرين أو الاحتفاظ بها ليوم الاجتماع، ويمكن للأعضاء الحضور للاجتماع شخصيا أو عن طريق ميزة الاتصال المرئي، ويمكن التصويت على القرارات التي تصدر خلال الاجتماع وذلك من خلال التصويت بالإجماع، وبعد الانتهاء من الاجتماع يتم اعتماد محضر الاجتماع عن طريق ميزة التوقيع الإلكتروني، ويتيح البرنامج للأعضاء رؤية حالة الاجتماع بحيث يتم أرشفة الاجتماع بالكامل، كما يمكن لأمين مجلس الاجتماع تعقب المهام الخاصة به وتعقب نشاط الأعضاء، ويسمح البرنامج استضافة ضيف دون الحاجة إلى التسجيل في البرنامج.