اختُتمت اليوم أعمال ملتقى «تجارب وثائقية»، الذي نظمته هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بمقر المديرية العامة للتراث والسياحة في ولاية صلالة على مدى ثلاثة أيام. وأكد الملتقى في بيانه الختامي أهمية توحيد الجهود الوطنية في مجال إدارة الوثائق، وتطوير التشريعات والسياسات الداعمة لهذا القطاع، إلى جانب تعزيز برامج التدريب وبناء القدرات، وتبنّي التقنيات الحديثة في الرقمنة والحفظ الإلكتروني، بما يضمن استدامة الوثائق باعتبارها جزءًا أصيلًا من الذاكرة الوطنية.
شهد اليوم الختامي ثلاث جلسات رئيسية تناولت محاور محورية في إدارة الوثائق وحفظها: ففي الجلسة الأولى: 'فرز الوثائق' ناقشت آليات ومشروعات الفرز من خلال استعراض التجارب العملية في بيئة العمل، إلى جانب مشروع فرز الوثائق العامة، مؤكدةً أن عملية الفرز تمثل خطوة جوهرية في دورة حياة الوثيقة، فيما عنونت الجلسة الثانية بـ'رقمنة الوثائق وأماكن حفظها'، تضمنت أربعة عروض استعرضت جهود مؤسسات مختلفة في ربط الحفظ الرقمي بالمادي، من بينها تجربة مطارات عُمان في إنشاء مركز لإدارة الوثائق، وتجربة شركة نماء ظفار، إضافة إلى ملفات بلدية ظفار، ومبادرة هيئة البيئة في الحفظ الآمن للوثائق، وذلك في إطار التوجه نحو التحول الرقمي وضمان أمن المعلومات.
واختُتمت أعمال الملتقى بالجلسة الثالثة 'تجارب وثائقية'، شهدت عرضين: الأول حول المشاركة الوثائقية في المؤتمر الدولي الرابع والثلاثين في جمهورية سلوفينيا، والثاني حول مبادرات إدارة الوثائق في قطاع المياه، مؤكِّدين على أهمية التبادل الدولي والخبرات الميدانية في تعزيز الممارسات الوطنية.
عكست الجلسات تنوّع التجارب وثراءها، وأسهمت في تعزيز الحوار الوثائقي بين مختلف الجهات والمؤسسات، الأمر الذي يسهم في رفع كفاءة العمل في هذا المجال الحيوي ويفتح آفاقًا جديدة للتطوير والتعاون المستقبلي.
من جانب آخر، اعتمدت 'بلدية ظفار' نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية، بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وذلك استنادا إلى 'قانون الوثائق والمحفوظات' الصادر بموجب المرسوم السلطاني رقم (2007/60).
وقع على اعتماد النظام كل من سعادة الدكتور أحمد بن محسن الغساني رئيس بلدية ظفار، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. ويأتي هذا الاعتماد في إطار جهود البلدية نحو 'تنظيم وثائقها وتوثيق أعمالها الإدارية' وفق أفضل الممارسات، حيث تم إعداد دليل شامل يُصنّف جميع أنواع الوثائق المتداولة بمختلف تقسيمات البلدية، بما يسهم في سرعة الاسترجاع وإنجاز المعاملات بكفاءة. كما اشتمل الدليل على جداول مدد استبقاء تحدد الفترات القانونية لحفظ الوثائق، سواء في مكاتب العمل أو أماكن الحفظ المؤقت، بالإضافة إلى الوثائق التي تُحال للحفظ الدائم أو الإتلاف الآمن. وأكد سعادة الدكتور الغساني أن اعتماد هذا النظام يمثل نقلة تنظيمية مهمة تسهم في تسهيل المعاملات وضمان انسيابية العمل المؤسسي على المدى الطويل.
من جانبه أوضح سعادة الدكتور الضوياني أن 'النظام الجديد يعزز من 'كفاءة إدارة الوثائق واسترجاعها'، ويدعم التطوير الإداري في بلدية ظفار وفق المعايير الوطنية'.