كيف تتعامل مع الوقت أم تمنحه هدية لغيرك ؟

فن إدارة الوقت بالطرق العلمية -

هل تخطط لوقتك أم تتركه هكذا للظروف تتلاعب به كما تشاء ؟

تأليف: عادل فتحي عبد الله -

عرض وتحليل : إميل أمين -

الحقيقة إن الوقت أكثر شيء يمكنه أن يفلت من بين أصابعك بدون أن تشعر به، والحقيقة أيضا أن الوقت من الأشياء التي لا يمكن تعويضها مهما فعلت، ومهما بذلت من مجهود.. ومع ذلك هناك أساتذة في إضاعة الوقت، ثم تراهم يلهثون قائلين: ليس لدينا وقت!! يقول فولتير: هناك أربع طرق لإضاعة الوقت: «الفراغ»، الإهمال، إساءة العمل، العمل في غير وقته. هل تخطط لوقتك أم تتركه هكذا للظروف؟! كيف تتحكم في الوقت؟ وكيف تخطط لأقصى استفادة منه؟ وما هي المضيعات الحقيقية للوقت وكيف تتغلب عليها؟ وما هي الأفكار العملية لإدارة الوقت بشكل جيد وفعال ؟!

كل ذلك وغيره من سبل إدارة الوقت ستجده في السطور القادمة.

احذر التسويف.. قاتل الوقت

«العاقل يعمل الشيء في الحال، والأحمق يعمله أخيرا كلاهما يفعل نفس الشيء في أوقات مختلفة. كم من فرصة ضاعت عليك في حياتك، وكنت أنت فقط السبب في ضياعها بسبب التسويف، والتأجيل، تقول غدا، أو بعد غد.. وهكذا حتى تضيع الفرصة؟!! نحن بأنفسنا نقتل أوقاتنا بهذا التسويف الممل، إذا كان هذا العمل سوف ينجز، فلماذا لا يتم إنجازه الآن؟! لماذا غدا أو بعد غد؟!! إنها حيلة الشيطان، يخدعنا جمعيا بها، إذ يقول لك ما يزال هناك متسع من الوقت، لم تتعجل لتقضي هذه المصلحة.. إنها تنتظرك.. لا تخف، وهو يعول في هذا على عدة أمور:

أ_ أنك قد تنسى.

ب_ أن المصلحة قد تنتهي.

ت_ قد يطرأ عليك طارئ من مرض أو غيره يمنعك من الحصول على تلك المصلحة.

ولهذا انتشر في الصين المثل المعروف. «لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد». والتأجيل هو أخو التردد، ومن يتردد في العمل قد ينتهي به الأمر إلى الفشل، وعدم الإنجاز، وفي المثل التركي: «من يتردد بين مسجدين يرجع دون صلاة». فهو يظل يقول لنفسه: هل أذهب إلى هذا المسجد أم ذلك؟ حتى تنتهي الصلاة، ويعود إلى بيته من غير صلاة..

وانتشر في الأمثال أيضا قولهم: «التأجيل.. هو ابن التردد، والتردد ابن التسويف وبهذا الثلاثي يبقي الكثيرون فقراء» . ألا ترى الطالب يظل يسوف، ويؤجل أعمال اليوم إلى الغد، وبعد الغد، حتى تتراكم عليه المواد كلها والدروس قاطبة، ثم يجد نفسه في موقف لا يحسد عليه، فما يكون منه إلا مواصلة الليل والنهار، حتى يحقق فقط النجاح الحصول على تقدير عال.

الفقر ليس وليد الظروف، ولكنه من صنع البشر، فهم يحبون الكسل، ولا يجدون العمل، ويتبعون التسويف مرة بعد مرة، حتى يفوتون الفرص المهمة عليهم.

في أسباب التسويف

1_ الكسل: وهو داء عظيم يجب التخلص منه فوار، بل والاستعاذة بالله منه، فلقد جاء في الأثر: «اللهم إني أعوذ بك من العجز والكسل، وأعوذ بك من الجبن والبخل، وأعوذ بك من غلبة الدين وقهر الرجال».

