«ديم» تدشن نظام «الميسر» لإدارة الوثائق والمستندات إلكترونيًّا وتكّرم فريق العمل

دشنت «ديم» صباح أمس الأول منظومة إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية «الميسر»، وذلك تحت رعاية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وبحضور سعادة محمد بن عبدالله المحروقي رئيس الهيئة العامة للمياه «ديم» وعدد من الإدارة التنفيذية والموظفين في «ديم»، وذلك بالمركز الوطني للمراقبة والتحكم بالمياه، كما تم على هامش الحفل تكريم فريق العمل القائم على النظام من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والهيئة العامة للمياه.
وبهذا التدشين تعتبر «ديم» هي أول مؤسسة في السلطنة تجتاز المعايير الوطنية وتحصل على شهادة التوافق مع معايير إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية ذات الاعتماد العالمي وفق هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية المعتمدة لنظام (IBM File Net P8) رقم الإصدار (5.2.2) الخاص بإدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية ونظام المراسلات.
استغرق العمل على النظام ما يقارب من ستة أشهر تم خلالها رفع كافة الوثائق والمستندات والمراسلات الورقية إلى النظام منذ بداية ٢٠٠٩م وحتى يوم الأحد الموافق ٢١ يوليو ٢٠١٩م، والتي تعدت في عددها مئات الآلاف من الوثائق والمستندات ومرفقاتها، وبالتالي فإن نظام «الميسر» حاليا يوفر الوصول إلى آلاف الوثائق والمستندات بكل سهولة ويسر كما يتيح نظام «الميسر» تتبع والرجوع إلى الوثائق والمستندات مع سجل تاريخ تحويلها مع كافة الخلفيات المتعلقة بالموضوع وحركة سير المعاملة والتوجيهات فيها حتى بعد سنوات لاحقة من اعتمادها، وبالتالي فإن النظام سوف يختزل الوقت والجهد في الحصول على الوثائق والمستندات كما ينظم البرنامج ويوثق عمر الوثائق وتحديد مدد تحويلها إلى وثائق وسطية أي ورقية وتحويلها إلى المخازن للحفظ أو التمديد لبقائها كوثائق إلكترونية.
وقد قام الفريق المشرف على النظام المكون من عدد (٨) موظفين عمانيين بالإشراف على عملية تحويل الوثائق والمستندات إلى النظام وتعريف الموظفين كيفية التعامل مع النظام من خلال تسجيل وتصنيف وحفظ الوثيقة.
ويحتوي برنامج الميسر حاليا على (٣٢) نوعا من الوثائق والمستندات ويمكن ربطه مع برامج أخرى مستخدمه في «ديم» تحتوي وثائق ومستندات، كما يدعم النظام الربط مع البريد الإلكتروني بحيث يمكن تحويل رسائل البريد الإلكترونية إلى النظام كرسائل للحفظ مع مرفقاتها بالإضافة إلى أن النظام الجديد سوف ينظم سطح المكتب في أجهزة الحاسب الآلي للموظفين حيث سيتيح للموظفين خاصية طباعة وإرسال مسودات المخاطبات الرسمية والمذكرات الداخلية عبر النظام دون الحاجة لاستخدام أية أنظمة خارج النظام وبالتالي سوف يقلل من الاستخدام الورقي في داخل المؤسسة والحفاظ على البيئة، كما سوف يشهد النظام إضافة التوقيع الإلكتروني في مرحلة قادمة وذلك بعد إجازته من الجهات المختصة الذي هو حاليا في مرحلة المراجعة النهائية للاعتماد وبهذا لن تكون هناك حاجة إلى طباعة الوثائق والمستندات للتوقيع واعتمادها.
وفي معرض الحديث عن فوائد النظام فقد انخفض عدد الوثائق والمستندات الورقية المستلمة في «ديم» خلال العام الماضي ٢٠١٨م إلى ٥٠ ألف وثيقة ومستندا ورقيا مقارنة بالسنوات التي سبقتها ويعزى هذا الانخفاض الحاصل نتيجة تفعيل الميسر لإدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية.
صاحب تدشين نظام إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية «الميسر» إقامة معرض يستعرض مسيرة قطاع المياه في السلطنة حتى 2019م، تم خلاله استعراض عدد من المواد غير الأرشيفية التي توضح مسيرة هذا القطاع المهم والحيوي؛ فتظهر بعض هذه المواد غير الأرشيفية منذ عام ١٩٧٦م وبعض الكتيبات والمطبوعات تعود إلى عام ١٩٨٤م وصورة لمحطة مياه في الغبرة تعود إلى عام ١٩٨٢م، وبعد اجتياز «ديم» معايير إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية ذات الاعتماد العالمي تعتبر «ديم» من الرائدين في مجال الوثائق والأرشفة الإلكترونية في السلطنة وقد قامت العديد من الجهات في السلطنة في وقت سابق بزيارات لها لتعرف إدارتها للنظام ومدى الاستفادة المتحققة منه في أعمالها.