الشركة العمانية للنقل البحري تعتمد نظام إدارة الوثائق

مسقط في 20 مارس/ اعتمدت الشركة العمانية للنقل البحري «نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق بالشركة» كأول شركة بالقطاع الخاص تعتمد نظام إدارة الوثائق بالشركات والمؤسسات التي تساهم الحكومة في رأس مالها بما لا يقل عن 25%، حيث وقع الاعتماد من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة، ومن جانب الشركة العمانية للنقل البحري طارق بن محمد الجنيدي الرئيس التنفيذي للشركة، يقوم بموجبها قسم الوثائق بالشركة بتطبيق النظام والإشراف على دوائر واقسام الشركة وتقديم كافة أشكال الدعم الفني بالتعاون مع فريق الدعم الفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، يأتي هذا الاعتماد ضمن توجه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية نحو إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات بالشركات والمؤسسات التي تساهم الحكومة في رأس مالها بما لا يقل عن 25%، حيث تعد هذه المؤسسات والشركات إحدى اصناف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات بموجب المرسوم السلطاني رقم 60/2007، كما يهدف الاعتماد لخلق الوعي التام لدى المؤسسات والشركات بأهمية التوجه نحو تنظيم وإدارة الوثائق بالآلية المعتمدة في السلطنة والتي تبنتها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وفق المواصفة العالمية ISO 15489 المعنية بإدارة الوثائق لما لها من خدمة عالية الجودة في إدارة الوثائق الجارية والوسيطة وكذلك تأمين الذاكرة الوطنية.

أشاد سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بجهود الشركة العمانية للنقل البحري، وتواصلها المثمر، وما قدمته من مساعدة لفرق العمل بدائرة المتابعة والدعم الفني لإعداد نظام عصري لإدارة الوثائق بالشركة، وقال الضوياني بأن الاعتماد جاء ترسيخا للتوجه الحثيث من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والتزاماً منها لمواصلة خطط العمل الرامية إلى تنظيم وثائق الدولة بأسلوب عصري يتوافق والمواصفات العالمية في هذا الشأن، كما وتؤكد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على ضرورة العمل من أجل النجاح والرقي بمستوى إدارة وحفظ الوثائق. حيث سيعمل على تقديم الطرق الحديثة في جمع وحفظ أرصدة الوثائق بالجهة المعتمدة للنظام وتوثيق كافة المعاملات، بعد وضع خطة تصنيف لهذه الوثائق وما بها من مميزات في تمكين التحكم في الكم الكبير من الوثائق والوصول إليها بسرعة ودقة. كما سيعمل إلى حفظ حقوق الشركة والمتعاملين معها، إضافة إلى توفيره للنفقات المالية.

من جانبه أوضح طارق بن محمد الجنيدي الرئيس التنفيذي للشركة العمانية للنقل البحري بأن الشركة وهي الناقل الوطني البحري للسلطنة نفذت كافة المتطلبات والآلية التي وضعتها الهيئة والخاصة بنظام إدارة الوثائق، بعدما اجتمعت مع الهيئة وشرح المنهجية المتبعة في هذا الجانب، حيث تم بعد ذلك تشكيل فريق عمل يشرف عليه فريق مختص من قبل المسؤولين والاختصاصيين بهيئة الوثائق، والذي بدوره باشر في تحديد جدولاً زمنياً لاستخراج نشاطات ومهام الشركة في كل الدوائر والأقسام سواءً في مقرها الرئيسي او على متن اسطول ناقلاتها ، حيث تم وضع خطة تصنيف وتحديد الوظائف الأساسية والفرعية وإعداد الصيغة الأولية لنظام التصنيف، كما تم إعداد الصيغة الأولية لخطة مدد الاستبقاء بالتنسيق مع الجهتين، بعد ذلك تم توزيع نظام التصنيف ومدد الاستبقاء على الإدارات، حيث توج هذا الجهد بين الجهتين اليوم لاعتماد نظام إدارة الوثائق بالشركة العمانية للنقل البحري كأول شركة في القطاع الخاص التي تساهم الحكومة في رأس مالها بما لا يقل عن 25%.

وقد قام فريق عمل مشترك بين هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والشركة العمانية للنقل البحري بإعداد نظام إدارة الوثائق وفقًا للمبادئ والإجراءات الواردة بقانون الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية الصادرة بالقرار الوزاري 23/‏‏‏‏2008 وشمل هذا النظام الوثائق معتمدًا على جداول مدد الاستبقاء وعملية تصنيف الوثائق باعتبارها عملية ذهنية تستوعب الإلمام الدقيق بالوثائق والملفات وتتطلب القدرة على تجميع موضوعاتها وترتيبها وتفريعها بصفة منطقية ومندرجة من العام إلى الخاص، وإسنادها برموز لتميزها للتمكن من الوصول إلى الوثائق والملفات المطلوبة بدقة وسرعة. يكر أن اعتماد نظام إدارة الوثائق بالشركة العمانية للنقل البحري جاء عملًا بأحكام قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بموجب المرسوم السلطاني رقم (60/‏‏‏‏2007م) حيث يتضمن النظام تصنيف الوثائق بما يتلاءم مع طبيعة عمل الجهة ونوعية وثائقها وجداول مدد استبقاء الوثائق، حيث يتم تحديدها مسبقا قبل إنشاء الوثيقة مرورا بمراحلها العمرية الثلاث (الجاري، والوسيط، والحفظ النهائي) وذلك ضمانًا لتكوين أرصدة الأرشيف النهائي وحفظها لدى الهيئة كدليل على مقومات سيادة البلاد ورافدا للتراث الوطني ومصدرًا للبحوث والدراسات، وطريقة حفظ وتداول الوثائق الأساسية والوثائق ذات الطابع السري.