إنجاز الأدوات الإجرائية لقرابة 46 جهة حكومية - نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية صباح أمس لقاءً تعريفيًا بوزارة الصحة، حول مشروع إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوزارة، وذلك بحضور كل من سعادة الدكتور درويش بن سيف المحاربي وكيل وزارة الصحة للشؤون الإدارية والمالية وسعاد الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. وأشاد سعادة الدكتور وكيل الصحة بالدور الكبير الذي تقوم به الهيئة في سبيل إرساء نظام عصري لإدارة المستندات والوثائق لما له من تحول إيجابي كبير في سير العمل، كما أبدا سعادته الاستعداد التام للوزارة للتعاون مع هيئة الوثائق فيما يتعلق بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية، متطلعا إلى اعتماد النظام بوزارة الصحة لبدء العمل وفق منهجية عمل حديثة في مجال الوثائق، من جانبه تحدث سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول دور الهيئة في إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق الخصوصية في مختلف الجهات المعنية، وأضاف إنه من الجدير أن نولي الوثائق جل اهتمامنا ورعايتنا حكومة ومواطنين فهي الحق الضامن والكفيل في الدفاع لما تم إنجازه في هذا البلد الغالي ليصبح ذاكرة وطنية تطلع عليها الأجيال القادمة إلى جانب تطرقه إلى خطط ومشاريع الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام إدارة الوثائق بالجهات المعنية ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات. وقدم حمد بن علي السعدي المدير المساعد لشؤون المتابعة الفنية بهيئة الوثائق عرضاً مرئياً تطرق فيه إلى خطة العمل في إعداد النظام والمراحل والآلية المتبعة في إعداده والتي تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل ودراسة الاختصاصات التنظيمية والمهام والأنشطة لكافة الإدارات المعنية إلى جانب القيام بعملية التكشيف بعد أن تقوم الهيئة بتدريب فريق العمل على هذه العملية واستخدام الاستمارات وأدوات العمل المناسبة إضافة إلى إعداد نظام التصنيف الذي يسهل عملية تنظيم وإدارة الملفات والوثائق الناتجة عن القائمة الاسمية، كما تناول العرض إعداد جداول مدد الاستبقاء بعد تقييم الوثائق وتحديد المصير النهائي أما الإتلاف أو الحفظ الدائم الى الهيئة، واعتماد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية وتدريب موظفي وزارة الصحة على استخدام هذه الأدوات الإجرائية. وقد تم التركيز على آلية نظام التصنيف وفتح الملفات بما يتناسب مع الموضوع والرموز الخاصة بكل موضوع، وتحديد قواعد الحفظ المناسبة بما يتناسب بناء على جداول مدد الاستبقاء، إضافة إلى عرض وتوضيح أهم الأنشطة التي تقوم بها الهيئة لصالح موظفي الجهات الحكومية فيما يتعلق بالتدريب على استخدام النظام، كما تم الحديث عن معمل الإتلاف الآلي والدور الذي يقوم حيث يعمل هذا المعمل على إتلاف كافة أنواع الوثائق المعدة سلفًا للإتلاف كما يعمل المعمل بمواصفات عالية الدقة والجودة في تقديم الخدمة، مع الأخذ بعين الاعتبار مبدأ الأمن والسلامة. إلى جانب عرض تفاصيل الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة للدولة والتي تهدف إلى إنقاذ الوثائق من التلف والضياع، وكذلك تحديد ما يهم الذاكرة الوطنية وأيضًا إتلاف ما هو مخصص للإتلاف بحسب جداول مدد الاستبقاء، وبالتالي ستعمل هذه الخطة إلى توفير مساحات كافية في أماكن حفظ الوثائق الوسيطة. من جانبه، قدم هشام الروشدي محلل نظم بالهيئة عرض توضيحي حول مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية والذي يستهدف كافة الجهات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، تطرق العرض إلى محاور عدة تتعلق بموضوع إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية منها استعراض المفاهيم الأساسية الخاصة بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، بالإضافة إلى استعراض الوضع السائد قبل إنشاء الهيئة ومبادرة المشروع فيما يتعلق بالوثائق الإلكترونية والإشكالات التي كان يعاني منها القطاع من حيث غياب المعايير وتعدد الأنظمة وغياب الرؤية، كذلك تناول العرض عدة موضوعات تخص موضوع إدارة الوثائق الإلكترونية والأنظمة المتخصصة في هذا المجال، حيث تم استعراض الخصائص الرئيسية المتعلقة بأي نظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، والتي لابد أن تتعرض في أي نظام ليصنف كنظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية مثل نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء والبيانات الوصفية وإجراءات الإتلاف والترحيل وإدارة الملفات، بالإضافة إلى الحديث عن الفروقات بين الأنواع المختلفة من الأنظمة الموجودة في السوق المحلي مثل أنظمة إدارة المراسلات، أنظمة إدارة المستندات وأنظمة إدارة الوثائق، والفروقات بين هذه الأنظمة من حيث نطاق عملها والخصائص التي توفرها لضمان اقتناء النظام المناسب والذي يتوافق مع المعايير والمتطلبات الموضوعة في هذا الجانب. كما تناول العرض بعض النقاط المهمة المتعلقة بالجانب الأمني والخصائص التي سيوفرها النظام لحماية الوثائق من الناحية الأمنية وضمان عدم وقوعها في الأيدي الخطأ أو وصولها لمن لا يملك صلاحية الاطلاع عليها، كتصنيفات درجات السرية للوثيقة، وصلاحيات المستخدمين ومسار التتبع وغيرها من الخصائص التي تعمل على توفير حماية متكاملة للوثائق في النظام، تلى ذلك استعراض الخدمات والدعم الفني التي توفرها الهيئة للجهات الحكومية في مجال إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية. الجدير بالذكر أن الهيئة أنجزت قرابة 46 جهة حكومية من حيث اعداد الأدوات الإجرائية بها (نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء) وقائمة الان على تقديم الدعم الفني اللازم لاستخدام هذه الأدوات الإجرائية ومتابعة تطبيق النظام، كما ان الهيئة تقدم المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال إقامة اللقاءات التعريفية التي توضح جليا حرص الهيئة بالتعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهده لتطبيق أدواته الإجرائية.