يقولون في النرويج: «كلما كان الرجل كسولاً. كلما زادت خططه في يوم الغد». وبهذا الكسل تزداد الأعباء، فهو داء خطير يجب الاستعانة بالله عليه، والتخلص منه فوارا، وأن نعلم أنه سبب كبير من أسباب الخسارة في الدنيا والآخرة. 2_ بعض الناس لا يعتبره مشكلة أصلا. وهذه هي مشكلة أنك قد تعتبر التسويف أمراً عادياً ومن ثم تظل تسوف، وتسوف، ولا يأتي أي عمل إلا مضطرا أو في أواخره. ولهذا يجب الانتباه لخطر التسويف، وتعليم أبنائنا وزوجاتنا خطورة هذا التسويف، وأنه يمثل مشكلة حقيقة ويضيع علينا فرصا ذهبية، وقد لا تأتينا مرة قانية في حياتنا أبدا.

3_ التسويف قد يكون عادة عند أشخاص أو عند عائلات معينة. نعم فقد يكتسب الشخص التسويف من عائلته، ثم يتعود عليه ويتخذه نمطا في حياته، فهو يعتقد دوما أن الوقت لا يزال في جيبه، وأن الفرصة لا زالت متاحة، وأنه لا معنى أبدا للاستعجال!! يقول المؤلف لقد كان لي صديق طبيب، وجاءت له فرصة للسفر إلى الخارج، وكانت باعترافه هو (فرصة نادرة)، لكنه ونتيجة التسويف ذهب متأخرا، وعندما نظر صاحب العمل على (C.V) وجد سيرة ذاتية معتبرة، ذهل من تلك الإمكانات الهائلة والدورات الحاصل عليها، فاعتذر إليه قاتلا، «إنك تحمل سيرة ذاتية عظيمة، لكنك تأخرت، وفد اخترنا شخصا آخر» ! نتمنى لك فرصة أفضل.

4_ الحجج الواهية: عادة ما يلجأ من لديه عادة التسويف إلى حجج واهية لتبرير عملية التسويف، وسبب تأخره، مع أنه هو ذاته بينه وبين نفسه يعرف أن تلك الأسباب_ وإن كانت منطقية لكنها لم تكن كافية لمنعه من إنجاز تلك الأعمال في أوقاتها، إن عادة التبرير أيضا عادة قديمة عند الكثيرين ينبغي التخلص منها، إن أردت أن تصبح شيئا مذكورا فعليك أن تتخلص من عادة التبرير.

كيف نقضي على التسويف؟

1-حدد هدفك بوضوح:

إن تحديد الأهداف بدقة ووضوح يساعدك كثيراً عدم التسويف، خصوصا عندما تحدد زمنا لإنجاز هذا الهدف، ستجد نفسك مضطرا لإنجازه، والإقامة سيضيع.

2- ضع قائمة الأشياء المطلوبة والضرورية: إن وضع مثل هذه القائمة يجنبك التسويف، ويضع أمام عينيك دوما ما هو مراد ومطلوب، خصوصا تلك الأشياء المنزلية، والتي تساهم كثيرا في ضياع الوقت، وقد تساعدك لذلك على التسويف، فالانتهاء منها يساعدك كثيرا على إنجاز الأعمال المهمة وللضرورية بالنسبة لعملك.

3- ركز على الأعمال ذات النتائج البارزة: إن التركيز على الأعمال ذات النتائج البارزة، والقريبة سوف يمنحك القوة والثقة التي تدفعك لعدم التسويف، لأن النجاح يولد النجاح، والثقة تولد الثقة، سوف يدفعك ظهور النتائج الإيجابية بسرعة إلى سرعة الإنجاز وعدم التسويف، وسوف تجد نفسك وقد أصبحت شعلة من النشاط، ولا تعرف للتسويف طريقا أبدا في حياتك بعد ذلك، لأن التسويف لا يأتي بنتائج إيجابية عادة.

4- تذكر أن الواجبات أكثر من الأوقات: الحقيقة أن الوقت فعلا غير كاف لفعل كل شيء، وأن الواجبات أكثر من الأوقات، ولذلك ينبغي أن تحدد الأشياء الأكثر أهمية، وتجعلها في المقدمة، ولا تقوم أبدا بالتسويف والتأجيل لهذه الأشياء، يمكنك فقط تأجيل الأشياء غير المهمة وغير الضرورية، ولا تضيع وقتك بغير فائدة.

