فريق الإشراف الفني يتابع فرز الوثائق العامة لتعليمية شمال الباطنة

صحار - سيف بن محمد المعمري -

قام فريق الإشراف الفني لفرز الوثائق العامة بوزارة التربية والتعليم بزيارة إلى المديرية العامة للتربية والتعليم بمحافظة شمال الباطنة وذلك بهدف الوقوف على مدى جاهزية المحافظة لبدء عملية فرز الوثائق من حيث توفر الأماكن والاحتياجات إلى جانب تدريب الفريق على عملية حصر الوثائق ومعرفة الوضع الوثائقي الحالي وأماكن الحفظ وشرح آلية ومراحل فرز وترفيف الوثائق واستخدام الاستمارات المعدة وآلية إدخال البيانات في القاعدة المعدة لذلك وتقنيات استخراج البيانات والتقارير. حيث التقى الفريق الزائر مع الدكتور علي بن ناصر الحراصي المدير العام الذي أثنى على الجهود المبذولة في هذا الجانب وحث أعضاء الفريق المعني بالمديرية بأهمية التعاون مع فريق الإشراف الفني بالوزارة من أجل إنجاح خطة فرز الوثائق بمديرية المحافظة.

وقال يحيى الهنائي رئيس قسم الحفظ بدائرة الوثائق بوزارة التربية والتعليم أن الخطة تشمل فرز وثائق وزارة التربية والتعليم والمديريات بالمحافظات بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حيث تم البدء في عملية الفرز بديوان عام الوزارة كمرحلة أولى ويقوم الفريق حاليا بالمرحلة الثانية وهي استهداف المحافظات التعليمية، وقد قام الفريق الزائر بالاطلاع على أماكن حفظ الوثائق في الوضع الحالي بالمديرية.

من جانبه أكد أمجد الكيومي رئيس قسم البريد والوثائق بالمحافظة بأن خطة فرز الوثائق جاءت متوافقة مع تطبيق نظام إدارة الوثائق حيث تكمن عملية الفرز للوثائق القديمة التي تم إنشاؤها قبل تطبيق النظام من أجل تصفية وضع الوثائق الحالي ليتم ترحيل الوثائق التي تكتسب أهمية تاريخية وبحثية إلى الهيئة وإتلاف الوثائق التي حان موعد إتلافها بالاعتماد على جداول مدد استبقاء الوثائق وإرساء نظام عصري لإدارة الوثائق لكي يتم التعامل مع الوثائق التي يتم إنشاؤها بكافة التقسيمات الإدارية بالطرق الحديثة لإدارة الوثائق تطبيقا لمقتضيات قانون الوثائق المحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/‏2007.

يجدر الإشارة إلى أن خطة فرز الوثائق مبادرة تتبناها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لإنقاذ الوثائق المهمة لتاريخ البلاد والمعبرة عن إنجازات عهد النهضة المباركة ليتم ترحيلها إلى الهيئة لمعالجتها وإعدادها للإتاحة وفقا لأحكام قانون الوثائق والمحفوظات وإعداد الوثائق التي حان موعد إتلافها للقيام بإتلافها في معمل الإتلاف الآمن بالهيئة بعد استكمال كافة الإجراءات الإدارية والمالية، كما أن هذه الخطة تتيح للجهة التي أنهت فرز وثائقها توفير الظروف الطبيعية لحفظ الوثائق التي نشأت بعد تطبيق النظم العصرية لإدارة الوثائق وذلك من خلال توفير المساحات المناسبة.

وضم الفريق الزائر كلا من يحيى الهنائي رئيس قسم الحفظ بدائرة الوثائق بوزارة التربية والتعليم وسعيد السعيدي فني وثائق وسيف السليماني مدخل بيانات وهلال البلوشي مشرف تنسيق ومتابعة بوزارة التربية والتعليم.