مواعيد الصلاة
أساليب علاج ضعف الاتصال والتواصل في المؤسسات «2»
حفصة السبتية -
لا يخفى ما قد يسببه إحساس البعض من ضعف فعالية الاتصال وعدم التواصل مع الإدارة أو مع الرئيس المباشر من شعور بالإحباط وعدم الرضا، والتأثير سلبا على درجة إخلاص الموظف وارتباطه بالعمل وبالتالي ضعف رغبته في العطاء والبذل؛ لذلك لابد من تدعيم الجانب الإنساني في الاتصال، وتنمية العلاقات الإيجابية، وزيادة درجة التقارب فيما بين الإدارة والعاملين بما يكفل تحقيق التفاعل بينهم.
فهل هناك حرية في مناقشة واجبات العمل مع الإدارة؟ فإذا كان الموظف لا يستطيع مناقشة مديره أو مناقشته في أضيق الحدود، ولا يقدر على إيصال آرائه وأفكاره، والمعلومات المتصلة بعمله؛ فذلك يوضح الحاجة إلى عدم مغالاة المديرين في استخدام السلطة، والحرص على ألا يسود العلاقة فيما بينهم وبين موظفيهم نمط التسلط والخضوع وأسلوب الأوامر التي لا تناقش، وإنما نهتدي بقوله تعالى: «فَبِمَا رَحْمَةٍ مِّنَ اللَّهِ لِنتَ لَهُمْ ۖ وَلَوْ كُنتَ فَظًّا غَلِيظَ الْقَلْب لَأنفَضُّوا مِنْ حَوْلِكَ ۖ فَاعْفُ عَنْهُمْ وَاسْتَغْفِرْ لَهُمْ وَشَاوِرْهُمْ فِي الْأَمْرِ ۖ» (سورة آل عمران: آية 159)، فعلى المديرين أن يعملوا على حث وتشجيع موظفيهم على الحوار والمناقشة فيما يتعلق بواجبات العمل؛ ما يرشد من عملية الاتصال، ومن ثمَّ رفع مستوى الأداء، ويجب العمل على إيجاد قنوات اتصال مستمرة ومفتوحة دون عقبات، كعقد اجتماعات دورية للموظفين لمناقشة قضايا ومشاكل العمل، وإعطاء الفرصة لكل فرد للمناقشة بحرية ودون تخوف أو تحرج، بدل من إلقاء الأوامر والتوجيهات فقط، ولابد للمسؤول أن يشجع النقد والمعارضة، ويتعرف على ما يدور في أذهان الآخرين، والأمر الأهم ضرورة أن نقرن القول بالفعل، وذلك ما يجعل الفعل الإداري يصيب أهدافه، ويحقق ما يبتغيه من نتائج مرضية.
ويشرح الدكتور علي محمد عبدالوهاب، أستاذ إدارة الأعمال، طرق علاج بعض مشكلات الاتصال، ففي الجانب اللغوي يجب أن يكون المسؤول دقيقا واضحا ومحددا في رسالته، ويعبر تعبيرا سهلا بسيطا ذا دلالة، ويختار المقال المناسب للشخص المناسب، أما على الجانب السلوكي، فلابد من تحري الأمانة في نقل الرسالة واستلامها، وصياغة النقاط الهامة للأداء المضمون. ولمواجهة عوائق الاتصال وجعل الأداء فعالا في مكان العمل فيما يلي بعض النصائح لمساعدة المديرين ذكرها فورشن (Fortune, 1994) منها: الاستماع الفاعل لمضمون ما يقوله الآخرون، والإقناع بدلٍ من الأمر، واستهداف ما تقوله لفئة محددة، والتفاعل مع المحتوى وليس في أسلوب الآخرين في التعبير عما لديهم، وإبلاغ الآخرين أن النقد مقبول ومرحب به، وجعل الأداء فعّالا في مكان العمل.
ولا بد من فهم دور تكنولوجيا الاتصالات في التواصل، التي أصبحت تسمح للفرد في أي منطقة من العالم، بالاتصال والاطلاع على ما يحصل في المناطق الأخرى. لذلك لا بد من رفع مستوى استخدام التقنيات الحديثة في عملية الاتصال الإداري، وتدريب العاملين على كيفية التعامل معها لما لها من فوائد منها: تقليل كلفة الإجراءات، وزيادة كفاءة العملية الإدارية، وإلغاء تأثير عامل المكان أو عامل الزمان، ومشكلات المناخ، والتقليل من مشكلات الإجازات بالتواصل من خلال الشبكة الإلكترونية، ونشر الوثائق لأكثر من جهة في أقل وقت ممكن، والاستفادة منها في أي وقت، وكذلك في أرشفة المعلومات إلكترونيا.
إن تحسين عملية الاتصال والتواصل الإدارية بين الموظفين هو عملية مستمرة، فمن الأهمية بمكان صيانة نظام الاتصال في أي مؤسسة والمحافظة على فعاليته لضمان نجاحها واستقرارها.
