نظام إدارة بيانات الطلبة إلكترونيا يشمل مراكز التدريب المهني ومعهدي تأهيل الصيادين في 2018

ضمن خطة «القوى العاملة» للتحول إلى الحكومة الإلكترونية -

عمان: تدشن وزارة القوى العاملة مطلع العام المقبل (2018) مشروع نظام إدارة بيانات الطلبة إلكترونيا لمراكز التدريب المهني في كل من (السيب ‘صور‘صحم، البريمي، عبري، شناص) ومعهدي تأهيل الصيادين في الخابورة وصلالة، حيث يهدف المشروع إلى توحيد الإجراءات بين مختلف المراكز والمعاهد، وإدارة سجلات الطلبة في برنامج إلكتروني.

يأتي ذلك في إطار مسعى وزارة القوى العاملة بشكل جاد ومتواصل على تطوير كافة أنظمتها الإلكترونية لتكون إحدى المؤسسات الرائدة في مشروع التحول للحكومة الإلكترونية، تم تنظيم حلقة عمل تعريفية حول نظامها الإلكتروني الجديد بحيث يتم تحويل كافة المعاملات الورقية إلى معاملات إلكترونية كتوجه عصري ولتسهيل الإجراءات على المواطنين وطالبي الخدمة، والذي ينعكس إيجابا على سرعة إنجاز المعاملات وزيادة مستوى الشفافية والدقة، كما تسعى إلى تحسين جودة الخدمات الحكومية وطرق تقديمها وفق ضوابط ومعايير ومراحل زمنية محددة وذلك لضمان توافقها مع أهداف تبسيط إجراءات الخدمات للطلاب في مراكز التدريب المهني ومعهدي تأهيل الصيادين.

وسيوفر مشروع نظام إدارة بيانات الطلبة لمراكز التدريب المهني ومعهدي تأهيل الصيادين قاعدة معلوماتية يمكن من خلالها البدء في إعداد البرنامج وبما يتوافق مع الأهداف المخطط لها، حيث يُمكن الطلبة من تسجيل المواد والتقدم بطلبات الحذف والإضافة بشكل إلكتروني، بالإضافة إلى العديد من المزايا مثل التنبيهات لأولياء أمور الطلبة حول انتظام الطالب بالحضور أو التنبيهات المتعلقة بإقامة الفعاليات بالمراكز وغيرها من الخصائص والمميزات التي تسهل على الطلبة التفاعل مع أنظمة المراكز والمعاهد، بحيث يتم خلال المرحلة المقبلة زيارة جميع المراكز والمعاهد للاطلاع على آليات التسجيل وكافة الإجراءات المتبعة في الأمور الأكاديمية والتدريسية.

ولتنفيذ المشروع اجتمعت اللجنة الفنية للمشروع وفريق العمل الداخلي بمركز التدريب المهني كمرحلة أولى، وذلك للتعرف على الهيكل التنظيمي للمركز والمسميات الوظيفية الموجودة فيه والمهام التي يقوم بها، إضافة إلى التعرف على سير إجراءات العمل الحالية بالتقسيمات الإدارية المختلفة بالمركز، حيث إن البرنامج ينفذ في أربع مراحل تتضمن التصميم والتشغيل وإدارة النظام والفحص والمتابعة. ويتضمن البرنامج تصميم برنامج يتوافق مع أجهزة النقال الذكية، بالإضافة إلى ميزة ربط المعلومات والسجلات مع بعض الجهات الحكومية.

نقلة نوعية في التطبيقات

ويعتبر مشروع النظام الإلكتروني لمراكز التدريب المهني ومعاهد تأهيل الصيادين الحكومية أحد المشاريع ذات الأهمية للوزارة ضمن خطة تحولها إلى الحكومة الإلكترونية، ويمثل المشروع نقلة نوعية في طريقه إدارة بيانات الطلبة في هذه المراكز والمعاهد، حيث إنه سينقلها من بيئة عمل ورقية تدار بطريقة يدوية إلى بيئة عمل إلكترونية سهلة وسريعة وآمنة ويمكن الولوج إليها من أي مكان تتوفر فيه خدمة الإنترنت، حيث إن فريق العمل الذي يمثل الوزارة بهذا المشروع تم تشكيله بعناية بالغة، وتم الحرص على اختيار موظفين من جميع التقسيمات الإدارية ذات العلاقة المباشرة بهذا المشروع للعمل في هذا الفريق، وبإشراف المسؤول المباشر في المديرية العامة للتدريب المهني.

