«التعليم العالي» تُطلق نظاما تفاعليا ذكيا هو الأول على مستوى العالم

د. ماجد السعيدي لـ «عمان»: عمل النظام آنيّ وبنسبة خطأ «صفر»

المشاركة بالنظام في مسابقات عالمية والتتويج متوقع -

توفر 118 خدمة للمستفيدين.. منها 98 % إلكترونية -

تخليص 2051 طلبا إلكترونيا خلال الشهر الأول وعدد المراجعين صفر -

700 ألف ريال تم تحــــويلها خلال الـ 24 ساعة الأولى لعمل النظام -

حاوره: محمد بن حمد الصبحي -

أطلقت وزارة التعليم العالي نظـــاما تفاعليا ذكيا، يعد الأول من نوعه على مستوى قطاع التعليم في العالم يضاف إلى خدماتها الإلكترونية المقدمة للطلبة ويتمثل هذا النظام في التحويل البنكي للمستحقات المالية للطلبة المبتعثين خارج السلطنة إلى حساباتهم البنكية مباشرة وذلك عن طريق ربط نظام أساس بالنظام المصرفي لدى البنك، والذي تم العمل عليه خلال أكثر من سنة و8 أشهر.

وقد تم في اليوم الأول لعمل النظام تحويل 700 ألف ريال.

وأكد الدكتور ماجد بن سالم السعيدي مدير عام الشؤون الإدارية والمالية بوزارة التعليم العالي في حوار خاص لـ «$» أن عدد الطلبات الإلكترونية وصل إلى (2051) طلبا إلكترونيا خلال الشهر الأول من تدشين النظام وجميع الطلبات التي تم تقديمها بالشكل الصحيح قد اتبعت المسار المخطط له وتم تحويل مبالغها بنجاح إلى حسابات الطلبة.

وقال «من منطلق حرص الوزارة على أهمية توفير البيئة المناسبة للطلبة المبتعثين ومساعدتهم لتجاوز التحديات المرتبطة بالدراسة خارج السلطنة، عملت الوزارة جاهدة لتسهيل وتبسيط الإجراءات المالية للطلاب وفق اللائحة التنفيذية لقانون البعثات والمنح والإعانات الدراسية وذلك من خلال تنظيم قواعد صرف هذه المستحقات المالية، قامت الوزارة بتدشين نظـــام تفاعلي ذكي، يعد الأول من نوعه على مستوى قطاع التعليم في العالم؛ يتمثل في التحويل البنكي للمستحقات المالية للطلبة المبتعثين خارج السلطنة إلى حساباتهم البنكية مباشرة وذلك عن طريق ربط نظام أساس بالنظام المصرفي لدى البنك».

صرف المستحقات

وأضاف كانت عملية صرف هذه المستحقات سابقا تستغرق وقتا طويلا لمرورها بعدة مراحل تتمثل في المراجعة الأكاديمية والمراجعة المالية وإصدار الشيكات المصرفية، ونظرا لأن العملية في أغلب هذه المراحل تكون يدوية يواجه الطالب تحديا في حصوله على مستحقاته في الوقت المناسب وذلك بسبب طول الوقت المستغرق في طباعة الشيك وتوقيعه من قبل المخولين في الوزارة، أو ارتجاع عدد كبير من الشيكات نظرا لوجود خطأ في الحساب البنكي، وعدم صرف الشيك المصرفي وانتهاء صلاحيته، مما يؤدي إلى رجوع الطالب للوزارة لإعادة تحرير شيك آخر، وهو إجراء يتطلب مخاطبة البنك للإفادة عما إذا تم صرف الشيك من عدمه قبل تحرير آخر جديد، كما أن هذه العملية شكلت تحديا للوزارة أيضا، وذلك لحاجتها إلى مساحة تخزينية لحفظ الشيكات المصرفية والوثائق الورقية الخاصة بكل شيك، وخطورة تلف أو ضياع هذه الشيكات ومؤيدات الصرف، وزيادة عدد الموظفين نظرا لازدياد أعداد المستفيدين من الخدمات سنويا، وغيرها الكثير من التحديات التي تواجه الطرفين.

