«التربية» تنظّم حلقة توعوية لنظام الحضور والانصراف

بمشاركة 120 من مديري العموم والدوائر ورؤساء الأقسام -

نظمت وزارة التربية والتعليم ممثلةً بالمديرية العامة للشؤون الادارية «دائرة النقليات والخدمات » أمس حلقة عمل توعوية لنظام الحضور والانصراف برعاية سعادة مصطفى بن عبداللطيف وكيل الوزارة للشؤون الإدارية والمالية ، بمشاركة 120من مديري عموم ديوان عام الوزارة والدوائر ورؤساء الأقسام ، وذلك بمسرح ديوان الوزارة. تضمنت الحلقة تقديم 4 أوراق عمل، حيث قدم يحيى الهطالي من دائرة النقليات والخدمات ورقة عمل تطرقت إلى مقدمة حول نظام البصمة، ومراحل تطورها، ودور دائرة النقليات والخدمات ممثلة ًبقسم الخدمات في البصمة ، وإلى الأخطاء الشائعة كقيام بعض الموظفين بإجراء بصمتي الحضور والانصراف في آن واحد ، وإجراءهم بصمة الحضور ثم الخروج إلى خارج المبنى، والعودة لإجراء بصمة الانصراف، وإجراءهم البصمة في مبان أخرى تابعة لديوان عام الوزارة، وإجراءهم بصمة الحضور فقط أو الانصراف فقط ، كذلك تطرقت إلى توصيات ومقترحات عامة متمثلة في الاستمرار بالتوعية بأهمية المتابعة لحضور وانصراف الموظفين ، وتحمل المسؤول المباشر الإشراف التام على متابعة الموظفين ، وربط نظام البصمة بالكاميرات الموجودة بالمباني بديوان عام الوزارة ، وتطوير وتحديث النظام الإلكتروني بحيث يتمكن من اعطاء إحصائيات ومؤشرات مباشرة ، وتكليف احدى الجهات بتنفيذ دراسة تحليلية لمعرفة أسباب ودواعي عدم الالتزام. كما قدم عبدالله الحمادي من دائرة نظم المعلومات ورقة عمل « نظام البوابة التعليمية ، نظام الحضور والإنصراف» تطرق فيها إلى أنظمة الحضور والانصراف، وآلية تفعيل أنظمة الحضور والانصراف ، حيث يمكن للمستخدم إدراج توقيت معين سواء توقيت عام للوزارة بالكامل أو محافظة معينة أو لمدرسة معينة ، لكي لا يقوم النظام بحساب حالات التأخر في الحضور أو حالات الانصراف المبكر بالتساوي ، وإنما يعتمد على موقع الموظف في تلك الجهة التي تم تعريف وقت حضور وانصراف محددين لها ، كذلك الحضور والانصراف اليدوي يتم من خلال هذه الشاشة معالجة الحضور المتأخر أو الانصراف المبكر ، وتكون هذه الصلاحية لدى الرئيس المباشر اختيار سبب من الأسباب التي تم ترميزها في النظام ، ويمكن إضافة أسباب أخرى إذا رأت الجهة المعنية ذلك من شاشة الترميز التي يتم فيها ادراج السبب ، حيث يمكن لاحقا استخراج تقرير أو إحصائية ، وأيضاً كشف الحضور والانصراف اليومي يتم استخراج هذا التقرير من خلال البوابة ، ويمكن تحديد تاريخ معين سواء يوم معين أو فترة معينة يتم تحديدها من خلال الشاشة ، ويمكن استخراج تقرير بالقسم بالكامل أو موظف معين ، ويظهر الكشف باسم الموظف وتوقيت الحضور والانصراف ، وأيضاً دور الرئيس المباشر يمكن للرئيس المباشر استخراج التقرير الخاص بقسم معين أو استخراج تقرير آخر وهو خاص بموظف معين ، وإدخال الأسباب إن وجدت أو رفع الموضوع للمدير ، ويمكنه كذلك إدخال الأسباب أو رفعه للمدير العام وبنفس الطريقة ، فإذا لم توجد أسباب يتم عمل مراسلة للدائرة القانونية ، وتقرير الحضور اليومي الشامل . وقدم محفوظ الحراصي من دائرة الموارد البشرية ورقة عمل بعنوان « أهمية إدخال الإجازات وعلاقتها بنظام البصمة ( الحضور والانصراف )» تطرق فيها إلى أهمية إدخال الإجازات ومعالجة الغياب، من خلال الحفاظ على رصيد الموظف بالشكل الصحيح ، وتلافي وجود فرق بين النظام المالي ، ونظام الإجازات عبر البوابة ، وتجنيبه الخصم من الراتب في حالة لم يكن له رصيد، بعد معالجة غيابة يدويا ، وكذلك توفير الجهد والوقت والمال الناتجة من سحب الكشوفات ومتابعتها، سواء كان هذا السحب من المعنيين من دائرة الخدمات والنقليات، أو من جهة عمل الموظف وهذا نادرا ، مع العلم بوجود الصلاحية لدى المسؤول المباشر، وتطبيق القانون فيما يتعلق بالالتزام بالدوام الرسمي، والأمانة الوظيفية، كذلك تناولت الورقة كيفية معالجة غياب الموظف، الطريقة الأولى: يتم معالجة الغياب باختيار نوع من أنواع الإجازات في حالة تمتع الموظف بها حسب الإجراءات والطرق المتبعة عبر نظام الإجازات في البوابة التعليمية ، طلب إجازة لفترة مستقبلية ( تجنب الغياب ) وطلب غياب بعذر لفترة ماضية، والطريقة الثانية : معالجة الغياب يدويا تتم عن طريق الصلاحية الموجودة لدى المسؤول المباشر عن طريق الخيارات المتوفرة بالنظام ( حضور متأخر، انصراف مبكر، ندوة ، دورة تدريبية ، اجتماع ، مهمة عمل ...)، وكيفية معالجة غياب الموظفين الذين تم استثنائهم من نظام البصمة ، يتم ذلك عن طريق البوابة التعليمية ومتابعة من المسؤول الأعلى لكونه الأقرب لهم ومعرفته بحضورهم وانصرافهم. واختتمت الحلقة بورقة عمل عن « الالتزام بالحضور والانصراف والتبعات القانونية لمخالفة ذلك» قدمها عبدالله النيري من الدائرة القانونية تطرق فيها إلى المحاور الرئيسية وهي: تحديد مواعيد العمل الرسمية ، واجب الموظف في المحافظة على الانتظام في العمل بالانتظام فيه ، والالتزام بمواعيده الرسمية ، وتخصيص وقته لأداء الواجبات الوظيفية ، وآلية معالجة الأيام التي يمتنع فيها الموظف عن أداء مهام عمله مع اكتفائه بتوقيع الحضور والانصراف، وكذلك دور الدائرة القانونية في متابعة الموظفين المخالفين لنظام تثبيت الحضور والانصراف، وأمثلة لحالات تم معالجتها قانونياً بموجب اختصاصات الدائرة القانونية.