5- تخلص من الأشياء التي تزعجك: قد يكون سبب التسويف لديك أن هناك أشياء كثيرة تسبب لك الإزعاج والمشاكل، وتثبط من عزيمتك للعمل، والإنجاز، ومن ثم يجب عليك فورا التخلص من تلك الأشياء، والبحث عن حلول سريعة وناجزة لها.

6- قسم مهامك الكبيرة إلى أجزاء صغيرة: قد يكون سبب التسويف صعوبة تحقيق الهدف، وكونه صعبا أو كبيرا بدرجة ما يبعث على الخوف من الفشل، وهذا الخوف من الفشل يدفع للتأجيل والتسويف!

ومن ثم كلما قمت بتقسيم وتجزئة العمل الكبير إلى أجزاء صغيرة يمكنك إنجاز كل منها. وبمجموعها تستطيع إنجاز الهدف الأكبر. العالم من حولنا يعمل، وينجز ويجتهد، يجب أن تكون نحن أيضا كذلك، حتى نوجد لأنفسنا موطئ قدم في العالم، ولا نكون عالة على غيرنا، نستورد كل شيء من الإبرة حتى الصاروخ.. ولن نبلغ هذا إلا بالمحافظة على الوقت، وبذله فيما هو مفيد، ونافع لأنفسنا ولبلدنا، وهذا ما نرجوه.

محددات مهمة

حدد أهدافك، ورتب أولوياتك، وخطط لمستقبلك: من السهل أن يسرق منك الوقت إذا لم يكن لديك الهدف الذي تسعى لتحقيقه، وإذا لم يكن لديك التخطيط السليم للمستقبل، ولما تريد تحقيقه من أهداف.

لكن حينما تخطط للمستقبل وتضيع الأهداف الكلية والجزئية وترتب أولوياتك حسب ذلك الأمر. لن يكون هناك فرصة لضياع الوقت، فإذا جاءك صديق مثلا يريد أن يتسلى أدرك أنه لديك عمل تقوم به، فانصرف بدون تأخير. وإذا حدثتك نفسك لأن تلهو أمام (التلفزيون) تذكرت أهدافك، فأسرعت بالذهاب إلى تحقيقها وتلبية مطالبها.

اكتب قائمة بالأعمال اليومية المطلوب تحقيقها:

.ما الفائدة من وضع قائمة بالأعمال اليومية؟

**عدم نسيان أي أمر من الأمور الضرورية، (آفة المرء النسيان)، وعلاج النسيان الكتابة، والمهم ألا تنسى النظر في القائمة!**معرفة الأمور الضرورية، والتركيز عليها، مع عدم نسيان الأمور الهامشية، والتي قد تكون مكملة.

**استطلاع ومعرفة الصعوبات والمعوقات في طريق تحقيق بعض المطالب.

**ضبط عملية التنفيذ، حيث تعرف بالضبط ما تريد تنفيذه، ومن ثم تقلل من فرص ضياع الوقت هباء بغير فائدة.

**تكون أرشيفا مهما من الأعمال التي تم إنجازها، ووقت إنجازها، وتكاليف هذا الإنجاز، وكل ذلك يعتبر هاديا للطريق فيما بعد.

إذا كتابة القائمة هذه تساعد على تنظيم الوقت بشكل جيد، وتعمل على عدم تسربه من خلال المسارعة بتنفيذ الأهداف المطلوبة في هذه الورقة، وكأنها خطة عمل يومية.

حدد مضيعات الوقت الخاصة بك وتعامل معها بذكاء: بالطبع كل واحد منا له أساليب هو يعرفها جيدا، وهذه الأساليب هي التي تسيطر على وقته، وبمعنى أكثر دقة، تسرق منه الوقت.

ولهذا يجب أن يفتش كل شخص ناجح في حياته عن مضيعات وقته الذاتية والخارجية، ويفكر كيف ينجو بنفسه من الوقوع في براثنها مرة ثانية.

وإليك بعض الأفكار التي تساعد في التغلب على بعض مضيعات الوقت المعروفة والمشهورة.

1_ حدد مواعيد محددة لفتح التليفزيون، ولا تجعله هكذا مفتوحاً على الدوام.

