مشروع «تقييم المنظومة التقنية» في بلدية مسقط يدرس الوضع الحالي واحتياجات كافة القطاعات

تشمل 115 خدمة إلكترونية عبر منافذ ميسرة -

تقدم بلدية مسقط حوالي 115 خدمة إلكترونية تشمل خدمات معاملاتية وتفاعلية ومعلوماتية يمكن الاستفادة منها عبر منافذ الخدمة التي تسهلها البلدية مثل الموقع الإلكتروني وتطبيق بلديتي ومكاتب سند للخدمات والمكاتب العقارية/‏‏الاستشارية. ويستفيد من هذه الخدمات المواطنون والمقيمون والزائرون والقطاع الخاص ومؤسسات المجتمع المدني. كما أن هناك العديد من الخدمات والمعاملات البلدية والتي تم توفيرها إلكترونيًا بشكل جزئي، أو بشكل متكامل، كتراخيص البناء، وحجز المواقف، وتجديد عقود الإيجار، ومؤخرا قد تم تدشين مشروع إدارة الوثائق ببلدية مسقط والذي عزز مبدأ البيئة الخضراء في التعاملات، وذلك من حيث خفض معدل الهدر الورقي والسماح بإنجاز المخاطبات بين مختلف المديريات بصورة إلكترونية بحتة.

ومن أجل ضمان تقديم هذه الخدمات وغيرها بالطرق الفضلى، والممكنات التقنية التي تلائم المستخدم، وتخدم قطاعات العمل بالبلدية فقد حرصت بلدية مسقط على عمل مشروع يهدف لتقييم منظومتها التقنية المرتبطة بتقديم الخدمات وتجويدها.

تعمل بلدية مسقط للمضي قدما بحوسبة منظومة العمل البلدي بقطاعاته المختلفة، وتسهيل الخدمات المقدمة للمستفيدين، مع حرصها على مواكبة التحول الرقمي في تقديم الخدمات، وتحقيقًا لهذا التوجه فقد نُفذ مؤخرًا مشروع يهدف لعمل دراسة استشارية لتقييم الوضع الراهن للمنظومة التقنية بالبلدية، وأشارت نتائج الدراسة إلى أهم العناصر المتوجب التركيز عليها من أجل تسريع عملية التحول الإلكتروني، مع مراعاة كافة الجوانب الداعمة مثل إدارة التغيير وإعادة هندسة الإجراءات وتطور الكفاءات البشرية وقياس رضا المستفيدين.

يهدف مشروع «تقييم المنظومة التقنية» في بلدية مسقط إلى دراسة وتقييم الوضع الحالي للموارد والجوانب التقنية بالبلدية، وذلك بحسب المقاييس العالمية المتعارف عليها في هذا الشأن، وبالتوافق مع احتياجات كافة القطاعات التي تؤثر أو تتأثر بمستوى تقديم الخدمات التقنية. الذي شمل قياس مستوى النضج المؤسسي(Maturity Level)، للقطاعات المختلفة شاملا مراجعة المنهجيات، وأطر العمل والخطط، والموارد، والحوكمة المؤسسية، ومن ثم تحديد الفجوات التفصيلية في الجوانب المذكورة، والتي تؤثر على الخدمات التي توفرها المديرية العامة لتقنية المعلومات للقطاعات الأخرى، وبالنهاية تقديم التوصيات بما يتناسب مع أفضل الممارسات والتجارب؛ لتعزيز إدارة القطاع التقني بفعالية وكفاءة أكبر، وبالشكل الذي يسهم في تحقيق أهداف القطاعات الأخرى لتقديم خدماتها المختلفة.

محاور الدراسة

ركزت الدراسة الاستشارية على المحور التقني ومحور قطاعات الأعمال البلدية، وانتهت بتقديم العديد من التوصيات في الجانب التقني تمثلت بصياغة منهجيات لاتباع أفضل الممارسات والمعايير المحلية والعالمية لحوكمة فعّالة للقطاع التقني في مجال الدعم الفني، وإدارة المشاريع وإدارة العمليات التشغيلية التقنية، وتطوير كلي للبنية الأساسية البرمجية، بالإضافة إلى إعادة هيكلة بعض الفرق، بالشكل الذي يتيح تحقيق إنتاجية أعلى. بالإضافة إلى تقديم مجموعة من التوصيات لجانب قطاعات العمل البلدي؛ لتتوازى مع الطموح المراد به الوصول إلى النضج المؤسسي المنشود. ومن التوصيات التي أفرزتها الدراسة: وضع مؤشرات الأداء والأهداف المقيسة لكل قطاع، واتباع منهجية التخطيط المسبق للدعم الفني، واعتماد منهجية لطلب وتحليل الاحتياجات، ومنهجية «كايزن» لزيادة فعالية العمل بالقطاعات المختلفة، بالإضافة لوضع الأسس المطلوبة لتطوير الإجراءات وإعادة هندستها.

ومن أجل ضمان نجاح أهداف مشروع تقييم منظومة البلدية التقنية فقد تم تشكيل لجنة إشرافية على المشروع، تتولى مهمة متابعة مراحل العمل بالمشروع واعتمادها، وتمثل المديرية العامة لتقنية المعلومات أحد أعضائها، كما تم تشكيل فريق لإدارة المشروع، الذي يتألف من المديرية العامة لتقنية المعلومات، والمديرية العامة لتطوير الخدمات والتي تمثل نواة التطوير الأساسية للخدمات المقدمة من قبل القطاعات المختلفة بالبلدية، كما أنها تقوم بدور تنسيقي مع مختلف القطاعات لتحقيق أهداف المشروع.

