اعتماد نظام إدارة وثائق الشركة العمانية للنطاق العريض

العمانية - وقعت الشركة العمانية للنطاق العريض اتفاقية اعتماد نظام إدارة الوثائق بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. وقع الاتفاقية عن هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة وعن الشركة العمانية للنطاق العريض المهندس سعيد بن عبدالله المنذري الرئيس التنفيذي للشركة.

ويشمل النظام مخطط تصنيف وثائق وملفات الشركة بالإضافة إلى جداول مدد الاستبقاء والتي تحدد الفترة العمرية لكل نوع من أنواع الوثائق والملفات خلال المراحل العمرية الثلاث وهي المرحلة الجارية والمرحلة الوسيطة والمرحلة الأخيرة والتي إما أن تكون محفوظات وترحل إلى الهيئة أو يكون مصيرها الإتلاف.

وسوف تتمكن الشركة من تنظيم كافة وثائقها وملفاتها بحسب الآلية التي أقرها نظام التصنيف التي تعتمد على رمز التصنيف وعنوان الوثيقة أو الملف بطريقة موحدة فيما ستتمكن هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية خلال هذه المرحلة من تعزيز الذاكرة الوطنية بالوثائق التي سترفد إليها من قبل الشركة بعد انتهاء الحاجة إليها، وفق إجراءات محددة.

سيعمل قسم إدارة الوثائق بالشركة العمانية للنطاق العريض خلال المرحلة المقبلة على تنفيذ برنامج تدريبي للموظفين بالشركة، الذين تندرج ضمن مهام عملهم إدارة الوثائق والملفات وسيشمل البرنامج التدريب على آلية تطبيق نظام التصنيف والإجراءات المتبعة في تحويل وترحيل وإتلاف الوثائق بحسب الفترات الزمنية التي حددتها جداول مدد الاستبقاء.

وأوضح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في تصريح لوكالة الأنباء العمانية أن بناء نظام إدارة الوثائق في الجهات المعنية والشركات والمؤسسات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات الوطنية يضمن المساعدة على تنظيم هذه الوثائق وسهولة وتيسير الرجوع إليها وشفافية العمل، واتخاذ القرار في كل هذه المؤسسات والمحافظة على هذه الوثائق، وكذلك يساعد هذا النظام من خلال مدد استبقائها ونظام تصنيفها في الرجوع إليها وتحديد مصيرها النهائي للحفظ الدائم أو عملية الإتلاف.

وأعرب سعادته عن اعتقاده أن هذا التنظيم لإدارة الوثائق هو تنظيم عام لإدارة الجهة المعنية أو إدارة الشركة كما انه يسهل في إقحامه في منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، مشيرا إلى أن باعتماد هذا النظام في الشركة العمانية للنطاق العريض تكون هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية قد أكملت حتى الآن حوالي 54 جهة تم بناء هذا النظام فيها.

وأكد سعادته أن البرنامج يمضي قدما في هذا الاتجاه لبناء القدرات الذاتية وتكوين وتدريب العاملين في مختلف المؤسسات على كيفية إدارة النظام وتطبيقه في مختلف تقسيمات هذه الجهات وعملية المتابعة للتطبيق. وأوضح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني أن هذا النظام يسهم في إعداد أماكن الحفظ بحيث نضمن بأن هذه الوثائق تحفظ حفظًا سليمًا وتبقى لفترة طويلة حسب مدد الاستبقاء بالإضافة الى ضمان عملية ترحيلها لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وضمانها لوجود الأنظمة متماثلة ومتجانسة ومتطابقة مع نظام إدارة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية عندما تنقل مستقبلا هذه الوثائق سواء كان بصيغتها الورقية أم الإلكترونية.

وقد أقيم على هامش اعتماد نظام إدارة وثائق الشركة العمانية للنطاق العريض معرض وثائقي متخصص في مجال الاتصالات، تزامنا مع اعتماد نظام إدارة الوثائق ويحمل المعرض عنوان (إبراق - الاتصالات في ذاكرة الوطن) ويشتمل على الوثائق التاريخية والأدوات والأجهزة التي استخدمت عبر حقب زمنية مختلفة في إرسال واستلام المراسلات وأنواع الأجهزة التي تستخدم في الاتصالات اللاسلكية.

ويأتي تنظيم هذا المعرض ضمن حملة يقوم بها قسم إدارة الوثائق بالشركة تسعى إلى تعريف الموظفين بأهمية الوثائق بالنسبة للجهة المنشأة أو المتحصلة عليها وكذلك بالنسبة للوطن وحفظ إنجازاته.