ندوة «نحو المعايير الأرشيفية» توصي: بمد جسور التواصل بين المؤسسات الوثائقية والمجتمع و العمل على احترام مبدأ النشأة والترتيب في العمل الوثائقي

أوصت ندوة إدارة الوثائق والمحفوظات «نحو المعايير الأرشيفية» التي نظمتها الهيئة بالتعاون مع المعهد الدولي لعلوم الأرشيف في تريسته ماريبور(إيطاليا) وجامعة ألما ماتر يوروبيا في ماريبور، والتي استمرت على مدى يومين متتاليين بفندق كراون بلازا، على أهمية العمل على مد جسور التواصل بين المؤسسات الوثائقية والمجتمع من أجل بناء الثقة بين الطرفين، الى جانب توحيد المعايير الأرشيفية في إدارة الوثائق بشقيها الورقي والإلكتروني، والعمل على احترام مبدأ النشأة والترتيب في العمل الوثائقي، وتشجيع المؤسسات الوثائقية العربية على تطبيق المواصفات الدولية في إدارة الوثائق وبما يتماشى وخصوصية العمل في تلك المؤسسات، إضافة الى تشجيع المؤسسات الوثائقية على متابعة تطور العمل الأرشيفي ومواكبة التحديثات التي تتم من خلال إدخال أحدث النظم والمشاركة في الفعاليات المعنية الدولية في هذا الجانب.

وتطرقت أوراق العمل في اليوم الأخير من الندوة الى قواعد السجل واحترام مبدأ النشأة والترتيب الأصلي في البيئة التقليدية إضافة الى نقد مبادئ الأرشيف الأساسية، وأهمية توحيد المعايير في الأرشيف الرقمي. ناقشت الندوة على مدى اليومين الماضيين العديد من المواضيع التي تهم العمل الأرشيفي، حيث تم استعراض العديد من المواصفات الدولية التي تنظم العمل الوثائقي والمعايير اللازمة لتطبيق تلك المواصفات وأهمية العمل على تطبيقها في المؤسسات الوثائقية، وتطويع الأعمال الأرشيفية بما، يسهل تطور الأعمال في تلك المؤسسات، وحظيت محاور الندوة باهتمام ومشاركة واسعة من المشاركين وتفاعل بين الجميع.

وقدم الدكتور بوجدان ورقة عمل بعنوان قواعد السجل حيث عرف فيها السجل هو عبارة عن دفتر رسمي يستخدم لتقييد النشاطات والأعمال والأشخاص وهو بمثابة المرجع الرسمي للمتابعة والإثبات والتنظيم، وتطرق المحاضر الى ذكر قواعد وأنواع السجل والهدف من إنشاء كل نوع، كما أنها تسهل استرجاع البيانات والتأكد من المعلومات وتساهم في عملية تقيم العمل. فيما قدمت البروفيسورة المساعدة د. زدينكا سيميليتش ورقة عمل بعنوان احترام مبدأ النشأة والترتيب الأصلي في البيئة التقليدية من حيث وجوب بقاء الوثائق مجمعة مع مثيلاتها التي تم إنشاؤها من نفس الوحدة الإدارية والحرص على عدم المساس بطريقة الترتيب الأصلي للملفات داخل الرصيد الواحد، وكذلك للوثائق المكونة لكل ملف، التي اعتمدتها الجهة المنشئة للرصيد أثناء فترة تكوين الملفات. وتحدثت عن بعض التحديات والمشكلات التي تواجه احترام مبدأ النشأة والترتيب الأصلي منها عدم امتلاك الرصيد بأكمله وخلط الوثائق من قبل المنشأة مما يصعب تحديد موقعها الأصلي في الرصيد.