وقد اعتمدت منهجية التقييم على شمولية الدراسة لجميع الجهات بالبلدية، واتسمت بصفة التكامل في الجهود بين فريق المشروع وجميع القطاعات بالبلدية؛ حيث تم جمع البيانات الخاصة بالدراسة من خلال الزيارات الميدانية للمديريات، وإعداد حلقات العمل مع الجهات المختلفة، بالإضافة إلى اعتماد المنهج العلمي في دراسة وتحليل البيانات.

تقييم المنظومة التقنية

يتضمن مشروع تقييم المنظومة التقنية ببلدية مسقط نطاقي عمل أساسيين؛ حيث يتكون النطاق الأول من عدة مرتكزات من بينها تحليل الوضع الراهن، وتحليل الفجوات، من ثم تقديم التوصيات للوضع المستقبلي، والإشراف على تنفيذ التوصيات وفق مراحل. في حين أن النطاق الثاني يتضمن إعداد الخطة الاستراتيجية للمديرية العامة لتقنية المعلومات، وإعداد الدليل الإلكتروني للخدمات التقنية، وخدمات البلدية حسب أفضل الممارسات في هذا الجانب؛ وهذا ما تم مؤخرًا حيث تم تدشين النسخة الأولى من دليل خدمات بلدية مسقط الذي يعتبر دليلا مرجعيا لإجراءات البلدية، وهو يوحد الإجراء التنظيمي وفق رؤية مشتركة. ولابد لعملية التحول الرقمي أن تتم من خلال منهجية متكاملة، تشمل إشراك ومراعاة كافة القطاعات البلدية، وتأخذ في الحسبان مختلف الجوانب الإدارية والمالية والفنية والتشريعية، والقانونية، ذلك لأن تطوير جانب واحد فقط، أوعدم الانسجام في التطوير بين القطاعات سيؤدي إلى تباطؤ في عملية التحول الرقمي، كما أن عدم وجود أرضية مشتركة للتطوير وعدم توحيد أدوات ومنهجيات التطوير يشكل تحديا في عملية التحول الرقمي، وعلى سبيل المثال: فإن القيام بعملية تحول رقمي لإجراءات ورقية غير محسّنة سينتج عنها إجراءات رقمية غير محسنة أيضًا، وبالتالي يتضاعف الجهد المطلوب لتحسين هذه الإجراءات. لذلك فإنه من الضرورة التأكيد على أهمية وجود منهجيات إدارة التغيير مع مشاريع التحول الرقمي؛ لرفع الوعي بأهمية التغيير، وتيسير تحقيق الأهداف المنشودة، والتغلب على التحديات الإدارية.

ويعتبر الدعم الإداري عاملا أساسيا لضمان نجاح خطوات أي مشروع، وحيث إن مشروع تقييم المنظومة التقنية ببلدية مسقط يرتبط بنجاح الخدمات التي تقدمها كثير من قطاعات العمل في البلدية، لذلك فقد تم دعم المشروع بتشكيل اللجنة التوجيهية والفريق التنفيذي لإدارته وتقييم المنظومة التقنية، كما تم إعادة تشكيل اللجنة التوجيهية لمشروع التحول الرقمي ببلدية مسقط والفريق المعني بالتحول. في الوقت نفسه قد تم إعداد حلقات تعريفية على مستوى القيادات العليا والوسطى وموظفي البلدية؛ لتعريفهم بمراحل المشروع، وأهم ما توصلت إليه الدراسة التقييمية، والنقاط التي تؤثر أو تتأثر بمستوى تقديم الخدمات التقنية للقطاعات المختلفة.

هناك عدد من المشاريع والبرامج التي أوصت بها الدراسة الاستشارية التي تعمل بلدية مسقط لتبنيها بهدف تسهيل إجراءات المستفيدين، وذلك بما يتناسب بمنظومة العمل البلدي، منها مشروع صياغة الأهداف ومؤشرات أداء الخدمات، ومشروع توحيد أدوات وآليات تطوير الإجراءات مع توثيق الإجراءات الحالية رقميا، بالإضافة لمشروع توحيد الاحتياجات التقنية والتلبية المسبقة للاحتياجات الرقمية، ومشروع تحديد مستوى الخدمات الرقمية المطلوبة من قطاعات الأعمال، مع إيجاد برامج لتبني آلية تحليل الاحتياجات التقنية أوتبني آلية التدريب التقني الداخلي. وفي سبيل هذه الرؤى فإن الدراسة أوصت بأنه من المناسب إنشاء فريق خاص بإدارة آلية تحليل الاحتياجات، وتطبيق منهجية  (ITIL) للدعم الفني وتصميم الخدمات التقنية، وعمل مشروع إعادة هيكلة البنية الأساسية البرمجية، وتطبيق منهجيات إدارة مراكز البيانات والشبكات وإدارة المشاريع، والعديد من المشاريع الداعمة الأخرى.

أما فيما يخص المشاريع الأخرى التي تعمل البلدية على تبنيها، فمن أهمها منظومة المتابعة الميدانية، والتي ستشمل جميع ماله علاقة أو مرتبط بالأعمال الميدانية كالتفتيش، وتحرير المخالفات، والموافقات المرتبطة بزيارات ميدانية، ومشروع منظومة تصاريح الحفر، التي ستربط بأكثر من جهة ذات طبيعة مشتركة بإمداد شبكة خدمات، أولها إعطاء الموافقات والأذونات لتسهيل أعمال الحفر المرتبطة بالمشاريع. الجدير بالذكر أن بلدية مسقط قد أنهت حديثًا ربط جميع مواقعها بشبكة الألياف البصرية بمعدل سرعة تصل إلى 1 جيجا هيرتز؛ لتضمن للمستفيدين من خدمات البلدية وموظفي البلدية سرعة أعلى في العمليات اليومية التي يعتمد إنجازها على العامل التقني.