بلدية مسقط تنفذ برنامجا لموظفيها عن إدارة الوثائق إلكترونيا

تنظم بلدية مسقط خلال الفترة الحالية بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية برنامجا لعدد من الموظفين في مختلف وحدات البلدية للتدريب عن نظام إدارة الوثائق المشتركة بين الجهات المعنية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات بهدف إعداد نظام لتصنيف وحفظ الوثائق بالنظر لطبيعة الأعمال الخاصة بالوحدات المختلفة ونوعية الوثائق مع تحديد جداول لمدد استبقائها وتبيان طريقة الحفظ والتداول الوثائق المختلفة. أفاد ذلك محمد بن سالم البريكي مدير دائرة الوثائق والمحفوظات ببلدية مسقط قائلاً: «تعمل بلدية مسقط ممثلةً في دائرة الوثائق والمحفوظات بمكتب الرئيس على تنفيذ مشروع نظام إدارة الوثائق، الذي يتضمَّن مُجمل المتطلبات الأساسية منذ نشأة الوثيقة إلى المصير النهائي لها مرورا بمراحل مُدد الاستبقاء المقرّرة لتلك الوثائق، وبما يتوافق مع أحكام قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بموجب المرسوم السُّلطاني رقم (60/‏‏2007). وأضاف بأنه سيتم تفعيل مشروع نظام إدارة الوثائق إلكترونيا متضمِّنا تطبيق القواعد والنُّظُم والإجراءات المعتمَدة في مجال الوثائق والمحفوظات وأحكام القوانين واللوائح التنظيمية لإجراءات العمل لكافة وحدات بلدية مسقط، وبما يتوافق مع دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية على مراحل تبدأ بمرحلة تداول المراسلات إلكترونيا، ومن ثم مراحل الربط مع الأنظمة الداخلية ببلدية مسقط، فالجهات الحكومية ومؤسسات القطاع الخاص التي تتبادل المعلومات والبيانات فيما بينها في مجال تقديم الخدمات. يذكر أن بلدية مسقط ممثلة في دائرة الوثائق والمحفوظات تعمل بمعية الوحدات المختصة في البلدية على إعادة هندسة إجراءات تداول المراسلات وأعمال اللجان والاجتماعات بما يتوافق مع المسارات التقنية للمراسلات وتطبيق القواعد والنُّظُم المعتمَدة في مجال الوثائق. حيث أطلقت ابتداءً من هذا الأسبوع أولى مراحل التدريب على المشروع بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ودائرة الوثائق والمحفوظات بوزارة البيئة والشؤون المناخية باعتبارها الجهة المستضيفة للبرنامج، حيث سيستمر البرنامج العملي للتدريب على النظام لمدة ثلاثة أسابيع، متضمنا شرحا يقدم فيه المختصون بالهيئة في الجزء الأول من التدريب على التعريف بنظام تصنيف الوثائق المشتركة بين الجهات المعنيَّة الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، وفهم وممارسة الأُسس وقواعد العمل على التصنيف المشترك المعمول بها، ومُدد الاستبقاء والمصير النهائي وقواعد الحفظ وغيرها من المعلومات. كما يتضمَّن الجــــــــــزء الثـاني شرح دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية. يذكر أن بلدية مسقط قد أسندت مشروع النظام الإلكتروني لإدارة الوثائق إلى إحدى الشركات المتخصِّصة في مجال أنظمة إدارة الوثائق، والحاصلة على شهادة التوافق مع دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.