فن التحدث في الهاتف

التحدث في الهاتف، سواء المحمول أو هاتف المنزل وحتي الشركة له أصول خاصة، سواء كنت المتصل أو المُجيب، لكل شخص قواعد خاصة وفن يجب أن يلتزم به أثناء التحدث وهذا كله مفيد لك، فحتمًا ان التواصل عبر الصوت لا يوصل إيماءات الجسم او حتي يوصل الأفكار بنسبة 100% كما تفعل المقابلات الشخصية وجهًا لوجه، وحتى لا تقع في أي لبس أثناء التحدث أو يُعيب الآخرون عليك، ويوضح موقع «ثقف نفسك» بعض القواعد التي يمكن اتباعها أثناء التحدث في الهاتف وهي ما ستجنبك الكثير فيما بعد.

1- لا تتحدث في الأماكن المغلقة:

حتي وإن كنت بعيداً عن الأشخاص في هذا المكان المغلق على بعد 10 أقدام فما زال بإمكانهم سماعك، فتجبرهم على سماعك بمجرد تواجدهم في هذا المكان، لأن لكل شخص حيز مكاني لا يجب تخطيه حتى لا يشعر الآخرين بالضيق وعدم الارتياح.

فيجب أن تبعد مسافة 30 - 60 سم أو أكثر عن الآخرين أثناء التحدث عبر الهاتف المحمول إذا كنت في مكان غير مغلق، أما الأماكن المغلقة فلا يُفضل ذلك.

2- لا تتحدث بصوت مرتفع أو تصرخ في الهاتف:

يجب التحدث بنبرة صوت هادئة، فلا داعى للصراخ حتي وإن كان المكان حولك مزدحم وتشعر ان كلامك لا يصل، فلا تصرخ، وفي الواقع إن المحمول مزود بميكروفون حساس يستطيع نقل الأصوات الهامسة، فلا داعي للصراخ حتي يكون كلامك مفهوماً لدي المتحدث الآخر وأيضًا كي لا تزعج الآخرين من حولك.

3- لا تشتغل خاصية السماعات الخارجية:

لا داعي لأن يستمع الآخرين لمحادثتك، لا يُفضل إطلاقًا ان تستخدم تلك الخاصية في مكان عام، فيبدأ الآخرون بمعرفة حديثك وربما قد يصيبهم هذا بالضجر لعدم رغبتهم في سماع صوت المحادثة، و لتركيزهم في أمور أخرى خاصة بهم.

4- لا تتحدث عن أمورك الشخصية في الأماكن العامة:

تيقن أن لديك حيزا من الخصوصية لا يمكن ان تترك الآخرين تجاوزه، فإذا كنت مضطراً اعتذر ممن تتحدث معه لتستكمل الحديث في وقت آخر، فيجب عليك ان تختار الوقت والمكان المناسبين للتحدث في الأمور الهامة والشخصية عبر المحمول حتى تضمن الخصوصية والسرية.

5- ابتعد عن الشجار في الهاتف:

قد تضعك الظروف لأن تتشاجر في الهاتف سواء مع أحد موظفين العمل أو أحد أفراد العائلة، تأكد أنك بتلك الطريقة لن تصل لحل فهذا سيزيد الأمر سوءا ويفاقم المشكلة، لأن التواصل غير المرئي المتبادل لا يوصل الأفكار بشكل مفهوم أو حتى الآراء، يمكنك تأجيل النقاش في الأمر لأول مقابلة شخصية بينك وبين المتحدث حتى لا تزيد الأمر سوءا بسبب تلك المكالمة وتنشأ فجوة بينكما قبل ان تتلاقيا.

6- تفرغ لمكالمتك ولا تشتت نفسك:

في الوقت الراهن نجد العديد من الأشخاص يقومون بأكثر من عمل في وقت واحد، كالكتابة على الكمبيوتر وشرب فنجان القهوة فيستطيع الشخص إنجاز أكثر من عمل في آن واحد بكفاءة، بينما الأمر مع الهاتف المحمول مختلف حيث يتطلب التركيز والتفرد حتى يتم إنجاز الأعمال التي تجرى من خلاله بكفاءة، وتتواصل الأفكار جيداً بينك وبين المتحدث.