تذليل العقبات

أكد أن الوزارة تحرص على حصول الطلبة على مستحقاتهم المالية بأسرع وقت ممكن وبأفضل جودة ممكنة، وتذليل كافة العقبات والتحديات المترتبة على مسار الخدمات الإلكترونية السابق فتم تطوير هذا النظام بحيث تم ربط الخدمات المالية المقدمة من الوزارة مع البنك لاختصار إجراءات المسار السابق من خلال تدشين نظام التحويل البنكي المباشر ليصبح الإجراء كالتالي: يقوم الطالب بتقديم الطلب إلكترونيا كالمعتاد مع إرفاق كافة المستندات والإيصالات وإدخال مبالغ هذه الإيصالات. ويقوم النظام بتنبيه الطالب بضرورة إرفاق المستندات السليمة، وكتابة المبالغ بدقة حتى لا يتعرض الطالب للتبعات التي تترتب عليه. بعد ذلك يقوم النظام دون أي تدخل بشري بمراجعة الطلب الإلكتروني والتأكد من استحقاق الطالب للمبلغ بناء على الحالة الدراسية والبيانات الأكاديمية الموجودة بالنظام حيث قام المختصون بالوزارة بتغذية النظام بجميع البيانات والمعلومات اللازمة. بعدها يقوم النظام مباشرة بتحويل الطلب الإلكتروني المقدم من الطالب إلى البنك الذي تتعامل معه الوزارة ليتم تحويل المبلغ الذي قام بطلب التعويض عنه إلى حسابه مباشرة.

المراجعة والتدقيق

وأشار إلى أن دور الوزارة يأتي في المراجعة والتدقيق بعد تحويل المبلغ للطالب للتأكد من صحة البيانات والمرفقات التي تم إرفاقها من قبله. حيث تمت إضافة مسارات إلكترونية وفق قواعد وآليات محكمة للتواصل مع الطالب من قبل الجهات المختصة بالمراجعة في الوزارة لاحقا في حال وجود أي نقص في هذه البيانات أو الوثائق. وبما أن الطالب هو المرحلة الأولى التي يبدأ منها مسار الطلب الإلكتروني ويعتمد التحويل البنكي على ما تم إدخاله من قبله، عليه فهنالك عدة ضوابط يجب على الطالب الالتزام بها لضمان سلامة مرور الطلب واستلامه للمبلغ المستحق فقط، وعدم صرف أي مبالغ غير مستحقة بالزيادة والتي سيترتب عليها مطالبته باسترجاعها.

أهم الضوابط

وأكد الدكتور ماجد السعيدي إلى أنه يتوجب على الطالب تحميل المواد والبيانات الصحيحة وفق الحقول التي يشتمل عليها النظام، وعدم تحميل مواد أو بيانات لا تتعلق بالمطلوب، حيث تمت إضافة تنبيهات للطالب في النظام حول نوع الوثائق المطلوبة. كما يجب على الطالب التأكد من صحة بياناته البنكية في ملفه (رقم الحساب البنكي، اسم صاحب الحساب، الفرع)، وضرورة التأكد من إدخال جميع المبالغ مطابقة للإيصالات المرفقة مع تحديد نوع العملة، والتأكد من وضوح هذه الإيصالات. وفي حال قام الطالب باللجوء إلى مكاتب خدمات التعليم العالي لاستكمال إجراءات الحصول على التأشيرة والخدمات الصحية، يجب إرفاق الإيصالات المقدمة من السفارة وليست إيصالات مكاتب التعليم العالي. وإقرار الطالب بأن يكون مسؤولا مسؤولية تامة عن كل ما يصدر من ملفه الإلكتروني. مع العلم بأن الإخلال أو عدم التقيد بأحد الضوابط المذكورة أعلاه، ستعرض الطالب إلى المساءلة القانونية وتحمل مسؤولية صرف أية مبالغ غير مستحقة له.

مراحل المشروع

ويضيف السعيدي: بذل القائمون على هذا النظـــام جهدا كبيرا للوصول إلى ما تم إنجازه وبالصورة التي خطط لها، وقبل الشروع في التخطيط أو تنفيذ المشروع ارتأت الوزارة تعديل بعض أحكام اللائحة التنفيذية لقانون البعثات والمنح والإعانات الدراسية من خلال دمج هذه البدلات المالية على شكل حزم مالية لتصبح (7) حزما مالية بدلا من (16) بدلا، فبالنسبة للمخصصات التي يتم صرفها من خلال الملحقيات الثقافية بدولة الدراسة، تم دمج المخصص الشهري وبدل غلاء المعيشة وبدل العلاج بالنسبة للطلبة الدارسين بالدول التي لا يصرف لهم التأمين الصحي تحت حزمة واحدة تسمى «بدل الإعاشة»، كما تم دمج بدل الكتب وبدل الملابس وبدل المعدات العلمية،- ورسوم التسجيل السنوي لطلبة إيرلندا- في حزمة «بدل الدراسة». وبدل طباعة أبحاث (يصرف مرة واحدة خلال مدة البعثة). وبدل الوزن الزائد (يصرف مرة واحدة عند نهاية البعثة). كما يتم صرف بعض البدلات من الوزارة قبل سفر الطلاب لبلد الدراسة، وهي كالآتي:

