استكمال مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية «وصول»

حلقة عمل تستعرض واجهة النظام الثانية -

اختتمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أمس حلقة عمل لاستعراض واجهة النظام الثانية للجهات المشمولة بنظام منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية «وصول»، والتي نظمتها بقاعة هيئة تنظيم الاتصالات خلال الفترة ١٥-١٦ يوليو الجاري، هدفت الحلقة إلى اطلاع ومشاركة ومساهمة الجهات المشمولة بالمشروع في بناء منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية من خلال الحصول على ملاحظاتهم واقتراحاتهم لتطوير النظام بالشكل الذي يلبي احتياجات كافة الجهات المشمولة بالمشروع ويتماشى مع تجارب وتطلعات المستخدمين.

وحول ختام الحلقة قال هشام الروشدي رئيس قسم إدارة منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية: تأتي هذه الحلقة كاستكمال لكافة أعمال وأنشطة مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية «وصول»، حيث تعتبر هذه الحلقة الثانية لاستعراض واجهة النظام الأولية وبحضور ممثلين لكافة الجهات المشمولة بهذا المشروع. ركزت الحلقة الأولى لاستعراض واجهة النظام على استعراض أجزاء من نظام المراسلات حيث تم التطرق إلى بعض إجراءات إنشاء وتداول المراسلات عبر النظام بالإضافة إلى احد أهم المميزات التي سيوفرها النظام وهي التراسل الإلكتروني المباشر عبر النظام بدون الحاجة إلى إرسال مراسلات ورقية.

وأضاف الروشدي بأن الحلقة الثانية لاستعراض واجهة النظام الثانية للجهات المشمولة بنظام منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية «وصول» تأتي كاستكمال لما تمت مناقشته في الحلقة الأولى حيث تم التركيز على الجزئيات المتبقية من نظام المرسلات كإسناد المهام، وإرسال المذكرات الداخلية والتفويض وغيرها من الخصائص، وتعتبر هذه الحلقة كأحد مخرجات مرحلة إعداد مواصفات تصميم النظام والتي يتم خلالها ترجمة المتطلبات التي تم جمعها من قبل الجهات المشمولة بالمشروع خلال المرحلة السابقة. كما تكمن أهمية هذه المرحلة لكونها مرحلة محورية تحدد مسار النظام وآلية سير الأعمال فيه ليتم بعد ذلك تطويرها فعليا في النظام. ومن خلال النقاشات والمداخلات التي أدلى بها المشاركون في هذه الحلقة فقد خرج فريق العمل بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بحصيلة جيدة من الآراء والتجارب والخبرات التي ستثري نظام منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية «وصول» كونه يختزل تجارب وخبرات ١٨ جهة حكومية في هذا الجانب.

من جانبها قالت رشا بنت سليمان المحفوظية محللة نظم بقسم إدارة منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية بهيئة الوثائق: تعد الحلقة الثانية لاستعراض تصميم واجهات الجزء الخاص بنظام المراسلات من اهم مراحل المشروع التي تقوي الشراكة والتعاون مع الجهات ١٨ الداخلة في المشروع حيث تم خلال الورشة الأخذ بآراء الجهات في تصميم النظام والخصائص المتعلقة بإدارة المراسلات، كما شهدت الحلقة تفاعلا كبيرا ونقاشا مستمرا من قبل الحضور لخصائص النظام بما يخدم تطوير النظام ليكون نظاما متكاملا قادرا على التعامل مع كافة مسارات إدارة الوثائق بالمؤسسة. وإضافة المحفوظية بأن فريق العمل سيعقد حلقات أخرى مستقبلاً لاستعراض الجوانب الخاصة بإدارة الوثائق في النظام.