ويعد المشروع من البرامج الضرورية في المرحلة الحالية، حيث إن البرنامج سوف يوفر الوقت والجهد لتوفير كافة بيانات الطلبة بدقة متناهية، مما ينعكس بشكل إيجابي للارتقاء بمستوى الخدمات الإلكترونية المقدمة لطلاب المراكز والمعاهد مما يضمن سرعة إنجاز معاملاتهم. كما يعتبر المشروع من النظم المهمة في صلب العملية التعليمية، حيث تمكن سرعة جلب بيانات الطلبة سواء من قسم شؤون الطلبة أو الأقسام الفنية والأكاديمية، من حفظ سرية البيانات ومتابعة تحصيلهم الدراسي، أما بالنسبة للطلبة فيسهل عليهم متابعة بياناتهم ودرجاتهم وجميع إجراءاتهم من أي مكان يتواجدون فيه سواء عن طريق الحاسب الآلي أو حتى عن طريق أجهزة الهواتف الذكية.

مراحل التنفيذ والأهداف

يمر المشروع بأربع مراحل، الدراسة التحليلية وتصميم قاعدة البيانات، وتشمل: حصر الخدمات، جمع المتطلبات، وصف الوضع الحالي لكل خدمة، وصف الوضع المستقبلي لكل خدمة بعد إعادة هندستها، تصميم النموذج الأولي للمشروع، وتصميم قاعدة البيانات. أما المرحلة الثانية هي تصميم وتطوير النظام باستخدام تقنية الويب، بشرط أن يعمل على جميع متصفحات الإنترنت ويكون متوافقًا مع طريقة العرض في الأجهزة اللوحية وأجهزة الهواتف الذكية، وكذلك تصميم وتطوير تطبيق يعمل في الهواتف الذكية، والمرحلة الثالثة هي تصميم وتطوير التقارير، والبدء في تجربة تشغيل النظام وتطبيق الهواتف الذكية، وبينما تكون المرحلة الرابعة هي تشغيل وإدارة النظام وتدريب المستخدمين عليه حسب فئاتهم المختلفة، تمهيدًا لاستلام المشروع وإغلاق مرحلة التنفيذ، ليدخل فيما بعد فترة صيانة مجانية.

وعليه فإن مدة تنفيذ المشروع هي عام كامل، تلتزم الشركة المنفذة للمشروع بإعداد خطتين زمنيتين (أ) و (ب)، الأولى لا تقل مدة تنفيذها عن (6) ستة أشهر، والثانية لا تزيد على (12) اثني عشر شهرًا، علمًا بأن المشروع يتم تنفيذه وفقًا للمعايير والضوابط المتبعة في وزارة القوى العاملة في تصميم وتشغيل وإدارة مشاريع تقنية المعلومات، والتي تتوافق بدورها مع المعايير والضوابط التي وضعتها هيئة تقنية المعلومات في هذا المجال.

ويهدف المشروع إلى توحيد الإجراءات وتبسيطها في جميع مراكز التدريب المهني ومعاهد تأهيل الصيادين الحكومية، بالإضافة إلى تمكين الطلبة من تسجيل المواد بشكل إلكتروني من خلال أجهزة الحاسب الآلي والأجهزة اللوحية والهواتف الذكية دون الحاجة إلى مراجعة مراكز التدريب المهني، كما يقوم النظام بإدارة سجلات الطلبة وتخليص إجراءاتهم بشكل إلكتروني مما يسهم في زيادة سرعة إنجاز المعاملات بشكل دقيق.

كما يعتبر المشروع بوابة إلكترونية يمكن الدخول إليها عن طريق الإنترنت، وتمكن الطلاب من التسجيل الآلي للبرامج الدراسية والمقررات، كما يقوم النظام بتحويل العمليات والإجراءات الحالية إلى إجراءات إلكترونية لضمان سرعة الإنجاز والدقة. ويغطي النظام جميع مراكز التدريب المهني الستة (السيب ، صحم ، عبري ، البريمي ، شناص ، صور)، ومعهدي تأهيل الصيادين (الخابورة ، صلالة). وسيتوفر النظام على مختلف أنواع الأجهزة الحاسوبية بما فيها الأجهزة الذكية. ينجز المشروع على عدة مراحل حيث سيتم في المرحلة الأولى جمع المتطلبات من المراكز والمعاهد والجهات المعنية تمهيدا لإعادة هندستها بما يتفق مع متطلبات النظام الإلكتروني وبما يضمن قيمة وإنجازا أفضل، وتتلاحق بعدها المراحل بدءا من تطوير النظام الفعلي إلى مرحلة إجراء الاختبارات والتشغيل النهائي للنظام.