بدل السفر (ويصرف مرة واحدة خلال البعثة): وهو عبارة عن دمج مستحقات الطلبة عن الإقامة بالفندق لمدة 7 ليال ورسوم اختباري لغة ورسوم إصدار تأشيرة مرتين والتنقلات الداخلية عند الوصول لبلد الدراسة ومخصص شهر- مقدم، والرسوم المتعلقة بالخدمات الصحية والتي تفرض على طلبة المملكة المتحدة. أما بالنسبة للطلبة المستمرين (غير المستحقين لبدل السفر) فإن الوزارة تقوم بتعويض الطالب عن بعض الرسوم الذي قام بدفعها وتتمثل في: رسوم الايلتس، ورسوم التأشيرة، والرسوم المتعلقة بالخدمات الصحية والتي تفرض على طلبة المملكة المتحدة، كما يتم تعويض الطلبة عن تذاكر السفر السنوية المستحقين لها طبقا لقانون البعثات والمنح والإعانات الدراسية ولائحته التنفيذية.

كذلك تم العمل في المشروع في مرحلتين: مرحلة التخطيط والتي تمثلت في رسم الآليات والمسارات الخاصة بهذه الطلبات الإلكترونية بما يحقق الهدف المرجو وهو «حصول الطالب على مستحقاته بأسرع وقت وبأفضل جودة ممكنة»، وحصر التحديات المتوقع حدوثها و العمل على معالجتها، ثم مخاطبة عدة بنوك محليـــة والجلوس معها بغرض التعـــاون لتدشين هذا النظام عن طريق ربط نظام أساس بالنظام المصرفي للبنك، وبناء على هذه اللقاءات تم اختيار بنك صحار لتطبيق الربط الإلكتروني.

مرحلة التنفيذ

وأما المرحلة الثانية فكانت مرحلة التنفيذ وتمثلت في تشكيل فريق عمل مشترك مكون من المختصين بالوزارة و بنك صحــــار للعمل على هذا المشروع، والحصول على الموافقة من وزارة المالية لفتح حساب بنكي لسلفة الطلبة المبتعثين خارج السلطنة ببنك صحار، وتوقيع وثيقة التعاون مع البنك، حيث تم توضيح التزامات وصلاحيات كلا الطرفين: وزارة التعليم العالي، وبنك صُحــار، وتم اعتمــــاد وثيقة رسمية لإجراءات عمل النظام و تنظيم عمل جميع الأطراف ومسؤولياتهم المختلفة، بحيث تكون دليل عمل للمرحلة الحالية والمرحلة القادمة. وتمت تجربة النظام للمرة الأولى من خلال تقديم طلب (مخصص شهر- مقدم) لأحد طلبة الدراسات العليا، وبلغت عدد محاولات تجربة النظام (5) محاولات للطلب نفسه. وتم تسجيل نجاح العملية في اليوم الثاني كأول عملية إلكترونية ناجحة بعد تدشين النظام.

يذكر أن وزارة التعليم العـــالي توفر (118) خدمة 98% منها إلكترونية وذلك عبر منصاتها المتنوعة لكل من الطلبة الدارسين داخل وخارج السلطنة، بالإضافة إلى المؤسسات التعليمية ومختلف الجهات ووحدات الجهاز الإداري بالدولة.

وتنقسم الخدمات التي تقدمها الوزارة للطلبة إلى قسمين خدمات أكاديمية ومنها طلبات تغيير التخصص والتأجيل والانسحاب ومواصلة الدراسة وغيرها، وخدمات مالية تشمل طلبات تذاكر السفر والتأشيرات والمخصصات المالية. كما تقدم الوزارة خدمات أخرى للمؤسسات التعليمية كطلب إنشاء مؤسسة تعليم عالِ خاصة، وطلب اعتراف مؤسسة تعليمية وخدمة معادلة مؤهلات وتسجيل مكاتب التعليم العالي وغيرها من الخدمات المرتبطة بمؤسسات التعليم العالي أو المؤسسات الخاصة والشركات ذات العلاقة.