2_ لا تجلس أمام الإنترنت إلا إذا كنت تحتاج الجلوس أمامه للعمل، وليس للتسلية، والوقت محدد أيضا، ولا تجعل الإنترنت يأخذك بعيدا عن الهدف الذي جلست أمامه بسببه.

3_ حدد مواعيد للزيارة، فأعلم مثلا أصحابك انك سوف تكون خاليا من الساعة الساعة السابعة إلى الساعة الثامنة مثلا.. ولا تترك المجال مفتوحا حتى لا يضيع وقتك في الزيارات.

4_ حاول أن تغلق هاتفك المحمول فترات العمل، أو اجعله صامتا، ولا ترد على أحد أثناء انشغالك بعمل معين، إلا في حالات الضرورة.. أنت تعلم مثلا أن فلان يتصل بك كثيرا، فكن محددا معه.

5_ حدد جدول أعمال في اجتماعاتك، ولا تبتعد عنه مطلقا، وحدد موعد بداية ونهاية للاجتماع، وعليك أن تتقيد به، ولا تسمح بمناقشات خارج السياق، أو الكلام خارج جدول الأعمال.

6_ لا داعي للتسويف، وتأجيل الأعمال، فلا تؤجل عمل اليوم إلى الغد، يقول المفكر « بالتسار » ؛ «العاقل يعمل الشيء في الحال، والأحمق يعمل أخيرا، كلاهما يفعل نفس الشيء لكن في أوقات مختلفة».

7_كن حازما، وامتلك القدرة على أن تقول: لا، فلا داعي للإحراج مطلقا، فإذا طلب منك أحد أمراً فيه ضياع للوقت، فقل: لا.. أنا مشغول، لا أستطيع تلبية ذاك الطلب.

إن وقتك أغلى من أي شيء، فلا تجعل الإحراج يأكل منك أغلى ما تملك، لأن ضياع وقتك هو ضياع عمرك.

8_حاول علاج مشكلة الانتظار عن طريق:

**تحديد الموعد مسبقا، ومعرفة نظام من تقابله سواء كان، حجز عند الطبيب، أو انتظار أحد في العمل أو نحو ذلك.

**ضع في سيارتك دوما عدة كتب من الكتب التي تحتاج قراءتها، تستعملها عند الانتظار، تستفيد بها، ولا تضيع وقتك هباء.

**إذا لم يكن لديك سيارة، يجب عليك أن تحمل دوما حقيبة ولو صغيرة، تضع فيها ما يمكنك الاستفادة به عند الانتظار في عيادة طبيب أو في غيرها من أماكن الانتظار.

**أحمل معك دوما مفكرة، أو استخدم جوالك كمفكرة، واكتب فيه ملاحظاتك، وخواطرك المهمة، واستخدمه كذلك في التقييم، وتحديد السلبيات والإيجابيات لما قمت بعمله اليوم.

**املأ أوقات الانتظار بالاستغفار، واجعل هذا الوقت وقتا للاسترخاء الذهني والعضلي، ويمكنك مراجعة ما تحفظ من القرآن الكريم، أو تلاوة ما تيسر منه، حيث إن الجوالات معظمها تحتوى على برامج تلاوة وحفظ القرآن الكريم..

9_ الوقت الذي تقضيه في الراحة الجسمية أو العقلية ليس من الوقت الضائع، لأن هذا الوقت قوة نفسية وجسدية دافعة للعمل فيما بعد. وليس هناك من يعمل بدون راحة، فالراحة ضرورية من أجل العمل. ومن لا يحسن عن الراحة لا يحسن فن العمل.

يقول برتراند راسل: «الوقت الذي تستمتع بإضاعته ليس وقتا ضائعا».

بشرط طبعا أن يكون لديك عمل يتم إنجازه، وليس معناه أن تضيع وقتك وعمرك هكذا.. بل المقصود أن هذا وقت راحة من العمل، من أجل الاستعداد لاستكمال مشوار الحياة.

