وزارة الخارجية تعتمد نظام إدارة الوثائق الخصوصية

مسقط في 13 ابريل / العمانية / اعتمد معالي يوسف بن علوي بن عبدالله الوزير المسؤول عن الشؤون الخارجية نظام إدارة الوثائق الخصوصية وجداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها لوزارة الخارجية بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

وقد تم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60 /2007 من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية.

وقامت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بوزارة الخارجية بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالهيئة نتج عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.

تتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية لوزارة الخارجية، ويمكن النظام من معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها مما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.

واكد سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على الأثر الأكبر في إنجاز العمل والتوصل إلى الصيغة المتكاملة الشاملة المدققة لنظام مشيرا إلى ضرورة التطبيق والمتابعة تحقيقا للأهداف المرجوة والغايات المنشودة من اعداده لغرض تسيير العمل الإداري وسهولة استرجاع الوثائق المتداولة في سائر التقسيمات بالإضافة إلى الانتقاء المنظم لمصادر الذاكرة الوطنية وبتنظيم وثائقي يواكب ما نشهده اليوم من تطور سريع في حجم المعلومات التي نتعامل معها لتسيير أمور الدولة والمجتمع.

وأضاف سعادة الدكتور رئيس الهيئة انه يتعين الحفاظ على بعض الوثائق لقيمتها التاريخية والبحث العلمي والابداع الفكري بما تشكله الوثيقة لمعرفة مسار حياة المجتمع وتعامله في التحركات الاجتماعية والسياسية والاقتصادية والثقافية.

كما تعمل على تقوية وتنمية الوظيفة التاريخية لأهميتها في بناء العلاقة مع المستقبل مما يتوجب التخطيط نحو إعادة تأسيسها في وعينا وبنائها في فكرنا لتتمكن المؤسسات من تحقيق مآرب المجتمع وتطلعاته وآفاقه من خلال رفع الوعي العام وتطويره وتنمية التفكير العلمي والمساهمة في إذكاء روح البحث.