استغرق العمل سنتين وتم إنجازه عبر فريق عمل متخصص - انتهت مؤخرا وزارة الخدمة المدنية ممثلة في دائرة الوثائق وبالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية من أعمال فرز الوثائق التي استغرقت سنتين تقريبا من خلال فريق عمل متخصص من الوزارة والهيئة وذلك كأول وزارة تنتهي من أعمال الفرز حيث تم انجاز هذا العمل في الزمن المحدد الذي وضعته هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في إطار الخطة الوطنية لفرز الوثائق للوحدات الحكومية. ومنذ بدء المشروع قامت الوزارة ممثلة في دائرة الوثائق بوضع خطة عمل تتماشى مع خطة فرز الوثائق الرسمية بعناية ودقة متناهية لإنجاز العمل في الوقت المحدد. ولتكون جاهزة وفق ما خطط لها من تفصيلات زمنية وفنية تخدم الوثيقة الرسمية بما يتناسب ونوعها وحجمها داخل الوزارة أو إتلافها إن كانت غير صالحة أو ترحيلها إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ، ويهدف هذا المشروع المنجز إلى معالجة وضع الوثائق المكدسة في مخازن الوزارة والتي تم تجميعها لسنوات عديدة منذ نشأة الوزارة وتم تخزينها بطرق مختلفة لتتواءم والنظام الحديث لإدارة الوثائق . كما يأتي هذا المشروع ليعيد ترتيب الوثائق على الأساس القانوني الحديث المعتمد ليكون الحفظ خاصاً بالموضوعات وعبر التسلسل التاريخي ليسهل التعرف على الملفات القابلة للإتلاف وتلك التي ينبغي الاحتفاظ بها في الوزارة لحاجة العمل او تلك التي آن الأوان لترحيلها إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ليتم حفظها لذاكرة الوطن ولتكون معينا للباحثين والدارسين. مهمة بفريق متخصص وبدأت أعمال فريق الفرز منذ منتصف عام 2014م بعد أن تم تدريبه من قبل فريق مختص من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على هذه المهمة وقامت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بمتابعة هذا المشروع عن كثب من خلال الزيارات المستمرة لفريق المتابعة والخبراء إضافة إلى المراسلات والتقارير التي تبين سلامة سير الإجراءات نحو الأهداف التي وضعت الخطة من أجلها . وقال موسى بن الصقر الخروصي مدير دائرة الوثائق بوزارة الخدمة المدنية ان مشروع الفرز جاء نتيجة الحاجة الملحة التي تقتضيها المرحلة الراهنة للخلاص من استخدام الورق وكذلك نفض الغبار عن الوثيقة الرسمية مشيرا إلى أن هذا استدعى إنشاء خطة الفرز الوطنية والبدء نظراً لتراكم الوثائق لدى المؤسسات بسبب زيادة حجم العمل واستخدامات الورق والذي أدى إلى تراكم أرصدة كبيرة من الوثائق العشوائية غير المبوبة أو المصنفة بطريقة حديثة مما يصعب معه إمكانية الرجوع إلى تلك الوثائق والاستفادة منها، وكذلك بسبب الإتلاف العشوائي الذي قامت به الكثير من المؤسسات وذلك لتخلص من كميات الوثائق المحفوظة وإفراغ المخازن وإفساح مساحات لوثائق جديدة والذي أدى بدورة إلى فقدان ما يمكن أن يكون رصيدا من الوثائق الذي يخص ذاكرة الوطن ، وأضاف الخروصي بأنه ومن خلال قرار مجلس الوزراء الموقر منع إتلاف أية وثيقة رسمية حتى إصدار قانون ينظم هذا الشأن حيث أصبح إتلاف الوثائق العامة يخضع إلى إجراءات قانونية وموافقة من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ، وأصبح من المهم والضروري فرز الوثائق لتحديد ما ينبغي إتلافه وفق الإجراءات القانونية وما يجب حفظه ، من أجل ذلك اعتمدت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية خطة لفرز الوثائق