سجل القوى العاملة والوثائق والمحفوظات توقعان اتفاقية اعتماد الأدوات الإجرائية

876112_355
كتب – حمد بن محمد الهاشمي
تصوير – شمسة الحارثية
مسقط في 22 ديسمبر/ وقع الدكتور يونس بن خلفان الاخزمي الرئيس التنفيذي للهيئة العامة لسجل القوى العاملة، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، اليوم بمبنى الهيئة العامة لسجل القوى العاملة بمسقط، اتفاقية اعتماد الأدوات الإجرائية لنظام تصنيف الوثائق الخصوصية وجداول مدد استبقائها.
صرح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، ان ترتيب الهيئة العامة لسجل القوى العامة هو ال 41 بين الجهات التي استكملت نظام إعتماد الوثائق الخصوصية مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، حيث سيعقب هذه المرحلة عملية إعداد قرار لتنفيذ هذا النظام، وبالتالي سيتم تطبيق هذا النظام في سائر تقسيمات الهيئة. مشيرا إلى أن هيئة الوثائق والمحفوضات الوطنية أنجزت توقيع اتفاقيات هذا النظام مع الجهات الحكومية في فترة زمنية قصيرة.

تدريب وتهيئة الشباب
من جانبه أشاد الدكتور يونس بن خلفان الأخزمي الرئيس التنفيذي للهيئة العامة لسجل القوى العاملة بالجهود التي بذلها القائمون في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في تدريب وتهيئة الشباب العاملون لدى الهيئة العامة لسجل القوى العاملة في توثيق وحفظ هذه الوثائق.
وأوضح الدكتور أن لدى الهيئة قاعدة بيانات لحوالي 800 ألف مواطن في سن العمل، والذين يعملون في القطاعات الحكومية والعسكرية والأمنية والباحثين عمل، بالإضافة إلى العاملين في القطاع الخاص والحرف والمهن والصيد والزراعة، حيث إن الهيئة العامة لسجل القوى العاملة هي المكان الوحيد التي تمتلك هذه البيانات في السلطنة، وهذه البيانات تعتبر كثيرة لأن الشخص الواحد يمتلك وثائق شخصية وتدريبية وتعليمية ضخمة، وبالتالي كان من المهم لدى موظفي الهيئة معرفة كيفية التعامل مع هذه البيانات والدورة المستندية لها. وأشار إلى أنه بتوقيع هذه الإتفاقية سوف يتم إصدار قرار لإيجاد فرق عمل لبلورة هذه الإتفاقية إلى أرض الواقع.
وأكد الأخزمي أن عدد الباحثين عن عمل والمسجلين حتى الأربعاء الماضي، بلغ 43 ألف و300 باحث وباحثة عن عمل نشطين، ومن المتوقع أن يزيد العدد نظرا لان معدلات الخريجين السنوية تقترب من 30 ألف قادمين لسوق العمل وهم حاليا على مقاعد الدراسة.

العمل على الجداول وتصنيفها
والجدير بالذكر أن توقيع الاتفاقية جاء بعد جهد ودراسة مستفيضة قامت بها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتعاون مع المختصين بالهيئة العام لسجل القوى العاملة، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل قبل الاعتماد النهائي من قبل الهيئة على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادرة بالمرسوم السلطاني رقم 60 /2007، وبالرجوع إلى المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية؛ فإن الجهة المعنية هي المسئولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة التنسيق مع الهيئة لإعداد وتنفيذ نظام لوثائقها، حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالمؤسسة، وإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية، والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
وتتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها، وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالهيئة العامة لسجل القوى العاملة، وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها، وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة، واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.