7- اعرف ما هي الأماكن الممنوع فيها استخدام الهاتف؟

هناك بعض الأماكن غير مستحب ان تستخدم فيها هاتفك فإذا استخدمته فيها تكون مخطئا، وستقابل بالانتقاد من المتحدث في الطرف الآخر وكذلك الأشخاص من حولك، هذه الأماكن مثل: الحمامات -المصاعد - المستشفيات - غرف الانتظار- سيارات الأجرة -الباصات -القطارات باعتبارها أماكن عامة - الاجتماعات - المكتبات - المتاحف - أماكن العبادة - مدرسة - محاضرات - الجنازات - السينما - أثناء زيارة الأقارب، ويمكنك أن تقي نفسك من الإحراج وتضع الهاتف على خاصية الصامت في تلك الأماكن.

8- لا تستخدم الهاتف وأنت تتناول وجبة مع أحدهم:

إذا كنت ستتناول وجبة مع أحدهم، كما لو كنت ستقابل أحد أصدقائك أو خطيبتك أو أقاربك وتتوقع محادثة مهمة يفضل ان تنتهي من أمرها قبل بدء وقت الطعام، حتى وإن كنت ستضطر لأن تضع الهاتف على خاصية الصامت، لأن قيامك بالمحادثة أثناء تناول الطعام مع أحد سيكون محرجا جداً لك، وسيصيب من أمامك ببعض الضجر.

10- استأذن من الآخرين لتقوم بمكالمتك:

إذا كنت تجلس مع عدة أشخاص في اجتماع أو مجرد جلسة عامة تتحدث فيها مع الآخرين، وفجأة تريد أن تقوم بمكالمة أو تجيب على الهاتف، من الأمور الصحيحة وقتها أن تستأذن ممن حولك.

القواعد الخاصة

انتهينا من القواعد العامة، والآن نعرض القواعد الخاصة بكل من المتصل والمُجيب:

أولاً بالنسبة للمتصل: أنت من تريد التواصل وأنت الذي أقبلت على الاتصال فهناك بعض القواعد الذي يجب الالتزام بها كي يصبح اتصالك مُحببا لدى الآخرين.

1- بما أنك المُتصل فهذا يعني أنك أردت بالفعل هذا الاتصال لذلك يجب عليك ان تكون متفرغا تمامًا أثناء الحديث لا تنشغل بأمور أخرى، كأن تكون في مشوار خاص بك يستدعي تركيزك، أو تشتري شيئا ما، إلى غير ذلك، وتقوم بالاتصال بشخص ما لتحدثه، هذا بالطبع سيؤثر بالسلب على المحادثة مما يجعلك متشتتا أثناء الحديث فيفضل التفرغ التام طالما كنت أنت المتصل.

2- إذا كان الاتصال طارئا بخصوص العمل، يُفضل أن تبدأ الحديث بالأمر الطارئ والمهم دون الخوض في تفاصيل أخرى، لان هذا سيوضح لمن تتصل به أن الأمر هام ويقدر انك منشغل في أمور أخرى وهي بالتحديد العمل، فكانت تلك المحادثة لدواعي الشغل وفقط ليس للاطمئنان على صديقك أو زميلك في العمل.. إلى آخره، فالدخول في الأمر على وجه السرعة يكون جيداً.

3- لا تنس التحية في بداية الحديث، أنت المتصل لا يفوتك هذا الأمر، ابدأ بالسلام ومن ثم تطرق للحديث الذي تريده.

4- بعد السلام لا تنس أبداً الاطمئنان على حال من تحدثه وحال من يمهه أمرهم، كأن تتصل بصديقك فتسأل عليه وعلى حال زوجته أو أولاده وحتى والديه، إن هذا الأمر سيترك عنده طابع حب ومودة تجاهك.

5- إذا كنت تتصل بمن يعرفك مسبقًا فلا توجد مشكلة، أما إذا كنت تتصل بشخص لأول مرة فيجب عليك بعد التحية أن تقول اسمك بالكامل ”على الأقل اسمك واسم الأب” ومن ثم تقول صفتك وسبب الاتصال، ثم تعطي فرصة للمتحدث ان يرد على هذا السياق الأول، وأن يستفسر على أي شيء يرده ومن ثم تجيب عليك وتستكمل حديثك، وأهم شيء أن الانطباع الأول يدوم كثيراً، ولهذا تأكد من ان نمط حديثك هادئ وكلماتك واضحة ولا تسرع في الكلام.

6- لا تنس الألقاب إذا كنت تتصل بشخص غير قريب منك، فمع صديقك وأقاربك تكون على حريتك بدون ألقاب، أما غير ذلك وخصوصًا مكالمات العمل، أو إن كنت تتصل بأحد لأول مرة لا تنس لقبه ثم تقول اسمه، هكذا يكون أفضل بالتأكيد.