صلالة - عادل بن سعيد اليافعي / 'تصوير: حامد الكثيري'

انطلقت صباح اليوم أعمال ملتقى 'تجارب وثائقية' الذي تنظمه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، بمقر المديرية العامة للتراث والسياحة بمحافظة ظفار، بمشاركة أكثر من 230 موظفًا يمثلون 110 من الجهات الحكومية، ويستمر لثلاثة أيام. ويهدف الملتقى، الذي افتتح برعاية المهندس علي بن عيسى شماس الرئيس التنفيذي لشركة نماء لخدمات ظفار، إلى تبادل الخبرات والتجارب في مجال الوثائق والمحفوظات.
وقال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية: إن إدارة الوثائق من الجوانب المهمة في المؤسسات لمساهمتها في تنظيم وحفظ المعلومات واسترجاعها بفاعلية، موضحًا أن الهيئة أولتها اهتمامًا بالغًا من خلال إنشاء الدوائر والأقسام في مختلف الجهات المعنية لإدارة الوثائق وتعيين المختصين فيها.
وأضاف الضوياني: إن الملتقى يأتي حرصًا من الهيئة لتعزيز مبدأ الشراكة ونقل التجارب بين الجهات المعنية، والتعرف على آخر المستجدات في مجال الممارسات الأرشيفية، إلى جانب بناء وتطوير قدرات العاملين في المجال الوثائقي بمختلف وحدات الجهاز الإداري للدولة والشركات الحكومية والمؤسسات الخاصة.
من جانبه، أوضح أحمد بن سيف الكيومي مدير دائرة المتابعة والدعم الفني بالهيئة، أن الملتقى يُمثل امتدادًا لمسيرة عطاء متواصلة للهيئة، ويهدف إلى تكريس ثقافة الحوار البنّاء وتبادل الخبرات، مؤكدًا أن الملتقى محطة مهمة لاستخلاص الدروس وإعادة رسم خارطة التطوير بما يعزز حضور الهيئة كمرجع وطني موثوق في إدارة المعرفة المؤسسية.
ويناقش الملتقى على مدى أيامه الثلاثة سلسلة من الجلسات المتنوعة التي تتناول محاور أساسية في مجال الوثائق والمحفوظات، حيث سيتم استعراض عدد من التجارب الوطنية والأكاديمية والميدانية التي ستسهم في إثراء المعرفة الوثائقية وتبادل الخبرات.
وجاءت الجلسة الأولى بعنوان 'المنظومات الإلكترونية والتحول الرقمي'، وضمت عروض عمل تناولت استخدام التقنيات والأنظمة الحديثة في إدارة الوثائق، واستعراض جائزة التميز في إدارة الوثائق والتحول الرقمي، إلى جانب تجربة إدارة الوثائق والمستندات في منصة 'ثقة'، بما يعكس التحول نحو الأتمتة وتحسين الكفاءة المؤسسية.
فيما سيناقش اليوم الثاني الجلسة الثانية بعنوان 'إعداد وتطبيق نظام إدارة الوثائق'، وتتضمن أربعة عروض عمل تستعرض تجارب مؤسسية متنوعة في بناء وتطبيق أنظمة إدارة الوثائق، منها تجربة مجموعة 'أسياد' في تفعيل مركز الحفظ المركزي، ودائرة الوثائق في إعداد دليل الإجراءات، إلى جانب عرض تناول إرساء نظام الوثائق الخصوصية، وأخرى ركزت على تطبيق الأنظمة بما يتماشى مع التشريعات الوطنية.
وستناقش الجلسة الثالثة 'تجارب أكاديمية'، وتشمل ورقتين تتناولان البعد العلمي في إدارة الوثائق، حيث يناقش العرض الأول نظام إدارة الوثائق بالكليات الخاصة وإعداد معيار المهنة، بينما يستعرض الثاني تجربة قسم دراسات المعلومات في إدارة الأرشيف، مما أبرز أهمية التكامل بين الجانبين الأكاديمي والتطبيقي.
أما اليوم الثالث، فسيناقش ثلاث جلسات، ففي الجلسة الرابعة من برنامج أعمال الملتقى، التي عُنونت بـ'فرز الوثائق'، سيُقدم عرضان يسلطان الضوء على آليات ومشروعات الفرز، سواء من خلال استعراض عملية الفرز في بيئة العمل أو من خلال مشروع فرز الوثائق العامة، باعتبار الفرز خطوة محورية في دورة حياة الوثيقة.
فيما شملت الجلسة الخامسة بعنوان 'رقمنة الوثائق وأماكن حفظها' أربعة عروض استعرضت جهود عدد من المؤسسات في ربط الحفظ الرقمي بالمادي، من بينها تجربة مطارات عُمان في إنشاء مركز إدارة الوثائق، وتجربة 'نماء ظفار'، وملفات بلدية ظفار، إضافة إلى الحفظ الآمن لوثائق هيئة البيئة، وذلك في إطار توجه شامل نحو التحول الرقمي وضمان أمن المعلومات.
وتختتم جلسات الملتقى بالجلسة السادسة والأخيرة بعنوان 'تجارب ميدانية'، التي ستضم عرضين؛ الأول يتناول تجربة المشاركة الوثائقية في المؤتمر الدولي الـ34 في جمهورية سلوفينيا، والثاني يستعرض مبادرات إدارة الوثائق في قطاع المياه، مؤكدًا أهمية التبادل الدولي والخبرات الميدانية في تعزيز الممارسات الوطنية.
وعكست هذه الجلسات تنوع التجارب وثراءها، وأسهمت في تعزيز الحوار الوثائقي بين مختلف الجهات والمؤسسات، مما يعزز من كفاءة العمل في هذا المجال الحيوي ويفتح آفاقًا جديدة للتطوير والتعاون المستقبلي.