تنفيذ برنامج التحول الإلكتروني اعتبارا من مارس القادم وتطبيقه تدريجيا

2019 عاما إلكترونيا بامتياز في بلدية مسقط –

تواصل بلدية مسقط ممثلة في دائرة تنمية الموارد البشرية وبالتعاون مع المديرية العامة لتقنية المعلومات ودائرة الوثائق بمكتب رئيس البلدية المرحلة الثالثة من برنامج العمل التدريبي «نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية» والذي يشارك فيه عدد من موظفيها من مختلف وحدات البلدية وذلك خلال الفترة من 10 الى 21 فبراير الجاري بقاعة الاجتماعات في مبنى رئاسة البلدية.
خصصت هذه المرحلة من البرنامج على التدريب في مجال «إدارة المهام» وذلك ضمن نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، حيث سيتعرف المشاركون على كيفية إدارة المهام من خلال عرض البريد الوارد والتوجيه والتعليق والرد على المهام ومراجعة المستندات، ومسودة المراسلات وتوقيع الوثائق، وتنقسم مجموعة إدارة المهام إلى (9) مجموعات موزعة على الموظفين من مختلف وحدات بلدية مسقط، وسيشمل البرنامج كافة الموظفين في جميع المستويات الإدارية والمديرين العامين ومديري الإدارات وأمانات السر التي تتبع رئيس البلدية.
وأفاد سلطان بن سالم الشايعي مدير دائرة تنمية الموارد البشرية ببلدية مسقط: «لقد عملت بلدية مسقط منذ فترة طويلة على برنامج التحول الإلكتروني، حيث فازت بالعديد من الجوائز في هذا المجال، وتواصلا مع رؤية عمان 2040 فقد سعت إلى أن يكون عام 2019م عاما إلكترونيا بامتياز، من خلال نقل برنامج إدارة الوثائق والمحفوظات إلكترونيا، والتقليل من الهدر في الأوراق والأحبار وما يرتبط بها من مراسلين وسيارات ووقود، الأمر الذي سوف يسهل عملية تبادل المستندات داخل البلدية وخارجها، وقد بدأت خطوات العمل في هذا البرنامج منذ وقت مبكر بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، ومن المؤمل أن تبدأ البلدية بتفعيل النظام في بداية شهر مارس القادم، بحيث يتم تطبيق النظام الإلكتروني تدريجيا إلى أن تختفي المعاملات الورقية أو يقلل القدر الأكبر منها. وأضاف الشايعي: نفذت البلدية عدد من الدورات التدريبية التمهيدية لعدد من موظفي البلدية كان أولها البرنامج التدريبي على نظام إدارة الوثائق خلال الفترة من 9 إلى 27 سبتمبر 2018م واشتمل الجزء الأول منه على شرح نظام تصنيف الوثائق المشتركة بين الجهات المعنية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، وفهم وممارسة الأسس وقواعد العمل على التصنيف المشترك المعمول بها ومدد الاستبقاء والمصير النهائي وقواعد الحفظ وغيرها من المعلومات. بينما اشتمل الجزء الثاني شرح دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية. كما تم تنفيذ المرحلة الثانية من التدريب العملي بعنوان «التدريب على نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية» والموجه للمستخدمين المرشحين من قبل مسؤولي وحدات البلدية من أجل العمل على نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، من حيث إنشاء المستندات وحفظها، والاطلاع عليها ومشاركتها، وأعمال التصنيف والمتابعة، وذلك خلال الفترة من 27 يناير الماضي وحتى 24 فبراير الجاري بالإضافة إلى مجموعة مخصصة للتدريب على أعمال المتابعة بتاريخ 25 من الشهر الحالي.
وقال سليمان بن جمعة السليمي رئيس قسم التراخيص البلدية بالمديرية العامة لبلدية مسقط ببوشر: « بداية نشكر القائمين على هذا البرنامج الذي يعد نقلة نوعية للتحول من النظام الورقي الى النظام الالكتروني، مما سوف يسهل عملية حفظ وإدارة الوثائق إلكترونيا ويسهل للعاملين بهذا البرنامج عند تطبيقه ويوفر الوقت والجهد، ولقد استبشرنا خيرًا حول مشروع نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية ببلدية مسقط ، ومن خلال التدريب على هذا البرنامج نرى أنه سهل التعامل معه والخطوات المتبعة فيه مرنة من بداية إنشاء مسودة الوثيقة وإلى مرحلة الحفظ النهائي تتم بصورة بسيطة وسريعة ولا يتطلب المزيد من الوقت».
وتحدثت سلوى بنت مبارك الهادية مشرف علاقات عامة قائلة: «لقد استفدت كثيرا من برنامج إدارة الوثائق، والاستفادة الأكبر في تفعيل وتطبيق محتويات البرنامج وأرى أن مشروع إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية مشروع ثري للموظفين من مختلف قطاعات البلدية في تسهيل عملية المراسلات مما يسهم في تسريع وتيرة العمل وتخليص المعاملات في وقت وجيز، وبالتالي يسهل عملية التواصل بين الموظفين بأسلوب إلكتروني متطور بعيدا كل البعد عن الروتين السابق».