أساليب لعلاج ضعف الاتصال والتواصل في المؤسسات «1»

حفصة السبتية -

[email protected] -

بعد أن استعرضنا أسباب ضعف الاتصال والتواصل في المؤسسات في المقالات الثلاثة الأخيرة، نستعرض اليوم بعض الخطوات لعلاج هذا الضعف، وتحسين الاتصال والتواصل في المؤسسات لجعل الموظفين أكثر سعادة، وسد فجوة الاتصال تمكن من تحسين الاتصال بين ما يعنيه المتصل وما يفهمه المستقبل فالاتصال الجيد كما ذكر أجالا (Ajala, 2012)، له دور كبير في نجاح أي برنامج، أو أية ممارسات تطبق في مكان العمل، ويساعد على تطوير حوار أفضل بين الموظفين والذي بدوره يجعلهم أكثر سعادة ونجاحا عند أداء مهامهم في مكان العمل.

لذلك وجب تقليل نطاق عوائق الاتصال التي تؤدي إلى سوء الفهم وعدم الوضوح في مراحل الاتصال، وذلك بالقيام بعمليات اتصال واضحة وموجزة ودقيقة ومخطط لها بشكل جيد، ويجب فهم الرسالة جيداً، ومعرفة الفئة المستهدفة، وكيف سيتم فهمها، كذلك أخذ ظروف الاتصال في الاعتبار مثل السياق الظرفي والثقافي.

إن توظيف قوى عاملة من خلفيات ثقافية مختلفة، ومن دول شتى وفئات عمرية متغايرة، يشكل بحد ذاته تحديا يساهم في اتساع فجوة التواصل؛ لذا يتوجب على المؤسسات دمج معارفها في مختلف التخصصات في فرق العمل التي تحتوي على أفراد من مختلف التخصصات والتجارب المهنية، ومختلف الثقافات أيضا، فالوعي بأهمية التعلم المؤسسي، يساعد الأفراد على تبادل المعارف بصورة أكثر فاعلية. ومن الأهمية بمكان أن يكون أصحاب الخبرة المهنية في العمل على تواصل مع زملائهم الشباب، وذلك من خلال تدريبهم ومتابعة أعمالهم لتقليص فجوة الخبرات الفنية بينهم، كذلك الشباب عليهم أن يضعوا في الاعتبار توسيع معارفهم بحيث يكونوا قادرين على الاتصال مع أصحاب الخبرات.

وهناك بعض الأمثلة على كيفية التعامل مع ضعف الاتصال، منها: مثلا للتعامل مع ظاهرة تعمد بعض الأفراد حجب المعلومات عن الآخرين، العمل على شيوع جو من الثقة والتعاطف والود والتآلف والتعاون المثمر، والعلاقات الإيجابية فيما بين العاملين بعضهم البعض وبين العاملين والإدارة، وبشكل يضمن الحد أو التقليل من التنافر والاحتكاكات والأجواء المنافسة المدمرة ما يدعم روح العمل الجماعي، ويحد من التوجهات السلبية لدى الموظفين التي تدعوهم إلى الاحتفاظ بالمعلومات وحبسها عن غيرهم، كما يتطلب التعامل مع عدم توفر المعلومات نتيجة القصور في أساليب وقنوات الاتصال، عدم المغالاة في استخدام أسلوب واحد فقط، كأسلوب الاتصال الكتابي، والعمل بشكل متوازن مع مختلف قنوات الاتصال الشفهية: كالاجتماعات واللقاءات الدورية والندوات والبرامج التدريبية والحفلات العامة والمؤتمرات؛ ما يزيد من فاعلية الاتصال وتدعيم المحور الإنساني لها، وكذا الاستفادة من قنوات الاتصال الأخرى مثل: لوحات النشرات والاعلانات والأدلة الإرشادية والكتيبات المطبوعة والاقتراحات والشكاوى، ما يضمن تدفق الأفكار والمعلومات وتوفير المعلومات والأخبار التحفيزية ذات الاهتمام للعاملين، والعمل على ترشيد نظم المعلومات، والاستفادة من التقنية الحديثة لحفظ المعلومات سواء من حيث المعدات والطرق والأساليب، ما يسهل انسياب وتدفق المعلومات في كل اتجاه بكفاءة وفعالية، وكذلك تنمية الوعي باختيار الوقت والأسلوب الملائم لعملية الاتصال، وإتاحة الفرصة للعاملين للمشاركة في عملية صنع القرار، والاستماع لآرائهم ومقترحاتهم، واختيار أسلوب الاتصال الذي يشعر العاملين بمدى أهميتهم في الإدارة التي يعملون بها.