الوثائق والمحفوظات تنظم لقاء تعريفيا في سوق المال

استضافت الهيئة العامة لسوق المال أمس اللقاء التعريفي الذي تنظمه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، حول مشروع إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية للهيئة، وذلك بحضور سعادة الشيخ عبدالله بن سالم السالمي الرئيس التنفيذي للهيئة العامة لسوق المال، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، حيث رحب رئيس الهيئة العامة لسوق المال بوفد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مقدرًا الدور الكبير الذي تقوم به الهيئة في سبيل إرساء نظام عصري لإدارة المستندات والوثائق لما له من تحول إيجابي كبير في سير العمل، كما أبدى سعادته الاستعداد التام للتعاون مع هيئة الوثائق فيما يتعلق بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية، متطلعًا إلى اعتماد النظام بالهيئة لبدء العمل وفق منهجية عمل حديثة في مجال الوثائق. من جانبه تحدث سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول دور هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق الخصوصية في مختلف الجهات المعنية، وأضاف: إنه من الجدير أن نولي الوثائق جل اهتمامنا ورعايتنا حكومة ومواطنين فهي الحق الضامن والكفيل في الدفاع عما تم إنجازه في هذا البلد الغالي ليصبح ذاكرةً وطنيةً تطلع عليها الأجيال القادمة إلى جانب تطرقه إلى خطط ومشاريع الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام إدارة الوثائق بالجهات المعنية ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.

بعد ذلك قدم حمد بن علي السعدي المدير المساعد لشؤون المتابعة الفنية بهيئة الوثائق عرضًا مرئيًا تطرق فيه إلى خطة العمل في إعداد النظام والمراحل والآلية المتبعة في إعداده والتي تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل ودراسة الاختصاصات التنظيمية والمهام والأنشطة لكافة الإدارات المعنية إلى جانب القيام بعملية التكشيف بعد أن تقوم الهيئة بتدريب فريق العمل على هذه العملية واستخدام الاستمارات وأدوات العمل المناسبة إضافة إلى إعداد نظام التصنيف الذي يسهل عملية تنظيم وإدارة الملفات والوثائق الناتجة عن القائمة الاسمية، كما تناول العرض إعداد جداول مدد الاستبقاء بعد تقييم الوثائق وتحديد المصير النهائي إما الإتلاف أو الحفظ الدائم إلى الهيئة، واعتماد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية وتدريب موظفي الهيئة العامة لسوق المال على استخدام هذه الأدوات الإجرائية.