التعريف بآلية فرز الوثائق وحفظها وفق التقنيات الحديثة بشمال الباطنة

صحار- سيف المعمري -

التقى فريق الدعم الفني لخطة فرز الوثائق بوزارة البلديات الإقليمية وموارد المياه بالمسؤولين والمختصين بالمديرية العامة للبلديات الإقليمية وموارد المياه بمحافظة شمال الباطنة وذلك بمبنى المديرية بولاية صحار، بحضور سعيد بن سليم الكلباني مدير عام المديرية، ومديري الدوائر والبلديات الإقليمية ونوابهم ورؤساء الأقسام.

واستمع الجميع إلى شرح تفصيلي عن كيفية فرز الوثائق وحفظها وفق التقنيات التكنولوجية الحديثة وسرعة إنجاز ما من شأنه تطوير الأعمال وحفظها وسهولة الرجوع إليها.

وتحدث الفريق الزائر حول العديد من النقاط المهمة منها كيفية وضع البرنامج وإعداده، كتقدير الفترة الزمنية بعد الانتهاء من حصر الملفات ليتم عرضه على فريق الدعم الفني بدائرة الوثائق قبل اعتماده من رئيس اللجنة، ليتضمن اسم كل تقسيم وعدد المرشحين وعدد الملفات للتقسيم، وفترة فرز وثائق التقسيم.

وتمّ مناقشة عدد من الموضوعات منها الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة والأهداف الرئيسية للخطة والنتائج المتحصلة من تنفيذها ومرحلة الإعدادات التحضيرية لها والمنهجية العامة لعمل فرق فرز، بالإضافة إلى أساسيات احترام مصدر الملف وكيفية الإتلاف المنظم والمتقن بعد الانتهاء من الحاجة إليه، وكذلك الاستخدام الأفضل للأمكنة المخصصة لحفظ الوثائق والتي يسهل الرجوع إليها لو تطلب الأمر والمكان المتسع لحفظ تلك الملفات من التلف وتنظيمها.