10_ اختر الوقت المناسب للعمل المناسب، ذلك لأن أكثر مضيعات الوقت الذاتية تكون نوعا من الهروب، نعم إنها هروب من العمل، وعادة ما يكون هذا الهروب سببه عدم مناسبة العمل للشخص في ذلك الوقت. أو أن الشخص يعمل عملا لا يحبه، أو إصابة الشخص بالإرهاق والتعب.. إذاً من المهم جدا اختبار الوقت المناسب للعمل المناسب، وعدم إرهاق النفس أو البدن بدرجة كبيرة، حتى لا يمل.

احترس!

هؤلاء يسرقون منك الوقت..!!

«الوقت عملة حياتك، وهي العملة الوحيدة التي تملكها وأنت وحدك تستطيع أن تحدد كيف يمكن أن ينفق، فاحرص على ألا تدع آخرين ينفقونه بالنيابة عنك» . جميعنا يحرص على المال، ويضعه في مكان آمن، من أجل الاطمئنان عليه. إذا قيل لك انتبه فإن في السوق لصوصا، فإنك سوف تضع يدك على جيبك وتكون حريصا طوال الوقت!! وهذا الحرص مطلوب، إذ أن المال الذي تخاف عليه، قد جاء بعد كد وتعب.. لكن للحقيقة هناك ما هو أهم، وأغلى من المال، ومع ذلك نحن لا نحرص عليه بنفس القدر الذي نحرص به على المال.. ألا وهو الوقت (إن الوقت هو الحياة) وهي أغلى من المال بالطبع، هذا الوقت هو الذي يجعلنا نكسب المال، وغيره من الأمور المفيدة. اعلم أن الوقت الضائع لن يعود أبدا، فمن السهل تعويض الخسارة في المال، أو في غيره، لكن الوقت الضائع لا يمكن تعويضه أبدا، لا يمكن أن يعود مهما فعلت. والوقت هو الشيء الوحيد الذي يسأل عنه العبد يوم القيامة مرتين، وليس مرة واحدة كباقي الأمور، فلقد جاء في الحديث النبوي الشريف: «لا تقوم الساعة حتى يسأل العبد عن عمره فيما أفناه، وعن شبابه فيما أبلاه، وعن ماله من أين اكتسبه وفيما أنفقه، وعن عمله فيما انتفع به» أو كما قال صلى الله عليه وسلم ، والشباب جزء من العمر، ومرحلة من أهم مراحله، فحين يسأل عن شبابه فيما أبلاه، فهو سؤال عن الوقت أيضا، الشباب قوة، وجسدية، ونشاط، وصحة.. كل هذه الأمور مهمة للعمل والإنجاز، ومن لم يستغل تلك الأمور في العمل والإنجاز، فماذا سيفعل عند الكبر والمرض؟!! يقول جون مايكر: «من لا يجد الوقت للنشاط فعاجلا أم آجلا عليه أن يجد الوقت للمرض «ولهذا أيضا كان التحذير النبوي الشريف من ضياع هذه الأمور، وتبدلها، قال رسول الله صلى الله عليه وسلم: «اغتنم خمسا قبل خمس: حياتك قبل موتك، وصحتك قبل سقمك، وشبابك قبل هرمك، وغناك قبل فقرك، وفراغك قبل شغلك» الحياة... الشباب... والفراغ... كل هذه الأمور من الوقت...إذا؛ كيف تحرص على وقتك من الضياع؟!حتى تحرص على وقتك، وتحافظ عليه من الضياع ينبغي عليك أن تنتبه لمضيعات الوقت، تلك الأمور التي تسرق منك الوقت بدون أن تشعر، وتضيع منك يومك وغدك، ومن ثم مستقبلك.

مضيعات الوقت

تنقسم مضيعات الوقت إلى قسمين:

(1) مضيعات وقت شخصية:

وهي التي يكون مصدرها الشخص نفسه، وليست من مصادر خارجية، مثل:

_ التكاسل، النوم كثيرا.

_ الفوضى وعدم النظام.

_ عدم وجود الحافز.

_الافتقار إلى الأهداف.

_سوء التخطيط.

_سوء الإدارة (عندما يكون الشخص مسؤولا).

_ عادات سيئة.

_ مشاكل نفسية.

_ مشاكل عائلية.

(2) مضيعات وقت خارجية.

وهي مضيعات خارجة عن الشخص نفسه، لكنه مع ذلك له القدرة على التحكم فيها، وضبطها بما يحقق له المصلحة حسب ما يرى.

