مناقشة مبادرة إدارة البريد الإلكتروني ومنهجية الوثائق الخصوصية

عقد مجلس إدارة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية اجتماعه السنوي الخامس عشر لعام 2020م، برئاسة معالي سالم بن محمد المحروقي، وزير التراث والثقافة، رئيس مجلس إدارة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، بحضور أصحاب السعادة أعضاء مجلس الإدارة، وذلك صباح الأربعاء (17 يونيو 2020) بديوان عام الهيئة، حيث اطلع المجلس خلال اجتماعه على سير أعمال الهيئة وتقارير الإنجاز والخطط المستقبلية التطويرية المواكبة للمتغيرات بما يضمن استمرارية مشاريع وبرامج تطوير القطاع الوثائقي في السلطنة، كما تمت خلال الاجتماع متابعة تنفيذ قرارات المجلس المتخذة في اجتماعاته السابقة والمصادقة على محضر الاجتماع الرابع عشر للعام الماضي، واستعرض المجلس جدول الأعمال المعروضة واتخذ بشأنها القرارات المناسبة.
حيث قدم سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، لأعضاء المجلس تقريرا استعرض فيه أهم التطورات والتغيرات التي جرت منذ عقد الاجتماع الأخير للمجلس تضمن نشاطات الهيئة أبرزها تنظيم الهيئة لسلسلة من الأنشطة والفعاليات المتنوعة لا سيما في مجال المؤتمرات والبحوث والدراسات إلى جانب المعارض الوثائقية، وتضمن التقرير الذي عرض على المجلس أبرز وأحدث مبادرات الهيئة خلال الفترة الأخيرة وهو موضوع سياسة إدارة البريد الإلكتروني كوثيقة لدى الجهات المعنية، حيث قدم مشروع الهيئة حول كيفية إدارة أصول المعلومات والوثائق وكيفية التعامل مع درجات تصنيف الوثائق حسب نوعيتها وأهميتها في المؤسسة، وبرنامج تدريب للكوادر في الجهات المعنية في مجال إدارة منظومة إدارة المستندات والمراسلات والوثائق الإلكترونية. وناقش الاجتماع التقرير الختامي للهيئة لعام 2019م، إضافة لاعتماد الموازنة المعتمدة للهيئة لعام 2020م وربط الموازنة بتنفيذ خطة العمل المعتمدة لبرنامج وأنشطة الهيئة لهذا العام.
كما استعراض المجلس برنامج عمل الهيئة والمنهجية المعتمدة لإعداد وتطبيق ومتابعة نظام إدارة الوثائق الخصوصية خلال عام 2020م وذلك من حيث: إعداد وتطبيق وتحديث نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالجهات المعنية، حيث بلغ عدد الجهات التي تم اعتماد نظام إدارة الوثائق 71 جهة، والمتابعة الدورية لتطبيق نظام إدارة الوثائق بالجهات المعنية وتقديم الدعم للجهات حول توفير اشتراطات أماكن حفظ الوثائق، فضلاً عن سير العمل في بناء نظام إدارة الوثائق في سائر الشركات الحكومية والتحضير والإعداد لانطلاق العمل في مؤسسات المجتمع المدني أو المؤسسات ذات المرفق العام والتي تشكل وثائقها أهمية تاريخية وتهم الصالح العام. واستعرض المجلس آلية سير العمل في الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة بالجهات الحكومية (المرحلة الأولى) إضافة إلى نتائج الفرز بتلك الجهات كما تناول الاجتماع مشروع العديد من الجهات الحكومية في عملية ترحيل وثائقها المعدة للحفظ الدائم لدى الهيئة لتشكل إنجازا لمهامها ولتاريخ إنجازات مسيرة النهضة المباركة للسلطنة، وناقش مجلس الإدارة في الختام آلية سير العمل في المعمل الآمن لإتلاف الوثائق في الهيئة.