بالوحدات الحكومية تعتمد على إنشاء نظام جديد يتم تطبيقه لتنظيم الوثائق وتفادي تراكمها بصورة خاطئة ولتسهيل عملية إتلافها وترحيلها للهيئة بطريقة صحيحة ومنظمة وفقا لمدد الحفظ والمصير النهائي الذي أسند للملفات والوثائق في هذا النظام. مراحل متعددة ! وأشار موسى الخروصي مدير دائرة الوثائق في معرض حديثه إلى أن الجهات المعنية تتولى فرز الوثائق التي تجمعت لديها ويوكل الأمر إلى الهيكل التنظيمي المكلف بالوثائق (دائرة أو قسم والمختصين العاملين به) . ونظرا لضخامة حجم العمل المتعلق - في أغلب الحالات- بكميات كبيرة من الوثائق تغطي مدة طويلة من الزمن ، وبما أن أعمال الفرز سوف تتواصل مدة من الزمن ، حيث تم تشكيل لجنة على مستوى الجهة الحكومية يرأسها مسؤول بدرجة مدير عام تتابع أعمال الفرز وتوفر المتطلبات البشرية والمادية لهذه المهمة . وأشار موسى الخروصي إلى أن هناك أعمالا تحضيرية لفرز الوثائق بالوحدات الحكومية وهي : جمع النصوص القانونية الخاصة بتنظيم الوحدة الحكومية حيث تتطلب قبل البدء بعملية الفرز يجب جمع جميع النصوص القانونية المتعلقة باستحداث الوحدة الحكومية المعنية وتنظيمها منذ نشأتها ويتم الحصول على هذه النصوص من مكتب الوزير، أو مكتب رئيس الوحدة ، ومن مكتب الوكيل ومن دائرة الشؤون القانونية. ويمكن الاستعانة بالجريدة الرسمية الورقية أو الإلكترونية من خلال الموقع الإلكتروني لوزارة الشؤون القانونية ويستخرج من النصوص القانونية الهياكل التنظيمية التي تتالت خلال المدة الزمنية التي مرت بها الوحدة وصولا إلى الوضع الحالي لها وحول المتطلبات البشرية والمادية لفرز الوثائق قال موسى الخروصي: نظراً لكميات الوثائق المحفوظة بطريقة عشوائية، وعدد الموظفين في دائرة الوثائق وأعمال الدائرة ظهرت الحاجة إلى انتداب موظفين من تقسيمات مختلفة للمساعدة في عملية الفرز . من جانبه أعرب يعقوب بن سالم المحروقي مدير دائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية عن شكره وتقديره لوزارة الخدمة المدنية على انجاز هذا المشروع في وقته الذي حدد مسبقاً ، وهذا يؤكد على خبرة فريق العمل الذي كونته وزارة الخدمة المدنية وفق الشروط الفنية التي حققت هذا الإنجاز وحول الخطة الوطنية لفرز الوثائق قال المحروقي بأن من أهم أهداف هذه الخطة هو الحرص على الوثيقة وافرازها مؤكدا بأن هذه الخطوة لها دلاله على أهمية الوثيقة وإنقاذها من الضياع والإهمال مشيراً بأن الخطة أيضاً تضع لاعتبار في إفراز الوثيقة وفق الشروط الفنية على أساس التخلص من الوثيقة التي لم تعد صالحة وترحيلها إلى الهيئة وقال المحروقي أيضاً بأن خطة الفرز الوطنية تمر بعدة مراحل منها المرحلة الأولى للوثائق والتي تتمثل للوثائق المجمعة بوحدة حكومية معنية بتوزيع الملفات والوثائق على المجموعات المتناسقة وذلك حسب الاختصاصات التابعة لكل مجموعة ونتيجة لذلك تتكون أكداس من الوثائق على عدد المجموعات المتناسقة التي يتضمنها الرصيد، موضحاً المعالم التي اعتمدتها الوحدات الحكومية حول جداول مدد الاستبقاء لوثائقها وعند بدء تطبيق مقتضيات المصير النهائي للوثائق سوف يتوقف تجميع كميات من الوثائق لديها لأنه من المفروض أن تفرز الوثائق حال انتهاء مدد حفظها، أما بالنسبة للوثائق القديمة تكون مشابهة في مجملها للملفات المعاصرة رغم اختلاف مكوناتها بسبب تطور الإجراءات لذا يمكن أن نطبق عليها مدد الحفظ والمصير النهائي الواردة بجداول مدد الاستبقاء .