أسباب ضعف الاتصال والتواصل في المؤسسة» 3»

حفصة السبتية –
Umabadi2000@hotmail.com –

نكمل ما بدأناه في الأجزاء السابقة حول عوامل ضعف الاتصال والتواصل بين العاملين داخل المؤسسة، والتي تؤدي إلى وجود فجوة في الاتصال بينهم، وتشتت البيانات مما يؤثر سلبا على سير العمل بالمؤسسة.
فمن أجل تحقيق فاعلية الاتصال والتواصل؛ لا بد من الاهتمام بكل مرحلة أو خطوة من خطوات عملية الاتصال، وإعطائها العناية الكافية، وفي حالة حدوث أي تداخل أو عدم فهم أو قلة وضوح، فإن ذلك قد يصبح عائقا لعملية الاتصال، فهناك عوامل ترتبط بمراحل عملية الاتصال أو الإفراط فيه، بحيث يصبح الاتصال غير فعال إذا زاد عن الحد المطلوب، لأنه يؤدي إلى تراكم في المعلومات يزيد عن الحاجة، ومنْ ثَمّ يشكل عبئا بسبب عدم توفر الوقت الكافي لاستيعاب هذا الحجم الهائل منها؛ ما يؤدي إلى إهمال جزء كبير منها. وأسباب الإفراط في الاتصال قد تعزى إلى: سوء فهم التنظيم، والمركزية وعدم تفويض الصلاحيات. وعليه فإن الاعتدال في الاتصال وتنظيمه يتيح للمستقبل فرصة إعطاء الوقت الكافي للاستفادة منه بالشكل المطلوب.
وقد تعود عوائق الاتصال للشخص نفسه، في تباين واختلاف القدرات الذهنية، والمهارات الشخصية، والاستعدادات النفسية، والمستويات الوظيفية للأفراد بين أطراف العملية الاتصالية سواء كان المرسل أو المستقبل، والشعور بمركب العظمة من البعض، أو بالثقة الزائدة بالنفس التي تصل لحد التعصب للرأي والانفراد به، وعدم الاهتمام بمعرفة آراء الآخرين، فتحدث أثراً عكسياً في اختلاف الحكم على الأشياء يؤدي إلى إعاقة عملية الاتصال. كذلك قد توثر الظروف والمشكلات التي يواجهها الفرد في قدرته على الاستجابة لمحتوى الرسائل بشكل صحيح، وتحول دون تركيزه في العمل، فقد يتجاهل المعلومات التي تتعارض مع رغباته وأهوائه الشخصية وآرائه، ويتعمد في حجزها، كذلك اهتمامه بالمسائل الشخصية يجعله يهمل الأمور المتعلقة بالعمل.
ومن عوائق الاتصال والتواصل ما يرتبط ببيئة العمل الفيزيقية، إذ أوصى كلٌ من عبدالله وهوي (2014Hui, & Abdullah) في دراسة لهما بتحسين جودة بيئة الاتصال من أجل تحسين الأداء الوظيفي داخل المؤسسة، من حيث الأبنية والأدوات والوسائل المستخدمة في العملية الاتصالية، والأنشطة الاجتماعية والترفيهية، وما يتعلق بالجوانب التكنولوجية التي تختص بوسائل وقنوات الاتصال إذ أصبحت المعلوماتية هي السمة المميزة لهذا العصر، في ظل التدفق الهائل للمعلومات في جميع المجالات، ووصول مجال التكنولوجيا إلى نقطة تحول مهمة؛ مما جعل النظم الإدارية تتغير نحو الأفضل، فاستخدام التكنولوجيا لم يعد ترفاً، بل سمة سائدة في المكاتب العصرية، وأداة مهمة لتحسين العملية الإدارية؛ إلا أنه يتم إساءة استخدامها في أغلب الأحيان؛ ما يؤدي إلى إعاقة سير العمل والقدرة على إنجاز المهام الوظيفية. كذلك ما يعيق الاتصال عدم كفاية الأنظمة المشغلة أو الخاصة بالأدوات والأجهزة التي تُستخدم في تداول البيانات، ونقلها ومعالجتها وتخزينها واسترجاعها، أو قلة وضوح القوانين الخاصة بالتشبيك والاتصال بين العاملين، والنقص في مهارات التعامل مع وسائل الاتصال الإلكترونية وشبكة الإنترنت، أو المبالغة في استخدامها، وقد تحدث بعض الجراثيم الحاسوبية مما يؤدي لحدوث مشكلات تقنية وأزمات تواجه الأجهزة، ما يسبب تأخر المراسلات.
ومن معوقات الاتصال التشويش والذي يحد من كفاءة عملية الاتصال سواء لدى المرسل أو المستقبل أو قنوات الاتصال، إذ أثبت بروس Bross «أن التشويش في مكان العمل يؤدي إلى تقليل إنتاجية الموظفين بنسبة 40% ويزيد من الأخطاء في العمل بنسبة 27%»، وقد يكون التشويش ماديا، أو معنويا، وتعتبر الضوضاء وسوء التهوية والإضاءة غير المناسبة، من أهم أسباب التشتت لدى الموظفين، وهو ما يؤدي إلى التوتر والتقليل من الإنتاجية وعدم الدقة في العمل.
نجد أن معيقات الاتصال والتواصل داخل المؤسسات متعددة ومتداخلة، لذلك لابد من وجود أنظمة إدارية قادرة على التعامل مع هذه المشكلات والتعاطي معها أولا بأول لضمان انسيابية العمل، وسوف نستعرض في المقال القادم بعض الآليات لمعالجة هذه المعيقات أو التقليل منها داخل المؤسسات.