ومن أمثلتها:

_ الزوار والمتطفلون ومندوبي البيع وغيرهم.

_ المكالمات الهاتفية الزائدة عن الحد.

_ الروتين وسوء الإدارة الأعلى.

_ الاجتماعات التي تفرض عليك من جهة أعلى.

_ وسائل الإعلام المتنوعة، والإنترنت.

_ الطوارئ.

_ المناسبات العامة، والخاصة بأفراد مهمين.

_ (الشلة) أو مجموعة الأصدقاء.

كم تستغرق مضيعات الوقت من العمر؟! وحتى نكون على بينة من الأمر، ولا نستهين بتلك الأمور التي تساهم في تضييع أجزاء من الوقت بغير فائدة. يجب علينا أن نعلم كم تستغرق هذه الأمور من العمر فعليا. وإذا افترضنا أن الإنسان يعيش 70 سنة تقريبا فإن:

1_ الجلوس أمام التليفزيون لمدة ساعة يوميا: يستغرق من العمر 3 سنوات.

2_ الجلوس مع الشلة لمدة نصف ساعة يوميا: يستغرق من العمر سنة ونصف.

3_ التكاسل لمدة 5 دقائق يوميا: يستغرق من العمر ثلاثة أشهر.

4_ النوم 8 ساعات يوميا: يستغرق من العمر 23 سنة.

5_ الأكل والشرب لمدة ساعة ونصف يوميا: يستغرق من العمر 4 سنوات ونصف.

6_ الانتظار في الطوابير المختلفة لمدة 45 دقيقة يوميا: يستغرق من العمر 18 شهرا.

وهكذا.. تجد أن عمرك يسرق منك في أمور بعضها فد تكون غير مفيد على الإطلاق وبعضها يمكن اختصاره بما يفيدك بدرجة اكبر، ويوفر لك الكثير من الوقت الذي نشتكي من ضياعه وعدم قدرتك على الوفاء بجميع المستلزمات الضرورية. إن توفير 5 دقائق فقط في اليوم يعني توفير ثلاثة أشهر في العمر. أنت حين تتحكم في الوقت، عندئذ فقط تستطيع أن تتحكم في إنجازاتك.

التغلب على مضيعات الوقت

«يتخذ القرارات من يمتلكون الوقت، وليس من يمتلكون الموهبة» (سكوت آدمز)

وقال الشاعر: الوقت أنفس ما عنيت بحفظه وأراه أسهل ما عليك يضيع

نظرة سريعة إلى الواقع عالمنا العربي نجد أن: الملايين في طول البلاد وعرضها يضيعون الساعات في انتظار الحافلات والقطارات، جالسين بدون أي عمل.. قد يتناول بعضهم أحاديث جانبية غير مفيدة في الغالب، أو تسمع الصراخ والجدال والمشاكل بينهم وبين بعضهم البعض.

الملايين أيضا يجلسون ساعات انتظار عند الأطباء، وعند طبيب الأسنان بصفة خاصة، بدون أي عمل، اللهم إلا الخلافات حول من يدخل أولا، ومن جاء بعده ومن ترك دوره، وذهب ليقضي حاجة فرجع، وجد نفسه في آخر الطابور.. وهكذا.. يظل ينتظر الناس هنا وهناك ولا يستفيدون أي شيء خلال هذه الأوقات.

.**الملايين يجلسون في بيوتهم الساعات الطوال ليستمتعوا بمشاهدة مسلسلات وأفلام وغيرها من برامج التليفزيون، ولا يقدمون خلال هذه الساعات لأنفسهم ولا لبلادهم أي عمل مفيد. في حين أنه لا يمكنك أن تجد شخصا يقف لانتظار القطار في اليابان على سبيل المثال إلا وتجد معه كتابا يقرأ فيه، أو حاسوبا شخصيا ينجز أعماله عليه.

أيضاً في تلك الساعة التي يشاهد أحدنا فيها فيلما أو مسلسلا في التليفزيون تكون شركة تويوتا اليابانية للسيارات قد انتجت 100 سيارة حيث بلغ إنتاجها الشهر الماضي 72.985 سيارة، وشركة نيسان أنتجت خلال نفس الشهر 114.942 يعني بواقع 159 سيارة كل ساعة.

في حين أن شركة أبل وشركاءها المصنعين باعوا حوالي 50 مليون نسخة من (I phone 5) العام الماضي. ويتوقعون زيادة الجديدة (I phone 6)، وهذا يعني أنهم يصنعون في الساعة الواحدة ما يقارب 5800 جهاز هاتف ذكي.

سنوات إضافية بـ«التفويض»

هل تعلم أن استخدامك التفويض في بعض الأعمال يوفر عليك عددا من المهام والتي تستغرق وقتا من عمرك. أرأيت هذا التوفير بالطبع يمنحك سنوات إضافية إلى عمرك!!فإذا كان العمل الذي تفوض فيه غيرك يستغرق منك نصف ساعة يوميا فمعنى ذلك أنك تضيف إلى عمرك سنة ونصف، هذا إضافة لما لهذا التفويض من فوائد أخرى عديدة لك ولغيرك.إذا فما هو التفويض؟!

التفويض يعني: إسناد بعض صلاحياتك لمن هو دونك من الناس ممن يقدرون على الأداء، ويقومون بالدور المنوط بهم بدرجة مقبولة. ومثال ذلك: أنك مثلا في البيت إن كنت أنت المسؤول عن شراء الخضروات وغيرها من السوق، فيمكنك تدريب ولدك على هذه المسئولية، ثم قيامه فيما بعد بالتسوق بدلا منك، في حالة فراغه من المذاكرة.أما التفويض في العمل فهو يوفر لك القيام بمهام أخرى بطريقة أفضل، والتفويض في مجال عملك يعني منح يعض صلاحياتك لمن هو دونك، ممن تثق في قدراتهم وأوقاتهم، مع ضرورة متابعتهم.

لماذا يمتنع البعض عن التفويض؟!

يقول كيت كونان في (أصول تفويض الصلاحيات).

تفويضك للمهام يعني:

أنك لا تعطي الفرصة للآخرين لإثبات وجودهم.

أنك تمنع نفسك من القيام بأي أعمال إضافية.

أنك تمنع الآخرين من أن يجربوا ويعملوا.

أنك تخسر من وقتك الكثير في أعمال ألزمت نفسك بها.

أنك تحد من حيويتك وفعاليتك.

إن كونك لا تحسن التفويض هذا يعني أنك غير منظم، وبالتالي عندما تكون أمورك وأعمالك غير منظمة فلن تجيد فن التفويض. الشعور بأن لا أحد يحل محلك: إن هذا الإحساس سوف يعيقك عن التقدم في العمل لا محالة، لكن عند تحديد المسئوليات والمهمات سيساعدك على جعل التفويض أمرا ممكنا. خصوصا عندما تحسن اختيار الأشخاص المفوضين، وعند ذلك سوف تزداد الإنتاجية والفاعلية.عدم الثقة بالآخرين: من الأمور المحبطة في العمل أن تكون عديم الثقة في الآخرين، وهذا يعطي الشعور بخيبة الأمل من جراء تعاملات الماضي مع الآخرين، أو لأنهم لا يهتمون بدقائق الأمور، أو لأنك تخاف من عدم التزام العاملين بالعمل مثلك.

احذر: احذر من التداخل في أداء المهمة المفوضة من قبلك لأن ذلك سوف ينهي على البقية الباقية من الثقة.

عدم قبول الاختلافات: «إن البحث عن شخص تفوض له المهمة يؤديها كما لو كنت أنت الذي يؤديها قد تكون غير متاح في أغلب الأحيان. لذا عند تفويض الآخرين يجب عليك أن تدرك قوة الآخرين يجب عليك أن تدرك قوة الآخرين وتحسن استغلالها إلى أقصى حد ممكن، وعندما تأتي مرحلة التقييم الذاتي عليك القبول بالنتائج حسب مبدأ (الجيد الكافي).

تفويض زائد عن اللزوم: من الأمور المسلم بها أن الشيء إذا زاد عن حده انقلب إلى ضده، يعمد المدراء إلى تفويض الأعمال الكثيرة بنية الخلاص، دون أي ضوابط. وهناك فرق بين التفويض والتصرف (التنازل).. إن التفويض الزائد عن اللزوم يعطي نتائج عكسية تماما منها: يتولى بعضهم المسؤوليات دون سلطة فيقلل من تأثيرهم في مهامهم المفوضة.

تكليف بعضهم بمهام فوق طاقتهم ولا تتناسب مع قدراتهم، هذا يعني قلة في جودة الإنتاجية.

يصاب بعضهم بالملل والإحباط نتيجة كثرة الأعمال المفوضة.

يشعر بعضهم بخيبة الأمل، لأنهم يعملون بينما يعود الفضل كله إلى الشخص الذي فوضهم بالمهمة.

تذكر أخيراً: عدم التفويض وزيادة التفويض كلاهما شيء واحد.

لا شك أن كل واحد منا أيا كان موقعه يحتاج إلى التفويض، ولا يمكنه القيام بكل شيء حتى على المستوى العائلي، وليس على مستوى العمل المهني.

التفويض : سواء من قام به رجل أو أمرأة، فإنه يساهم في نقل المسئوليات إلي الآخرين، ومشاركتهم في تحمل المسؤولية يجب أن تقوم الأم أيضا بالتفويض، وتعلم البنات في البيت القيام ببعض الأمور المهمة التي تقوم هي بها، من باب التخفيف، ومن باب التربية، حيث إن البنت تحتاج لهذا النوع من التربية.

يجب أن تخرج البنت من بيت أمها بخبرة كافية لإدارة البيت الذي ستنتقل إليه كزوجة، وأم فيما بعد، وإذا لم تتعلم فنون الطبخ، والتنظيف، وتنظيم البيت، إذا لم تتعلم هذا وغيره في بيت أبيها وأمها، فأين ستتعلم مثل هذه الأمور؟

وبالرغم من أن التفويض قد يحدث بعض المشاكل، وقد لا يؤتي ثماره بشكل جيد في بداية الأمر، لكنه بلاشك أفضل من عدم التفويض، وهو مع الوقت سوف يؤتي ثمرته بالتأكيد.وهذا يجب علي الشخص الذي قام بتفويض غيره في مهمة معينة أن لا يتركه وحده في البداية، بل يساعده، ويعلمه، ثم يجب عليه أيضا أن يقيم أدائه.

وللعلم أن الخطأ الذي قد يقع فيه المفوض، يشترك فيه معه من منحه هذا التفويض، لأنه هو أصلا الشخص المسؤول عن هذا العمل في الأصل.

وإذا قام صاحب العمل بتفويض شخص غير مناسب ينبغي أن يحاسب نفسه علي ذلك، ويستدرك هذا الخطأ فيما بعد. يجب عليه معرفة قدرات العاملين معه.

ومع هذا كله فإن للتفويض فوائدة عدة أهمها ما ذكره كيت كونالن:

1. إنجاز المزيد من الأعمال بما فيه الكثير من الأشياء المرغوبة.

2. أن تتعرف علي موظفيك بشكل أفضل، وما يعزز علاقتك بهم.

3. أنه يساعد موظفيك علي التطور وزيادة الثقة بالنفس.

4. أن تكسب وقتا من فراغك لنشاطات استراتيجية كالتفكير والتخطيط.

5. أن تتعلم السماح والتسامح في التفويض وسير العمل.

6. يزيد من فرصة تحسين إنتاجك بفاعلية.

7. يساعدك علي إدارة نفسك بفاعلية أقوي.

القراءة وإدارة الوقت

الكتاب هو ثروة العالم المخزونة وأفضل إرث للأجيال والأمم كلنا قد تعلمنا القراءة في المدرسة، لكن هل نحن حقا تعلمنا القراءة الجيدة، هل تعلمنا القراءة بسرعة وكفاءة؟ هل تعلمنا القراءة الصحيحة في المدرسة، وحتي في الجامعة؟ يقول توماس لايل الكاتب والمؤرخ الاسكتلندي : «إذا فكرنا في الأمر لوجدنا أن الجامعة لا تفعل لنا شئيا أكثر مما فعلته لنا المدرسة الأولى ـ إلا وهو تعليمنا القراءة»... تعلم القراءة الجيدة يقودك إلى معرفة إدارة الوقت بشكل ممتاز .